Kurs Microsoft SharePoint. Excel

      4 komentarze do Kurs Microsoft SharePoint. Excel

W swojej karierze trenera i konsultanta widziałem wiele aplikacji bazujących na arkuszach Excel. Finanse, księgowość, zarządzanie projektami, planowanie produkcji. Można tak wymieniać w nieskończoność. Excel nie jest najlepszym narzędziem do większości z tych scenariuszy, ale nie da się ukryć, że przy odrobienie samozaparcia da się w nim napisać wszystko. To właśnie Microsoft Excel będzie bohaterem dzisiejszego odcinka.

Jak SharePoint współpracuje z Excel?

Istnieją dwa podstawowe scenariusze, gdy SharePoint i Excel mogą być wykorzystane wspólnie.

Import arkusza do listy SharePoint

Pierwszy scenariusz polega na utworzeniu listy na SharePoint na podstawie gotowej tabeli w arkuszu Excel. Całość jest dość prosta. Korzystając z wbudowanej funkcji w SharePoint, otwierasz istniejący arkusz w Excel oraz wskazujesz tabelę lub zakres komórek do importu. Na ich podstawie tworzona jest odpowiednia lista. SharePoint zachowuje tytuły kolumn (jeśli są podane w Excel) oraz typ danych.

Export list SharePoint do Excel

SharePoint pozwala także na wyeksportowanie dowolnej listy do arkusza Excel. Co ciekawe, nie jest to tylko skopiowanie statycznych danych. W arkuszu tworzone jest odpowiednie połączenie do listy, które pozwala na odświeżanie danych. Dzięki temu, SharePoint może stanowić centralną bazę danych dla użytkowników, a arkusz prosty mechanizm raportowania. Najczęściej dane eksportowanie są do Excel, aby je wygodnie analizować (np. z wykorzystaniem tabel i wykresów przestawnych). Podobne scenariusze można zrealizować w wykorzystaniem PowerBI, ale na razie Excel jest po prostu bardziej popularnym narzędziem.

Zapraszam do obejrzenia krótkiego filmu prezentującego oba scenariusze:

Podsumowanie

Jeśli zamierzasz importować/eksportować dane do/z Excel, pamiętaj że:

  • Importować możesz wyłącznie tabele Excel. Dane muszą być sformatowane tak, aby pasowały do układu list SharePoint
  • Po imporcie, dane w arkuszu nie są powiązane w żaden sposób z utworzoną listą.
  • Każdą listę możesz wyeksportować do Excel
  • Eksportowane są wyłącznie kolumny z aktualnie wyświetlanego widoku.
  • Eksport nie uwzględnia takich funkcji jak grupowanie. Jeśli masz je włączone na widoku, w Excel zobaczysz płaską listę.
  • Dane w arkuszu są powiązane z listą. Możesz je odświeżać, ale zmiany wprowadzone w Excel nie są przenoszone do SharePoint. Mówiąc inaczej, synchronizacja jest jednokierunkowa (SharePoint do Excel, ale ni Excel do SharePoint)

Microsoft Excel to nie jedyna aplikacja pakietu Office, z którą lubi współpracować SharePoint. W kolejnym odcinku zaprezentuję Ci jak robi to Microsoft Outlook. Tymczasem pozdrawiam i do następnego razu!

4
Dodaj komentarz

avatar
1000
1 Comment threads
3 Thread replies
2 Followers
 
Most reacted comment
Hottest comment thread
2 Comment authors
Łukasz FalacińskiMagda Recent comment authors

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

najnowszy najstarszy oceniany
Magda
Gość
Magda

Cześć Łukasz, co może być powodem problemów z zaimportowaniem tabeli z excella? Wybieram opcję zaimportowania arkusza kalkulacyjnego. Mam excella, w której dane ustawione są jako tabela, z nagłówkami itp., importuje plik i dostaje komunikat “podany plik jest nieprawidłowym arkuszem kalkulacyjnym lub nie zawiera danych do importowania”. Próbowałam różnych form zapisu arkusza (*xlsx *xls, *csv..), korzystam z przeglądarki IE. Problem wciąż występuje.