Microsoft Project Server. Podstawy.

Znasz już na tyle dobrze Microsoft Project, aby swobodnie tworzyć i śledzić harmonogramy projektów. Wiesz jak działają zasoby i przydziały. Jesteś świadom ograniczeń i problemów, jakie stwarza ta aplikacja. Chciałbyś wycisnąć z Projecta jeszcze więcej. Jeśli ten opis pasuje do Ciebie, to dobrze trafiłeś. Kolejnym naturalnym etapem jest wykorzystanie Project Server. W tym artykule i towarzyszącym mu nagraniu podejmę niełatwe wyzwanie pokazania, co Project Server potrafi i jak można go wykorzystać.

Wstęp

Jeśli posiadasz już Project Server, to zapewne nie dowiesz się z tego materiału zbyt wielu nowych rzeczy. Temat ten rozbiorę na części pierwsze dopiero w kursie, który planuję uruchomić w tym roku (koniecznie wejdź na tę stronę i dopisz się do listy oczekujących). Jeśli jednak poważnie zastanawiasz się nad wykorzystaniem tego narzędzia, a nie masz pojęcia co potrafi, to koniecznie przeczytaj i obejrzyj materiał poniżej. Uprzedzam tylko, że Project Server jest duuuuużą platformą i dzisiaj nie zamierzam wnikać w jej szczegóły. Chciałbym raczej przedstawić Ci podstawowe funkcje poszczególnych modułów. To powinno wystarczyć, abyś mógł/mogła odpowiedzieć na pytanie, czy inwestycja w Project Server ma w Twoim przypadku sens.

Ogólny koncept

Project Server to nic innego jak centralne repozytorium na wszelkiego rodzaju informacje projektowe. Słowo klucz w poprzednim zdaniu to „centralne„. Zamiast trzymania harmonogramów w oddzielnych plikach i zarządzania zasobami w obrębie jednego projektu, Project Server pozwala na zarządzanie CAŁĄ bazą projektów i zasobów. Daje to przy okazji wiele dodatkowych możliwości, ale po kolei…

Centrum projektów

To dedykowany widok, w którym prezentowane są projekty. Widzisz tylko te, do których masz dostęp. Każdy projekt oprócz oczywistego harmonogramu ma też dodatkowe strony szczegółów, na których możesz prezentować dowolne dodatkowe metadane projektów. Co więcej wszystkie projekty mogą być obsługiwane przez specjalny workflow (proces zarządzający cyklem życia projektu) oraz mogą być edytowane z poziomu przeglądarki.

Centrum zasobów

Kolejny widok, tym razem prezentujący dane zasobów. Tak jak w przypadku projektów, tutaj także mamy do czynienia z jedną wspólną bazą. Dzięki temu w dowolnym momencie można sprawdzić, kto jakie przydziały pracy posiada, jakie koszty generuje, kiedy ma wolne moce przerobowe itp. Biorąc pod uwagę, że pula zasobów może być bardzo duża, jest to niezastąpiona funkcja w Project Server. Na szczęście z punktu widzenia Kierownika Projektu niewiele się zmienia. Zamiast dopisywania kolejnych zasobów ręcznie, po prostu wybiera je z listy w dedykowanym oknie Microsoft Project.

Witryny projektowe

Nie samymi harmonogramami i zasobami projekt żyje. Wokół wszystkich przedsięwzięć powstaje na ogół cała masa dokumentów. Dodatkowo wypadałoby śledzić ryzyka projektowe, problemy oraz zarządzać zmianami. W tym celu Project Server wykorzystuje tworzone automatycznie dla każdego projektu witryny SharePoint (więcej o SharePoint dowiesz się tutaj). To znakomite miejsce do pracy dla całego zespołu projektowego. Każda witryna może być w prosty sposób modyfikowana. To ogromna zaleta tego rozwiązania.

Project Server i Microsoft Project

Oba rozwiązania są wobec siebie komplementarne. Możesz spokojnie traktować Project Server jako rozwinięcie dla Microsoft Project. Wszystko, czego nauczyłeś się poznając Microsoft Project, można dalej z powodzeniem stosować pracując z serwerem. Po prostu do dyspozycji masz trochę większy arsenał narzędzi. Samo połączenie obu aplikacji jest bardzo proste. Wystarczy skonfigurować konto (zupełnie jak w programie pocztowym) i już! Pamiętaj tylko, że do pracy z serwerem potrzebujesz wersji Microsoft Project Professional. O różnicach między poszczególnymi edycjami pisałem więcej tutaj.

To tylko początek

Modułów i funkcji w Project Server jest zdecydowanie więcej. Warto wspomnieć jeszcze o:

• Grafiki / Timesheets. Moduł śledzenia czasu pracy. Dzięki niemu pracownicy mogą nie tylko raportować postępy prac w projektach, ale także planować nieobecności i inne zadania poza projektami.
• Raporty. Mając jedną bazę ze wszystkimi danymi projektów, relatywnie prosto jest stworzyć platformę raportowania. Wykorzystać do tego można zarówno poczciwego Excela, jak i Reporting Services czy mojego ulubionego PowerBI.
• Model uprawnień. Ten jest rozbudowany, co może na początku lekko odstraszać. Niewątpliwą jego zaletą jest za to ogromna szczegółowość z jaką można ustawić poziomy dostępów do danych poszczególnych użytkowników czy grup.
• Zarządzanie portfelami projektów. Project pozwala na analizowanie portfeli projektów pod kątem ich zasadności, spełniania celów biznesowych, budżetów czy wymaganych do ich realizacji zasobów. Jeśli korzystasz z wersji Online, to ten moduł wymaga najwyższej licencji Premium.

Przykłady

Czas na ilustrację filmową. Poniżej znajdziesz krótkie nagranie, w którym pokazuję rzeczywiste środowisko Project Server w działaniu.

Podsumowanie

Project Server nie jest prostym narzędziem. Wymaga sporej inwestycji czasu i wysiłku, aby w pełni wykorzystać jego potencjał. Pamiętaj o tym i nie próbuj na siłę wdrażać od razu wszystkich modułów. Dobrze to zaplanuj i przygotuj się do tego nomen omen projektu. Mam nadzieję, że ten materiał Ci w tym pomoże.

Jeszcze raz przypominam o stronie kursu. Daj mi znać, czy byłbyś zainteresowany dokładniejszym poznaniem Microsoft Project oraz Project Server. Dzięki i do następnego razu!