Lista zadań. Trzecia część trylogii – łączymy zadania

W dzisiejszym artykule kursu Microsoft Project dokończymy naszą listę zadań. Przypomnę, że do tej pory udało nam się zdefiniować nasz projekt, wypisać wszystkie zadania, ułożyć ich hierarchię i oszacować czasy trwania. Jeśli rozpoczynasz lekturę tego kursu od tej części, polecam zapoznać się najpierw z poprzednimi. Tradycyjnie polecam odnaleźć poprzednią wersję naszego pliku projektu. Pod tym linkiem znajdziesz mój harmonogram:

Protip. Download attachement.png

Protip. Project 03.mpp

Jak zapewne pamiętasz z poprzednich części, Microsoft Project domyślnie ustawia zadania tak, aby móc je zakończyć (i w konsekwencji cały projekt) jak najwcześniej. Oczywiście to bardzo słuszna idea, ale przyznasz, że rzadko kiedy wszystkie zadania w projekcie można rozpocząć jednocześnie i realizować je równolegle. Dlatego musimy zrobić coś z naszą listę zadań.

Jak łączyć ze sobą zadania, a jak tego nie robić

Po pierwsze ustalmy co chcemy osiągnąć. W naszym przypadku, zadania z etapu “Przygotowania logistyczne” będą wykonywane jedno po drugim. Kolejny etap także zrealizujemy sekwencyjnie, z wyjątkiem zadań “instalacja wtyczek” oraz “instalacja tematu graficznego”, które mogą być realizowane jednocześnie.

Mając oszacowane czasy trwania, może się wydawać dobrym pomysłem zmodyfikowanie dat rozpoczęcia i zakończenia zadań, w taki sposób, aby “ułożyć” je na wykresie Gantta w odpowiedniej kolejności. Spróbuję tak zrobić z zadaniem nr 3 (zmieniam datę rozpoczęcia na 03.06.2016):

Wykres Gantta wygląda dobrze, ale zwróć uwagę na nową ikonę, która pojawiła się przy naszym zadaniu:

Podając w Microsoft Project konkretną datę zakończenia lub/i rozpoczęcia zadania, włączamy jednocześnie tzw. ograniczenia. Można je porównać do ściany, której aplikacja nie może przekroczyć. Mimo tego, że często wydaje nam się zasadnym stawianie tego typu ścian (np. wszelkiego rodzaju nieprzekraczalne deadline’y), to najczęściej usztywniają one nasz harmonogram i nie pozwalają aplikacji wykorzystać pełni swoich możliwości. Temat ograniczeń opiszę dokładniej w drugiej (zaawansowanej) części tego kursu. Na razie umówmy się, że w większości przypadków chcemy ich unikać, chociażby dlatego, że w przypadku konieczności przedłużenia zadania nr 2, musielibyśmy ręcznie zmieniać daty kolejnych zadań, aby zachować ich sekwencyjność. Jak inaczej dodawać deadline’y pokażę Ci pod koniec dzisiejszej lekcji.

Skoro ręczna modyfikacja dat zadania odpada, to w jaki sposób zmodyfikować nasz harmonogram? Odpowiedzią są relacje między zadaniami. Microsoft Project rozróżnia cztery podstawowe relacje. Są one określane dwoma literami. Poniżej lista uwzględniająca zarówno polską jak i angielską pisownię:

  • Zakończenie/Rozpoczęcie (ZR) lub Finish/Start (FS). Jest to podstawowy i domyślny sposób łączenia zadań, w którym po zakończeniu jednego, rozpoczynamy pracę nad kolejnym.
  • Zakończenie/Zakończenie (ZZ) lub Finish/Finish (FF). Relacja, w której powiązane nią zadania jednocześnie się kończą.
  • Rozpoczęcie/Rozpoczęcie (RR) lub Start/Start (SS). Relacja łącząca zadania, które jednocześnie się rozpoczynają.
  • Rozpoczęcie/Zakończenie (RZ) lub Start/Finish(SF). Dość specyficzna relacja, którą wykorzystuje się w planowaniu od końca (pamiętasz ustawienia projektu?). Ze względu na angielski akronim zwana często Science-Fiction. Trudno ją koncepcyjnie ogarnąć na początku, dlatego proponuję na razie o niej zapomnieć. Nie będziemy z niej korzystać. Skupimy się na pierwszych trzech.

Różne sposoby łączenia zadań

Czas na praktykę. Wiemy jakie relacje mamy do dyspozycji. Pozostaje tylko kwestia dodania ich do harmonogramu. Jak większość rzeczy w Microsoft Project, możemy tę czynność wykonać na kilka sposobów. Zacznijmy od najprostszej metody zarezerwowanej wyłącznie dla relacji ZR/FS, czyli sekwencji zadań. Zaznaczmy zatem zadania od nr 2 do 5 (wystarczy przytrzymanie klawisza Ctrl lub Shift i kliknięcie w zadanie) i wybieramy odpowiedni przycisk na wstążce:

Jak widzisz, nasze zadania ułożyły się w sekwencję, a dodatkowo na wykresie Gantta pojawiły się strzałki pokazujące powiązania. Zadania możesz łączyć parami oraz grupowo. Nie muszą one występować bezpośrednio po sobie. W takim przypadku zaznaczaj je po prostu kolejnymi kliknięciami myszy trzymając jednocześnie wciśnięty klawisz Ctrl. Zwróć uwagę, że na wstążce znajduje się także przycisk do kasowania takiej relacji. Poświęć chwilę na parę eksperymentów, aby nabrać wprawy w zaznaczaniu i łączeniu zadań.

Drugą metodą łączenia zadań, która pozwala już na wykorzystanie dowolnej relacji, jest użycie okna właściwości zadania. Tym razem kliknij dwukrotnie na zadaniu nr 8, przejdź do zakładki poprzedniki i odpowiednio skonfiguruj relację. Powinna wyglądać tak:

Kolejną parę zadań (nr 10 oraz 11) powiążmy tą samą metodą, tyle że relacją RR/SS:


Prawda, że proste? Ta metoda wymaga sporo klikania, ale na pewno jest najbezpieczniejsza dla początkujących użytkowników. Po naszych modyfikacjach harmonogram wygląda coraz lepiej:

Pozostaje jeszcze kwestia powiązania między sobą samych etapów. Oczywiście będą realizowane jeden po drugim. Możesz to zrobić korzystając z pierwszej przedstawionej przeze mnie wcześniej metody, ale zachęcam Cię do wypróbowania innej. Opanowanie jej wymaga trochę treningu, ale jest zdecydowanie najszybsza. Polega ona na ręcznym modyfikowaniu kolumny Predecessors / Poprzedniki. Jeśli nie widzisz jej na swoim arkuszu, to przesuń trochę belkę dzielącą go od wykresu Gantta.

Zwróć uwagę na zapisane już w niej wartości. W tej kolumnie podajemy identyfikator poprzedzającego zadania. W zadaniu nr 3 mamy 2, bo zakup hostingu nastąpi po analizie ofert dostawców. W zadaniu nr 11 zapisaną relacją jest 10SS ponieważ to zadanie startuje jednocześnie z zadaniem instalacji wtyczek. W tym miejscu warto zwrócić uwagę na pewną niekonsekwencję w aplikacji. W przypadku domyślnej relacji ZR/FS nie tylko nie musisz zapisywać jej kodu, ale wręcz Microsoft Project będzie go usuwał. Spróbuj zamiast 2 wpisać 2FS / 2ZR w kolumnie poprzedniki zadania nr 3 i zobacz co się stanie.

Uzupełnijmy teraz brakujące poprzedniki:

W przypadku zadania nr 6 mogliśmy oczywiście podać w kolumnie poprzedników zarówno 5 jak i 1. Efekt końcowy byłby identyczny.

Zwłoki

Spokojnie. Ten dramatyczny z pozoru tytuł wziął się z niezgrabnego tłumaczenia angielskiego słowa lag, które zagościło w polskiej wersji Microsoft Project. Czym jest opóźnienie (jakoś nie mogę się przekonać do zwłoki)? Jest dodatkową przerwą lub przyspieszeniem następnego zadania. Często zdarza się, że musimy takowe dodać pomiędzy powiązanymi ze sobą zadaniami (np. kładzenie tapety rozpoczniemy dzień po malowaniu ścian- muszą wyschnąć). W takim przypadku nie będziemy dokładać dodatkowego zadania “schnięcie ścian”, bo nie wiąże się z nim żadna praca. Zamiast tego możemy zdefiniować odpowiednie opóźnienie. Po raz kolejny mamy na to przynajmniej dwa sposoby. Pierwszy z nich polega na wejściu do właściwości zadania. Dodajmy dodatkowy dzień na przemyślenie ofert firm hostingowych. W zadaniu nr 3 zmieniamy relację w ten sposób:

Zwróć uwagę jaki to miało wpływ na harmonogram (prawię cały zapalił się na niebiesko) oraz jak zmienił się zapis w kolumnie poprzedników:

Samego formatu zapisu chyba tłumaczyć nie muszę. Ciekawostką pozostaje fakt, że mimo domyślnej relacji musimy użyć akronimu FS/ZR przy dodawaniu opóźnień. Pamiętaj o tym! Opóźnienia możesz dodawać jak i odejmować. Możesz używać wartości względnych i bezwzględnych. Jak zatem rozpocząć zadanie nr 8 w połowie trwania poprzedniego? Nic bardziej prostego. Wystarczy relację opisać w ten sposób (7FS – 50%):

Deadline

Anonsowałem już wcześniej temat terminów ostatecznych. Są one nieodzowną częścią każdego przedsięwzięcia. Zapisywanie ich jako sztywnych ograniczeń zadania nie jest najlepszym rozwiązaniem. To, że zablokujesz Microsoft Project możliwość przesuwania zadania/zadań poza ustaloną datę nie spowoduje, że one w rzeczywistości takich terminów dotrzymają. Idealnym rozwiązaniem byłoby z jednej strony dodanie takiej informacji, a z drugiej pozostawienie harmonogramu bez zbędnych ograniczeń. Do wpisania takiej informacji do zadania, wystarczy otworzenie jego właściwości, przejście na zakładkę Advanced / Zaawansowane i uzupełnienie daty w polu Deadline / Termin ostateczny:

Protip. Kurs MS Project 04. Deadline 01.png

W tym przykładzie ustawiłem termin ostateczny dla ostatniego kamienia milowego i w konsekwencji dla całego projektu. Zwróć uwagę, na dodatkową zieloną strzałkę na wykresie Gantta. Jeśli (…odpukać) Twój projekt przekroczy ten termin, to w pierwszej kolumnie informacyjnej pojawi się odpowiednie ostrzeżenie. Dzięki temu możesz na bieżąco kontrolować, czy ten termin jest zagrożony.

W ten sposób zakończyliśmy pracę nad naszym harmonogramem. Na koniec chciałbym Ci jeszcze pokazać dwie przydatne metody dodatkowego dokumentowania zadań. Są nimi notatki i łącza. Notatka pozwala dodać dłuższy komentarz do zadania. Możesz tam także umieścić grafikę lub prostą tabelę. Działania łącza tłumaczyć nie muszę. Stają się przydatne jeśli do naszego harmonogramu chcemy dodać inne dokumenty jako załączniki. Obie opcje znajdziesz w menu kontekstowym zadania.

Podsumowanie

To już naprawdę koniec. Przebrnęliśmy tym samym przez mini cykl poświęcony liście zadań. Udało nam się zidentyfikować wszystkie wymagane w projekcie zadania, utworzyliśmy ich strukturę, która bardzo ułatwi nam pracę w przyszłości w końcu połączyliśmy nasze zadania relacjami. W kolejnym artykule zajmiemy się już nowym pasjonującym tematem, czyli zasobami. Tradycyjnie zachęcam do zadawania pytań i komentowania tego artykułu.

Pozdrawiam i do następnego razu!


Protip. Webinar

Zapraszam także to obejrzenia nagrania z webinara poświęconego temu tematowi.


 

guest

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.

0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments