Najtrudniejszy pierwszy krok. Definicja projektu

Niezależnie od tego, czy jesteś aktywnym użytkownikiem Microsoft Project, czy zupełnie początkującym adeptem tej “tajemnej” wiedzy, chciałbym Cię serdecznie przywitać i zaprosić na krótką przygodę z tą aplikacją.Przed nami sporo materiału, więc zaczynajmy! Zakładam, że masz już zainstaloway Microsoft Project. Na początek uruchamiamy naszą aplikację. Nic bardziej prostego. Wystarczy kliknięcie na odpowiednią ikonę Jeśli podobnie jak ja, wolisz wykonywać pewne czynności przy użyciu klawiatury, to wystarczy prosta kombinacją Windows + R oraz wpisanie komendy winproj

Możesz też skorzystać z wbudowanej w Twój system operacyjny wyszukiwarki. Zacznij po prostu wpisywać początkowe znaki nazwy Project i na pewno znajdziesz ją bez problemów.

Jak w każdej aplikacji pakietu Microsoft Office (dygresja: od kilku wersji Microsoft zrezygnował z nazwy Microsoft Office Project na rzecz Microsoft Project, ale ciężko nie zauważyć podobieństw z innymi programami tego pakietu) , zaczynamy pracę od wyboru szablonu. Możliwe, że w na Twoim komputerze od razu zobaczysz pusty projekt, ale jeśli tak nie jest to po prostu wybierz ten szablon z listy.

I teraz najważniejsze. ZATRZYMAJ SIĘ! Pośpiech jest zalecany przy łapaniu pcheł, a nie pracy z Microsoft Project. Wiem, że naturalnym odruchem jest rozpoczęcie wpisywania zadań. Jest to bardzo proste i intuicyjne i nie potrzebujesz do tego mojej pomocy, ale jeszcze raz proszę Cię o cierpliwość. Zanim zaczniesz prowadzić swój pierwszy projekt musimy go odpowiednio przygotować. W tej część kursu nie wpiszemy ŻADNEGO zadania. Tym zajmiemy się dopiero w następnym kroku. Wykonanie kilku opisanych poniżej czynności pozwoli Ci zaoszczędzić sporo potencjalnych frustracji i problemów w dalszym cyklu życia Twojego projektu. Co zatem należy wykonać w pierwszym kroku? Odpowiedź znajdziesz w tytule dzisiejszego artykułu. Nasz projekt należy zdefiniować. Wiem, termin może być mylący i niejasny, ale nie znam lepszego i z przyzwyczajenia używam go od wielu lat (nie, nie ja go wymyśliłem). Pod tajemniczą definicją projektu kryją się trzy rzeczy:

  1. Podanie daty rozpoczęcia lub zakończenia projektu (zależnie od tego czy planujemy “w przód“, czy “od tyłu“)
  2. Skonfigurowanie kalendarza projektu
  3. Ustawienie podstawowych opcji projektu

Dzisiejszy wpis nie będzie krótki, ale jeśli jesteś już przerażony skomplikowaniem tematu to uspokajam, że wykonanie raz tych czynności może w zupełności wystarczyć także na przyszłość. Projekty można kopiować, zapisywać jako szablony i unikać w ten sposób powtarzania pewnych “standardowych” akcji.

Data rozpoczęcia / Zakończenia projektu

Zacznijmy od najważniejszej daty w naszym projekcie i jedynej, którą powinieneś znać. Oczywiście mówię o dacie rozpoczęcia naszego przedsięwzięcia. Tu zasada jest prosta. Wszystko ma swój początek i koniec. Project jedną z tych dat pozwoli Ci podać, a reszta zabawy to wyliczenie drugiej daty. W tej części kursu przyjmiemy bardziej naturalny tryb działania. Zdefiniujemy datę rozpoczęcia projektu, a z naszego harmonogramu spróbujemy oszacować jego zakończenie. Można też postąpić odwrotnie i planować harmonogram od tyłu, podając datę zakończenia projektu i próbując znaleźć datę jego rozpoczęcia. Ta metoda wymaga trochę więcej wprawy i doświadczenia dlatego zaczniemy od zdefiniowana daty startu. W tym celu przejdź na zakładkę Project/Projekt i kliknij na przycisk Project information / Informacje o projekcie

W oknie, które zobaczysz usta datę rozpoczęcia. W moim przykładzie jest to 01.06.2016.

Zatwierdzamy zmiany i zamykamy okno. To tyle. Zwróć uwagę na widok wykresu Gantta (prawa strona widoku). Pewnie zauważyłeś, ze przesunął się tak, aby w centralnym jego miejscu znalazła się właśnie ta data. Dodatkowo jest ona zaznaczona subtelną, przerywaną linią. W tym miejscu zawsze pada pytanie typu “A czy może być ona zielona?”. Tak może, ale to temat na zupełnie inny artykuł.

Datę startu projektu można oczywiście zmieniać. Nie ma to wielkich konsekwencji, jeśli w harmonogramie nie ma zadań. Jeśli takowe są, to “problemy” mogą się pojawić gdybyśmy chcieli przenosić zadania już rozpoczęte (to generalnie nie ma większego sensu, ale co zrobić czasami trzeba i już). Do tego tematu na pewno wrócimy, ale już na wstępie wspomnę o tym przycisku:

Kalendarz projektu

Kolejny punkt na naszej liście to kalendarz. Czym jest kalendarz tłumaczyć nie trzeba i pewnie intuicyjnie wyczuwasz, że gdzieś trzeba Projectowi powiedzieć, że w Kraju nad Wisłą mamy długi weekend majowy, a Independance Day jest w listopadzie, a nie w lipcu (nawiązanie do USA nieprzypadkowe, ale o tym za chwilę). Kalendarze są bardzo ważną funkcją, dzięki której aplikacja potrafi poprawnie wyliczać czasy trwania zadań, pracochłonności i inne parametry, których nam liczyć by się nie chciało. Od razu skomplikujmy sprawę i powiedzmy, że oprócz kalendarza projektu, same zadania i zasoby mogą mieć swoje kalendarze. Jeśli ich nie zdefiniujesz wykorzystywany jest wszędzie jeden kalendarz- kalendarz bazowy projektu i na tym scenariuszu na razie się zatrzymamy. Jak go zatem zdefiniować? Przechodzimy na zakładkę Project/Projekt, a następnie Change Working Time / Zmień czas pracy


Naszym oczom powinna ukazać się następująca strona:

Jak widać nasz projekt pracuje wg kalendarza Standard / Standardowy. Jest to kalendarz z typowymi “amerykańskimi” godzinami. Zaczynamy o 8:00. W połowie dnia lunch, i kończymy o 17:00. Nawet jeśli w Twojej firmie/projekcie obowiązuje stała przerwa w ciągu dnia, zawsze zachęcam do podania stałego, nieprzerwanego zakresu godzin dnia roboczego. W skali projektu niczego to nie zmieni (najważniejsze, aby MD=8MH, czyli jeden roboczodzień to osiem godzin pracy), a nasze zadania na wykresie Gantta będą wyglądały lepiej. Jak zatem zmienić godziny pracy? Klikamy na zakładkę Work Weeks / Tygodnie robocze, a następnie Details/Szczegóły. W nowym oknie wprowadzamy potrzebne zmiany

I tutaj uwaga. Dni robocze (przyjąłem poniedziałek-piątek) zaznaczamy myszą, trzymając wciśnięty przycisk CTRL lub SHIFT. Godziny po lewej wpisujemy ręcznie i koniecznie klikamy na jakiekolwiek wolne pole w tej tabelce. Dlaczego? Project zapisuje zmiany po zakończeniu edycji danego pola. Jeśli zostawisz migający kursor w polu z godziną 17: 00, najprawdopodobniej po kliknięciu OK, Twój dzień roboczy zakończy się o godzinie 12:00 (poprzednia wartość). Życzę Ci z całego serca takiej pracy, ale na razie przyjmiemy standardowe 8H.

Po zapisaniu zmian sprawdźc, czy Twój kalendarze pokazuje prawidłowe godziny

Ciekawostka: najwcześniejszą datę w MS Project jest 01.01.1984, a najpóźniejszą 31.12.2149 (przynajmniej w MS Project 2013, którym się teraz posługuję). Na jednej z konferencji Ignite, w której uczestniczyłem, członek zespołu odpowiedzialnego w Microsoft za rozwój tej aplikacji, wspominał, że przesunięcie maksymalnej daty z 2049, na 2149 zostało wprowadzone specjalnie na życzenie NASA. Pewnie do 2149 roku na Marsa będziemy podróżować jak teraz do Juraty. Wróćmy jednak na Ziemię. Nasz kalendarz jest prawie gotowy. Brakuje w nim “tylko” dni wolnych. Wracamy na zakładkę Exceptions/Wyjątki. Od razu odpowiem na standardowe pytanie. Nie, to nie jest Outlook. Nie, nie możemy zaimportować świąt automatycznie. Musimy je wpisać, każde w kolejnym wierszu. Na szczęście większość polskich świąt jest stałych (przypadają zawsze tego samego dnia roku). Wyjątkiem jest Wielkanoc i Boże Ciało. Ja najczęściej wpisuję te dni tak:

Dla świąt stałych wchodząc w szczegóły (przycisk Details/Szczegóły)
ustawiamy od razu odpowiedni cykl:

Jak widać przyjąłem z zapasem 25-letnie okno czasowe. Wystarczy na pewno, chyba że planujesz np. budowę elektrowni atomowej. Jeszcze raz przypomnę, że święta ruchome musisz wpisać ręcznie na kolejne lata.

W zasadzie nasz kalendarz gotowy. Zaznaczam, że zmodyfikowaliśmy istniejący, domyślny kalendarz. Na górze okna, znajdziecie też przycisk do tworzenia zupełnie nowego kalendarza:

Nowy kalendarz konfigurujesz dokładnie tak samo. Generalnie polecam tę metodę, ale na tym etapie przysporzy nam to tylko dodatkowej pracy. Jakiej? Po pierwsze musimy wrócić do okna Project Information / Informacji o projekcie i ustawić nasz nowy kalendarz:

Drugą rzeczą, o której można bardzo łatwo zapomnieć, jest ustawienie kalendarza dla dni wolnych na wykresie Gantta. Wiem, że jest to średnio intuicyjne, a właściwie nie jest w ogóle intuicyjne, ale może dzięki temu łatwiej taką “anomalię” zapamiętasz. W tym celu klikamy prawy przyciskiem myszy na wykresie Gantta (gdziekolwiek) i wybieramy opcję Nonworking time / Czas wolny


Następnie wybieramy odpowiedni kalendarz:

Trzecim krokiem byłaby zmiana domyślnego kalendarza dla zasobów, ale takowe pojawią się w naszym projekcie zdecydowanie później. Ufff…kalendarz z głowy. Pracy było sporo. Być może dlatego, bardzo często w tym miejscu zapominamy o ostatniej kluczowej zmianie.

Opcje projektu

Opcje projektu, bo o nich mowa, kontrolują wiele absolutnie kluczowych zachowań Microsoft Projecta. Na razie zajmiemy się jedną, czyli ustawieniami dnia roboczego. Nie bez przyczyny, w oknie definiowania kalendarza, został dodany przycisk pozwalający szybko do nich przejść

Powinniśmy to zrobić, choćby po to, aby upewnić się, że nasze ustawienia są prawidłowe. Nasze nie są:

Czy to naprawdę jest takie ważne? Tak. Według tych ustawień będzie generowany np. wykres Gantta i przeliczane statystyki zadań. Mimo, że ustawiliśmy w kalendarzu inne godziny pracy, to Project będzie usilnie wykorzystywał powyższe dane. Musimy zmienić je na takie, które podaliśmy już w kalendarzu projektu. Powinno być to zatem:

Jeśli te parametry nie będą pasowały do ustawień kalendarza, to możecsz zaobserwować zachowanie polegające np. na przesuwaniu pojedynczej godziny pracy na kolejny dzień roboczy. W efekcie zadanie, które miało trwać n dni, trwać będzie n+1 dni. Jest to dość często spotykana sytuacja, którą łatwo naprawić odpowiednio konfigurując opcje kalendarza. Przy okazji zwróć uwagę, na pozostałe ustawienia. To, że dzień roboczy to 8 godzin, a tydzień to 40 nie powinno Cię zdziwić. Jednak, to że miesiąc to zawsze 20 dni roboczych takie oczywiste już nie jest. Project nie bierze zatem pod uwagę miesięcy kalendarzowych. Miesiąc to zawsze 20 dni. Pamiętaj o tym i najlepiej nie używaj tej jednostki.

Tym samym zakończyliśmy pierwszą część. Nie zapomnij zapisać swojego projektu (najszybciej kombinacją CTRL+S). Możesz też ściągnąć moją wersję.

Protip. Download attachement.png

Protip. Project 01.mpp

Wszystkie przykładowe pliki będę publikował wraz z kolejnymi częściami kursu. W najbliższej zajmiemy się listą zadań. Temat jest ważny i obszerny dlatego podzieliłem go na trzy etapy. W pierwszym artykule zajmiemy się ewidencją zadań, następnie szacowaniem ich czasu trwania, a w ostatniej łączeniem ich różnymi relacjami.

Czekam na Wasze ewentualne komentarze, a tymczasem dzięki za wytrwałość i do następnego razu!


Protip. WebinarZapraszam także to obejrzenia nagrania z webinara poświęconego temu tematowi.


 

2
Dodaj komentarz

avatar
1000
1 Comment threads
1 Thread replies
0 Followers
 
Most reacted comment
Hottest comment thread
2 Comment authors
Łukasz FalacińskiMaciej Recent comment authors

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

najnowszy najstarszy oceniany
Maciej
Gość
Maciej

Cześć Łukasz , dzięki za ten kurs! Fajnie zrobiony i co najważniejsze najważniejsze kroki w odpowiedniej kolejności.