W swojej karierze trenera i konsultanta widziałem wiele aplikacji bazujących na arkuszach Excel. Finanse, księgowość, zarządzanie projektami, planowanie produkcji. Można tak wymieniać w nieskończoność. Excel nie jest najlepszym narzędziem do większości z tych scenariuszy, ale nie da się ukryć, że przy odrobienie samozaparcia da się w nim napisać wszystko. To właśnie Microsoft Excel będzie bohaterem dzisiejszego odcinka.

Jak SharePoint współpracuje z Excel?

Istnieją dwa podstawowe scenariusze, gdy SharePoint i Excel mogą być wykorzystane wspólnie.

Import arkusza do listy SharePoint

Pierwszy scenariusz polega na utworzeniu listy na SharePoint na podstawie gotowej tabeli w arkuszu Excel. Całość jest dość prosta. Korzystając z wbudowanej funkcji w SharePoint, otwierasz istniejący arkusz w Excel oraz wskazujesz tabelę lub zakres komórek do importu. Na ich podstawie tworzona jest odpowiednia lista. SharePoint zachowuje tytuły kolumn (jeśli są podane w Excel) oraz typ danych.

Export list SharePoint do Excel

SharePoint pozwala także na wyeksportowanie dowolnej listy do arkusza Excel. Co ciekawe, nie jest to tylko skopiowanie statycznych danych. W arkuszu tworzone jest odpowiednie połączenie do listy, które pozwala na odświeżanie danych. Dzięki temu, SharePoint może stanowić centralną bazę danych dla użytkowników, a arkusz prosty mechanizm raportowania. Najczęściej dane eksportowanie są do Excel, aby je wygodnie analizować (np. z wykorzystaniem tabel i wykresów przestawnych). Podobne scenariusze można zrealizować w wykorzystaniem PowerBI, ale na razie Excel jest po prostu bardziej popularnym narzędziem.

Zapraszam do obejrzenia krótkiego filmu prezentującego oba scenariusze:

Podsumowanie

Jeśli zamierzasz importować/eksportować dane do/z Excel, pamiętaj że:

• Importować możesz wyłącznie tabele Excel. Dane muszą być sformatowane tak, aby pasowały do układu list SharePoint
• Po imporcie, dane w arkuszu nie są powiązane w żaden sposób z utworzoną listą.
• Każdą listę możesz wyeksportować do Excel
• Eksportowane są wyłącznie kolumny z aktualnie wyświetlanego widoku.
• Eksport nie uwzględnia takich funkcji jak grupowanie. Jeśli masz je włączone na widoku, w Excel zobaczysz płaską listę.
• Dane w arkuszu są powiązane z listą. Możesz je odświeżać, ale zmiany wprowadzone w Excel nie są przenoszone do SharePoint. Mówiąc inaczej, synchronizacja jest jednokierunkowa (SharePoint do Excel, ale ni Excel do SharePoint)

Microsoft Excel to nie jedyna aplikacja pakietu Office, z którą lubi współpracować SharePoint. W kolejnym odcinku zaprezentuję Ci jak robi to Microsoft Outlook. Tymczasem pozdrawiam i do następnego razu!