Lista zadań. Druga część trylogii – szacujemy czas trwania i pracę

Witaj ponownie. Kontynuujemy zmagania z listą zadań w Microsoft Project. Dziś zajmiemy się szacowaniem czasu trwania oraz pracy. Poprzednim razem zatrzymaliśmy się na utworzeniu listy zadań. Stworzyliśmy prostą listą koniecznych do wykonania rzeczy związanych z uruchomieniem nowego bloga, stworzyliśmy strukturę listy zadań i omówiliśmy różnicę między nimi. Nasza lista wyglądać powinna tak:

Jeśli nie masz ochoty tworzyć własnej listy, to skorzystaj z mojej wersji. Znajdziesz ją pod tym linkiem:

Protip. Download attachement.png

Protip. Project 02.mpp

Automat vs Manual

Zaczniemy dzisiejszy temat od wyjaśnienia różnicy między automatycznym, a manualnym harmonogramowaniem zadań w Microsoft Project. Opcja ta pojawiła się w edycji Microsoft Project 2010, więc jeśli korzystasz z wcześniejszych wersji, to możesz zignorować tę część artykułu. W twoim przypadku masz do dyspozycji tylko automat.

Tworząc listą zadań na pewno zauważyłeś tajemnicze ikony w kolumnie Task Mode / Tryb Zadania. Ikona oznacza zadania harmonogramowane w trybie manualnym. W konsekwencji masz pełną swobodę we wpisywaniu danych w kolumnach arkusza. W polach daty możesz wpisać tekst, a czas trwania zostawić pusty:

Jak widzisz, nie ma tutaj sztywnych reguł. Wpisujesz co chcesz i gdzie chcesz. Jeśli podałeś częściowe dane, to Microsoft Project mimo wszystko postara się je graficznie zaprezentować na wykresie Gantta, co widać w powyższym przykładzie. Jest to fajna metoda wpisywania jeśli nie masz jeszcze sprecyzowanych dokładnych parametrów swojego przedsięwzięcia. Arkusz zadań traktujesz wtedy jako swego rodzaju brudnopis. Spróbuj teraz wpisać kilka przypadkowych danych do arkusza i zaobserwuj co się dzieje z wykresem Gantta.

Tryb manualny, jakkolwiek ciekawy i przydatny, nie pozwala wykorzystać pełnej “mocy” aplikacji. Dodatkowo nie narzuca wielu ograniczeń i jestem pewien, że spokojnie poradzisz sobie z jego wykorzystaniem bez mojej pomocy. Moim zdaniem ostateczna wersja harmonogramu nie powinna zawierać tego typu zadań. Traktuj ten tryb jako przejściowy. Dlatego właśnie od razu zmienimy wszystkie nasze zadania tak, aby działały w trybie automatycznym.

Zmiana trybu zadania

Tryb zadania możesz zmienić na kilka sposobów. Spójrz na poniższe nagranie:

Dodatkowo, na dole okna Microsoft Project znajdziesz menu, które kontroluje w jakim trybie tworzone są nowe zadanie. Tutaj także ustaw tryb automatyczny:

Po całej operacji nasz harmonogram wyglądać powinien, mniej więcej tak:

Jak widać, Microsoft Project domyślnie ustawia czas trwania zadań na 1 dzień (o znaku zapytania za chwilę) oraz proponuje rozpocząć je najwcześniej jak się da (czyli w dniu startu projektu).

Czas czy praca, oto jest pytanie…

Jak się za chwilę przekonasz, techniczna strona problemu przed którym stoimy jest dość prosta. Przed jej rozpoczęciem musimy jednak zatrzymać się na chwilę i podjąć bardzo ważną decyzję. Czy w naszym projekcie chcemy szacować pracę, czy czas wykonania, czy jedno i drugie? Dla zilustrowania pytania, weźmy na przykład zadanie malowania mieszkania. Czy chcesz użyć Microsoft Projecta do wyznaczenia czasu trwania takiego zadania, przy założeniu, że szacujesz je na 40 roboczogodzin, czy chcesz, aby aplikacja wyznaczyła pracochłonność zadania, przy założeniu, że potrwa ono 5 dni? W pierwszym przypadku wiesz ilu masz malarzy w ekipie remontowej i chcesz znać szacowany termin zakończenia ich prac (jeden malarz zrobi to w tydzień, a dwóch w 2,5 dnia). W drugim wiesz, że musisz zakończyć malowanie za 2 tygodnie (to tylko przykład) i nie wiesz ilu malarzy zatrudnić(czy warto zatrudniać dodatkowych ludzi?). Wiem, że może Ci się wydawać to dokładnie tym samym, ale uwierz, że nie jest. Dla Microsoft Project to ważne rozróżnienie. Na pewno wrócimy do tej kwestii przy okazji omawiania tematu przydziałów (czyli zasobów przypisanych do zadań).

Na początku przygody z Projectem bardziej czytelne i intuicyjne jest szacowanie czasu trwania. Łatwiej odnosić takie postępowanie do rzeczywistości i właśnie tą drogą pójdziemy. Dzięki temu nie musimy też na razie zastanawiać się nad zasobami. Po prostu oszacujemy nasze zadania metodą ekspercką, czyli z tzw. grubego palca. Grubość tego palca wyznacza granicę między doświadczonymi i początkującymi menadżerami projektów. Musimy w końcu zapisać i zrealizować nasz projekt według tych szacunkowych danych. To na pewno wymaga doświadczenia i dużej wiedzy. Istnieje wiele technik (np. metoda PERT), które zostały stworzone tylko po to, aby wyznaczać w sposób pewny, niepewne z definicji dane. PERT, metoda łańcucha krytycznego i inne techniki tego typu to temat na oddzielną serię artykułów. Tymczasem wróćmy do naszego harmonogramu i spróbujmy go uzupełnić.

Wpisywanie czasu trwania

Nasze szacunkowe wartości czasu trwania wpisujemy do kolumny Duration / Cz. Trw. Wystarczy, że wprowadzisz tam dowolną liczbę całkowitą lub ułamek dziesiętny i wciśniesz ENTER. Nie musisz dopisywać nazw jednostek czasu, chyba że chcesz je zmienić. Microsoft Project domyślnie zapisuje czas trwania w dniach. Jakich jednostek możesz użyć? Oto one:

  • Minuty
  • Godziny
  • Dni
  • Tygodnie
  • Miesiące

Każda z tych jednostek ma też swoje akronimu. Te najpopularniejsze, czyli dni (d) oraz godziny (h), zadziałają tak samo w polskiej jak i angielskiej wersji aplikacji. Ciekawostką jest jednak fakt, że zależnie od wersji językowej Project poradzi sobie także z odmianą słów (1 dzień / 2 dni). Pełną listą skrótów znajdziesz w opcjach aplikacji (Zakładka File / Plik następnie Options / Opcje):

Jak widzisz, na liście znajduje się także rok, ale takiej wartości nie możesz podać ręcznie w czasie trwania zadania. Jest zarezerwowana wyłącznie dla zasobów i przydziałów.

Tutaj warto, też wspomnieć o definicji projektu. Mam nadzieję, że pamiętasz jeszcze, co dla Projecta oznacza tydzień i miesiąc? Pamiętaj: 1 tydzień = 5 dni, a 1 miesiąc = 20 dni. Zobacz (w zadaniu nr 2 wpisałem 5d, w zadaniu nr 3 – 7d, a w zadaniu nr 4 – 1 w / tydz.):

Doskonale teraz widać na wykresie Gantta, które paski są równe. Zwróć też uwagę na delikatne niebieskie tło polu czasu trwania i daty zakończenia zadania 4:

To bardzo przydatna funkcja Microsoft Project. W ten sposób oznaczane są komórki, które zostały właśnie zmienione (tak, może być to inny kolor jeśli zechcesz). To szczególnie wygodne przy większej ilości powiązanych ze sobą zadań, gdzie jedna modyfikacja może powodować kaskadowe zmiany w innych zadaniach.

Poświęć chwilę i spróbuj powpisywać różne wartości w czasach trwania naszych zadań. Używaj różnych jednostek i wartości (np. sprawdź czy 4h = 0,5d). Uważaj tylko przy zadaniach sumarycznych. Ich czasy trwania zależą od czasu trwania ich podzadań. Jeśli więc spróbujesz ustawić je ręcznie, Project będzie zmuszony do zmiany ich trybu na Manualny (czas trwania zadania nr 1 powinien wynosić 7 dni):

Czas na Protip:

Moim zdaniem powinieneś zdecydować się na jedną jednostkę i trzymać się jej w całym projekcie. Najczęściej będą to godziny lub dni. Wybierz jedną z nich zależnie od długości i skomplikowania swojego projektu. Ułatwi Ci to analizę danych i przeglądanie harmonogramu.

W naszym przypadku zdecydowałem się na dni, i czasy trwania oszacowałem w następujący sposób:

Wiem, wiem… bloga można zrobić szybciej. Na youtube znajdziesz film Pata Flynna, który stawia wordpressa w 4 minuty, ale nie o to w naszym przykładzie chodzi.

Zwróć także uwagę na zadania nr 5 oraz nr 13, czyli nasze kamienie milowe. Dla nich ustawiłem zerowy czas trwania.

Czas ciągły i dni wolne

Na koniec tej części kilka rzeczy związanych z czasem wolnym. Popatrz na zadanie nr 12. Instalacja tematu graficznego potrwać ma 5 dni, ale gdyby przyjrzeć się dokładnie wykresowi Gantta, to jego pasek zajmuje siedem dni. To oczywiście z powodu weekendu, który w naszym kalendarzu zaznaczyliśmy jako czas wolny. Jeśli chcesz, to możesz zmusić Microsoft Project do rysowania tych kolumn na wierzchu wykresu Gantta, lub nie rysować ich wcale:

Ja preferuję domyślne ustawienia i pozwól, że do nich wrócę.

Czasami zdarza się także, że któreś z zadań musi być realizowane w trybie ciągłym, czyli bez przerw. W naszym przypadku grafik będzie projektował i ewentualnie wdrażał temat graficzny także w weekend. Co zrobić z takim zadaniem? Sprawa jest zadziwiająco prosta. Wystarczy dopisać jedną literę przed jednostką czasu trwania. W polskiej wersji językowej będzie to c, w angielskiej e. Uzyskujemy w ten sposób następujący efekt:

Podsumowanie i rozwiązanie zagadki znaku zapytania

Nasza lista zadań wygląda coraz lepiej. Udało nam się oszacować czasy trwania. Pewnie pamiętasz, że początkowo były one opatrzone dodatkowym znakiem zapytania (np. 1 d?). Co on oznacza? W sumie nic wielkiego. Jest to dodatkowy znacznik, który możesz wykorzystać do podkreślenia, że nad jakimś zadaniem powinieneś się jeszcze zastanowić. Możesz go dopisywać i kasować bez żadnych konsekwencji. Ewentualnie po dwukrotnym kliknięciu na zadanie, możesz zaznaczyć/odznaczyć także tą opcję:

To tyle w tej części. Pamiętaj o najważniejszych rzeczach, takich jak korzystanie z jednej jednostki czasu trwania i różnicy między manualnym, a automatycznym harmonogramowaniem zadań. W następnej części dołożymy ostatni szlif do naszej listy, czyli powiążemy ze sobą zadania.

Tradycyjnie zachęcam do komentowania i zadawania pytań pod artykułem. Pozdrawiam i do następnego razu!


Protip. Webinar

Zapraszam także to obejrzenia nagrania z webinara poświęconego temu tematowi.


 

guest

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.

0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments