Lista zadań. Pierwsza część trylogii – identyfikujemy zadania

W poprzednim odcinku przygotowaliśmy starannie nasz plik projektu. Ustawiliśmy kalendarz i datę startu projektu. Kolejnym krokiem jest przygotowanie listy zadań. Jest to oczywiście najbardziej charakterystyczna część każdego harmonogramu. Ten etap jest absolutnie kluczowy i kiedy tworzyłem konspekt tej części kursu i wypisałem wszystkie tematy i temaciki, które należałoby opisać to wniosek mógł być tylko jeden. Trzeba to jakoś podzielić, bo artykuł będzie za długi. Stąd tytułowa trylogia. Na początek chcę Ci pokazać w jaki sposób zewidencjonować zadania, czyli po prostu je wypisać. Co w tym trudnego? Cierpliwości…

Teoria

Postaram się aby było krótko i treściwie. Z założenia nie chcę w tym kursie odpływać daleko na ocean różnych metodyk zarządzania projektami, najlepszych praktyk i innych tajemnic tworzenia WBS (Work Breakdown Structure / Struktura Podziału Pracy). Nie czuję się ekspertem w tym temacie, tym bardziej nie zamierzam analizować różnić między zaleceniami zawartymi w PMBOK, Prince2 czy innych metodykach. Bez trudu znajdziesz wiele wartościowych treści na ten temat w internecie. Skupię się tylko na podstawowych moim zdaniem rzeczach.

Po pierwsze listę zadań w przedsięwzięciu, które planujesz powinieneś dobrze przemyśleć. Powinna mieć formę drzewa, co zdecydowanie pomaga w późniejszym śledzeniu postępów i poprawia samą czytelność harmonogramu. Generalnie znane są dwa podstawowe podejścia do jej tworzenia:

  1. Planowanie “od ogółu do szczegółu”, czyli rozbijanie naszego projektu na mniejsze części (nazwijmy je etapami), następnie powtarzanie tego procesu dla każdego etapu do momentu, aż nie będziemy mieli czego rozbijać. Moment, w którym należy się zatrzymać wyznaczać powinien przede wszystkim zdrowy rozsądek. Osobiście najczęściej wybieram właśnie tę drogę.
  2. Planowanie “od szczegółu do ogółu”. Ta metoda sprawdza się dobrze na wszelkiego rodzaju sesjach “brainstormingowych”, gdzie wypisujemy w luźnym porządku wszystkie rzeczy do zrobienia w danym projekcie. Następnie zajmujemy się ich porządkowaniem, łączeniem w etapy, aż do uformowania logicznie powiązanej listy zadań.

Jak tylko utworzysz swoją listę, zweryfikuj ją koniecznie i zastanów się czy uwzględnia faktycznie 100% zakresu, który chcesz zrealizować. Najlepszą metodą nauki jest oczywiście praktyka, zatem wracajmy do Microsoft Project.

Praktyka

Po pierwsze otwieramy przygotowany wcześniej plik projektu. Jeśli nie masz swojego, możesz ściągnąć moją wersję tutaj:

Protip. Download attachement.png

Protip. Project 01.mpp

Na początek zerknijmy na nasz ekran:

Po lewej stronie znajdziesz arkusz zadań. To tutaj będziemy pracować. Prawa strona to tzw. Wykres Gantta, czyli graficzna reprezentacja naszego harmonogramu. Zapewne nieraz widziałeś już takie wykresy, więc nie będę się o nich rozpisywał. Tutaj bardzo ważna uwaga. Nasz wykres nabierze właściwego kształtu dopiero po trzeciej części mini-cyklu poświęconego liście zadań. Na razie po prostu go ignoruj.

Nadszedł ten moment, gdy w końcu możemy zacząć coś tworzyć. Poświęć chwilę na proste wpisanie paru zadań. Na początek mogą to być przypadkowe nazwy. Jeśli zastanawiasz się, czy np. możesz powtarzać te same nazwy zadań, to odpowiedź brzmi TAK. Nie polecam, ale możesz tak robić. Postaraj się wypróbować w jaki sposób można edytować nazwy już wpisanych zadań, jak wstawiać nowe, zmieniać ich kolejność oraz je kasować. Wszystkie opcje znajdziesz na wstążce oraz w menu podręcznym (prawy przycisk myszy). Zachęcam jednak do wykorzystania klawiatury. Skróty są bardzo proste:

  • INS (insert) – wstawienie zadania NAD aktualnie zaznaczonym
  • F2 – przejście do trybu edycji komórki (zupełnie jak w MS Excel)
  • Ctrl+C / Ctrl+V / Ctrl+A / Ctrl+Z / Ctrl+Y i inne znane Ci zapewne skróty działają zgodnie z oczekiwaniami

Obraz wart tysiąca słów, dlatego postanowiłem zobrazować tę część krótkim screencastem:

Pamiętaj, aby wyczyścić swoją listę zadań. Jak tylko arkusz będzie pusty, możemy spróbować wypisać zadania naszego przykładowego projektu. Naszym przedsięwzięciem będzie uruchomienie nowego bloga. Pomysł dobry, jak każdy inny. Możesz oczywiście stworzyć własny. Na tym etapie to nie ma kluczowego znaczenia. Moja bardzo wstępna lista zadań wygląda tak:

Task Name
Przygotowania logistyczne
Analiza i wybór oferty firmy hostingowej
Zakup hostingu
Zakup domeny internetowej
Serwer gotowy do wdrożenia platformy blogowej
Przygotowania techniczne
Wdrożenie wordpress
Przygotowanie bazy danych
Instalacja wordpress
Konfiguracja wordpress
Instalacja wtyczek
Instalacja tematu graficznego
Blog gotowy do uzupełniania treści

Skopiuj listę zadań do swojego projektu. W ostateczności możesz ją przepisać. Powinno to wyglądać tak:

W ogóle nie przejmuj się na razie pozostałymi kolumnami. Mogą one u Ciebie wyglądać inaczej (np. zawierać jakieś dane dopisane przez Microsoft Project) – to zupełnie normalne. Opiszę to dokładniej w następnym artykule.

Nasza lista nie wygląda najlepiej. Po pierwsze brakuje w niej struktury. Nie jest rozbudowana, ale jednak można ją zauważyć. Mamy dwa etapy (Przygotowania logistyczne oraz Przygotowania techniczne), które dzielą się na mniejsze zadania. W Microsoft Project strukturę zadań tworzymy analogicznie do tworzenia listy w Microsoft Word. Wystarczy w danym wierszu dosłownie zwiększyć / zmniejszyć wcięcie. Służą do tego te dwa przyciski:

Jak zwykle zachęcam do wykorzystania szybszego sposobu, czyli klawiatury: Shift+Alt+ <strzałka w prawo/lewo>. Teraz spróbuj wprowadzić odpowiednie wcięcia, tak aby nasza lista wyglądała w ten sposób:

Po raz kolejny proszę Cię o zignorowanie innych kolumn poza nazwą zadania. Jeśli popełnisz błąd, to pamiętaj o możliwości cofnięcia ostatnich zmian (CTRL+Z), a najlepiej spróbuj samodzielnie to naprawić. Ile razy można “wciąć” zadanie? Limit poziomów wynosi 12. To w zupełności wystarczy. Rzadko zdarza się potrzeba użycia więcej niż 5.

Rodzaje zadań

W tym miejscu możemy już opisać jakie w zasadzie rodzaje zadań rozróżniamy w Microsoft Project:

  1. Zadania normalne / elementarne. To te zadania, których jest najwięcej. Nie dzielą się na mniejsze i stanowią właściwy zakres naszych działań. To nimi będziesz zajmował się przede wszystkim.
  2. Zadania sumaryczne. W naszym przykładzie to zadania “Przygotowania logistyczne”, “Przygotowania techniczne” oraz “Konfiguracja wordpress”. Te zadania można porównać do folderów na dysku. Grupują zadania elementarne, ułatwiają przeglądanie, raportowanie i zarządzanie projektem. Agregują wszystkie właściwości podzadań. Generalnie wszystkie ich statystyki są wyliczane na podstawie podległych im zadań.
  3. Kamienie milowe / Punkty kontrolne. To bardzo ciekawe zadania. Najczęściej reprezentują ważne wydarzenia w projekcie. Na ogół nie mają czasu trwania, a służą tylko jako pewne ważne punkty w czasie, w których np. decydujemy o dalszych losach naszego projektu. Ja lubię dodawać je na końcu każdego etapu podkreślając tym samym jego zakończenie i efekt, który chcemy osiągnąć. W naszym przykładzie są nimi zadania “Serwer gotowy do wdrożenia platformy blogowej” oraz “Blog gotowy do uzupełniania treści”. Tak naprawdę te zadania staną się kamieniami milowymi, jeśli wykonamy następujące kroki:

    Przechodzimy do właściwości zadania (możne je także kliknąć dwukrotnie myszką):

    Następnie zaznaczamy opcję Mark task as milestone / Oznacz zadanie jako punkt kontrolny na zakładce Advanced / Zaawansowane:

    Uwaga! Prędzej, czy później spotkasz się z “definicją” mówiącą, że kamień milowy to zadanie o zerowym czasie trwania. Nie jest to do końca prawda. Każde zadanie o zerowym czasie trwania faktycznie staje się kamieniem milowy, ale mogą stać się nimi także inne zadania, w których zaznaczymy powyższą opcję ręcznie.

  4. Zadanie sumaryczne projektu. Jak sama nazwa wskazuje jest to szczególny typ zadania sumarycznego. Jest w całości zarządzane przez Microsoft Project. Pozwala na wyświetlenie zadania, które zamknie klamrą całą listę zadań. Zawsze polecam je włączyć. To najszybsza metoda śledzenia najważniejszych parametrów całego projektu. W tym celu, na zakładce Format / Formatowanie zaznaczamy odpowiednią opcję:


To dobry moment aby zwrócić Twoją uwagę na pierwszą widoczną na arkuszu kolumnę:

Zawiera ona kolejne liczy całkowite. To nie tylko numery wierszy. Te numery to identyfikatory zadań. To dzięki nim Project rozróżnia zadania i to one, a nie nazwy zadań, jednoznacznie je opisują. Zwróć uwagę, że zadanie sumaryczne projektu ma zawsze numer 0. Tych numerów nie możesz zmieniać, są na stałe związane z zadaniem. Widać to szczególnie dobrze jeśli np. zechcemy posortować zadania po nazwie. Zobacz, co się dzieje:

Doskonale teraz widać, że nie są to numery wierszy. Identyfikatory zadań odegrają kluczową rolę w trzeciej części naszej trylogii listy zadań, gdy będziemy wykorzystywać je do łączenia ze sobą zadań różnymi relacjami.

Koniec przykładu. Jeśli chcesz wrócić do poprzedniego stanu listy, po prostu użyj Ctrl+Z lub tego menu na wstążce:

Teraz zapisz swój plik.

Zakończenie

Prototyp naszej listy zadań gotowy. Zachęcam Cię do utworzenia własnego zestawienia. Nie ważne, co to będzie, oby było to coś realnego. Przedsięwzięcie nie musi być duże, czy związane z Twoją pracą. Na pewno szybko znajdziesz taki przykład. Przy tworzeniu nazw zadań staraj się być zwięzły i konkretny. W większości przypadków para czasownik-rzeczownik stanowi idealną nazwę, bo skupia się na pożądanym produkcie (wyniku) zadania.

W następnej części zajmiemy się szacowaniem czasu trwania i/lub pracy w zadaniu. W końcu będziemy mieli okazję wygenerować jakiś wykres Gantta. Jeśli masz jakiekolwiek pytania, to zostaw je w komentarzach. Postaram się na wszystkie odpowiadać. Tymczasem pozdrawiam serdecznie i do następnego razu!

 


Protip. Webinar

Zapraszam także to obejrzenia nagrania z webinara poświęconego temu tematowi.


 

guest

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.

2 komentarzy
Oldest
Newest Most Voted
Inline Feedbacks
View all comments
Rafał
Rafał
15 czerwca 2017 22:15

z doświadczenia lepiej jest planować zadania ręcznie czy automatycznie? jakie są ryzyka?