Jak działa wyszukiwarka w SharePoint?

Kto szuka, nie błądzi. To stare powiedzenie idealnie przystaje także to tak nowoczesnych systemów jak Microsoft SharePoint. Sprawnie działająca i intuicyjna wyszukiwarka jest niezbędnym elementem każdego portalu. W przypadku SharePoint, z jednej strony można ją uruchomić relatywnie szybko. Z drugiej strony, to jedna z bardziej rozbudowanych usług. Poznanie jej wszystkich możliwości i sposobów dostosowania wymaga tygodni, jeśli nie miesięcy nauki. W tym kursie chciałbym Ci pokazać najważniejsze moim zdaniem elementy tej układanki. Wyszukiwarce poświęcę kilka kolejnych odcinków. W dzisiejszym przyjrzymy się absolutnym podstawom z punktu widzenia użytkownika. Sprowadza się to do odpowiedzi na trzy podstawowe pytania:

Co?

Po pierwsze zastanówmy się co właściwie możemy przeszukiwać w portalu SharePoint. Tutaj mam same dobre wieści. Wbudowana w SharePoint wyszukiwarka indeksuje i pozwala znajdywać dane zapisane praktycznie w dowolnym miejscu portalu. Strony, listy, biblioteki, elementy na listach i przede wszystkim pliki w bibliotekach. W przypadku plików możesz przeszukiwać nie tylko metadane, ale także ich zawartość. Oczywiście dotyczy to wybranych formatów plików, ale na liście znajdziesz wszystkie popularne formaty z PDF na czele. Wkrótce dzięki technologii Machine Learning SharePoint będzie w stanie samodzielnie tagować treści. Dzięki temu wyszukiwarka będzie w stanie prezentować wyniki jeszcze lepiej. Wpisujesz “faktura” i znajdujesz dokumenty, które nie tylko odpowiednio się nazywają, czy są przechowywane w odpowiedniej bibliotece. Znajdziesz wszystkie dokumenty, które po prostu wyglądają jak faktury.

Gdzie?

Chcąc znaleźć coś w portalu SharePoint, najpierw trzeba (sic!) znaleźć samą wyszukiwarkę. Z pozoru nie jest to trudne zadanie. Standardowa kontrolka wyszukiwarki wyświetlana jest na każdej witrynie. Problem w tym, że nie zawsze zachowuje się tak samo. Zależnie od wersji SharePoint i jego konfiguracji, może ograniczać wyniki wyszukiwania do konkretnej witryny lub całego portalu.

Pozwala na tworzenie dedykowanych zakresów wyszukiwania i konfigurować niezliczoną ilość parametrów. Do tego w przypadku SharePoint Online i witryn/stron modern, dostępy jest inny interfejs.

Na koniec warto wspomnieć o wyszukiwarkach na listach oraz webpartach dedykowanych do wyświetlania wyników z indeksu wyszukiwarki. Na początku proponuję się nimi nie przejmować. Wymagają oddzielnego odcinka tego kursu. W nagraniu poniżej pokazuję czym różnią się poszczególne kontrolki wyszukiwarki.

Jak?

Jeśli przynajmniej raz próbowałeś wyszukać coś w SharePoint, to na pewno zorientowałeś się, że nie jest to wyszukiwarka typu Google, czy Bing. Działa w zupełnie innym środowisku i bazuje na specyficznej składni. Część zasad jest taka sama jak w publicznych wyszukiwarkach, ale większość jest unikalna dla SharePoint. Pamiętaj o kilku rzeczach:

  • Wyszukiwarka jest pełnotekstowa. Szukając określonego słowa musisz podać go w całości.
  • Wildcard (*) działa tylko na końcówki słów. Inaczej mówiąc, szukając słowa “Protip”, możesz wpisać “Pro*”, ale nie “*tip”.
  • Frazy. Podobnie jak w innych wyszukiwarkach, szukając dłuższych fraz możesz je umieścić w cudzysłowie, np “protip blog”
  • Operatory logiczne. Możesz z nich korzystać. Podstawowe to OR oraz AND. Przeznaczenia chyba nie trzeba tłumaczyć. Dodatkowo możesz wykluczać wyniki używając słowa NOT (lub znaku minus “-“)
  • Typy plików. Jeśli interesują Cię wyniki z plików o określonym formacie, użyj słowa “filetype:” (dla PDF będzie to “filetype:PDF”) w treści zapytania
  • Metadane. To niezmiernie ważny element wdrożenia każdego portalu SharePoint. Poświęciłem temu tematowi już nie jeden odcinek. SharePoint pozwala Ci przeszukiwać dane zapisane w określonych kolumnach. Wystarczy w tym celu dopisać do zapytania nazwę kolumny (szukając wpisów swojego autorstwa dopisałbym np. “author:Łukasz*”). Pamiętaj tylko, że nie działa to z każdą kolumną. Własne będą wymagały konfiguracji, a o tym jak to zrobić dowiesz się już z następnego odcinka.
  • Uprawnienia. To jedna z fajniejszych cech wyszukiwarki SharePoint. Wyniki są filtrowane pod kątem uprawnień. Inaczej mówiąc, w wynikach zobaczysz tylko elementy, do których masz dostęp.

Przykłady

Czas na przykład i krótkie demo. Pamiętaj, że pracuję w środowisku SharePoint Online. Jeśli korzystasz z innej wersji SharePoint, interfejs Twojego portalu może wyglądać troszeczkę inaczej. Podstawowe funkcje powinny jednak działać tak samo.

Co dalej?

Znajomość działania wyszukiwarki w zakresie, który opisałem wystarczy do sprawnej pracy 95% użytkowników. Jestem jednak pewien, że znajdujesz się wśród tych 5%, które chcą więcej. Dlatego w kolejnych odcinkach pokażę Ci jak dostosować tę usługę do swoich potrzeb. Zaczniemy od tzw. zarządzanych właściwości. Zobaczysz jak zmusić SharePoint do przeszukiwania danych po swoich niestandardowych kolumnach. Do następnego razu!

Dodaj komentarz

avatar
1000

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.