Bezpieczeństwo i uprawnienia są ostatnimi czasy odmieniane przez wszystkie przypadki. Tutaj upubliczniona lista haseł, tam wykradzione numery kart kredytowych. Na pewno słyszałeś o takich przypadkach nie raz. SharePoint jak każdy system przechowujący dane, posiada swoje metody na ich zabezpieczanie. Dzisiaj opowiem Ci właśnie o modelu uprawnień, który zaimplementowano w SharePoint.

Podstawowe pojęcia

Zacznijmy od krótkiego słowniczka pojęć. Ułatwi Ci to śledzenie nagrania i zrozumienie jak działa cały mechanizm.

Użytkownik

Konkretna osoba lub (UWAGA!) grupa z Twojego Active Directory (lokalnego lub Azure), której chcesz udzielić uprawnień. Zasada jest prosta- unikaj nadawania uprawnień bezpośrednio do użytkownika. Zawsze korzystaj z grup SharePoint

Grupa SharePoint

Obiekt, który pozwala na dodawanie wielu użytkowników lub/i grup z Active Directory (patrz punkt wyżej). Podstawowy mechanizm, który pozwala na zachowanie względnego porządku na Twoim portalu. Podstawowym ograniczeniem grup w SharePoint jest brak możliwości zagnieżdżania typy grup. Pamiętaj, że wszystkie grupy przechowywane są na poziomie kolekcji witryny (nie pojedynczej witryny!). Każda z grup może mieć swojego właściciela. Właściciel może  dodawać i usuwać osoby z grupy, nawet gdy nie ma bezpośrednio nadanych uprawnień do zarządzania grupami.

Uprawnienie

SharePoint rozróżnia 34 uprawnienia. Są podzielone na trzy kategorie (listy, witryna, osobiste). Niektóre uprawnienia są ze sobą powiązane (np. edycja elementu wymaga uprawnienia do jego czytania), inne są zupełnie niezależne. Pełną listę uprawnień znajdziesz tutaj.

Poziomy uprawnień

Przypisywanie za każdym razem różnych kombinacji 34 uprawnień nie byłoby zbyt efektywne. Zamiast tego w SharePoint zaimplementowano mechanizm tzw. poziomów uprawnień. To nic innego jak zapisany pod opisową nazwą zestaw uprawnień. Wiele osób używa ich z przekonaniem, że są to uprawnienia. Nic bardziej mylnego. Pamiętaj, że nazwa „Edycja” obok grupy wcale nie musi oznaczać takich uprawnień.

Dziedziczenie

Uprawnienia „spływają” w dół z poziomu kolekcji witryn, na witryny. Z nich na listy i biblioteki w nich zawarte, następnie na foldery i pojedyncze elementy. Mechanizm dziedziczenia można blokować i ustawiać wyjątki na dowolnym poziomie. Nie nadużywaj tej funkcji. Zarządzanie środowiskiem, w którym masz dużo poblokowanych uprawnień jest mocno utrudniony.

Właściciele kolekcji witryn

Na poziomie każdej kolekcji witryn, możesz definiować grupę jej właścicieli. To tacy „superużytkownicy”, którzy będą mieli dostęp do wszystkich zasobów kolekcji i nie muszą mieć jawnie nadawanych uprawnień.

Udostępnianie

W interfejsie SharePoint znajdziesz na każdym kroku przycisk Share / Udostępnij. Pozwala on na szybsze nadawanie uprawnień, ale jak to zwykle bywa, szybciej nie oznacza lepiej. Poświęć chwilę na przestudiowanie działania mechanizmu uprawnień w SharePoint i dopiero potem zacznij korzystać z tej funkcji. Powinno to uchronić Cię przed typowymi błędami (np. przydzielaniem uprawnień do użytkowników zamiast do grup).

Jak przypisywać uprawnienia

Algorytm pracy z uprawnieniami w SharePoint jest prosty. Wymaga jednak odpowiedniego zaplanowania i przemyślenia tematu. Zacznij od zdefiniowania ról użytkowników na twoim portalu. Powinieneś mieć ich policzalną ilość. Odpowiedz sobie na pytanie, kto ma dodawać, kto tylko czytać informacje zawarte na stronach. Czy chcesz pozwalać na usuwanie elementów ze stron? Czy posiadasz zasoby (czytaj: biblioteki, listy lub/i elementy na nich), które mają być udostępnione według innych zasad? Mając te informacje, na pewno bez trudu zdefiniujesz potrzebne na Twoim środowisku grupy. Każdej z nich przyporządkuj istniejący poziom uprawnień. Jeśli nie ma takiego, to stwórz nowy. Na koniec dodaj do tych grup SharePoint, grupy z Twojego Active Directory (lepsze rozwiązanie) lub użytkowników (gorsze rozwiązanie, ale wystarczające).

Triki i smaczki

Jak to zwykle bywa w SharePoint, także w uprawnieniach jest kilka drobnostek, o których warto pamiętać. Tworząc grupę zastanów się nad jej właścicielem i widocznością. Jeśli nie ma jasnych przeciwwskazań, ustaw ją tak, aby była widoczna przez wszystkich. Rozważ włączenie mechanizmu proszenia o dostęp do witryny. To fajny i skuteczny sposób na radzenie sobie z brakiem dostępu.  Pamiętaj o tym, że SharePoint nie pozwoli Ci na jawne zabronienie dostępu do zasobów. Dlatego planuj, planuj i jeszcze raz planuj uprawnienia. Najlepiej zacznij od obejrzenia poniższego filmu.

Podsumowanie

Zarządzanie uprawnieniami w SharePoint wymaga cierpliwości i odpowiedniego zaplanowania. Konfigurując je, pamiętaj o:

1. Rozpisaniu wszystkich wymaganych ról użytkowników. Zastanów się nad różnymi scenariuszami pracy Twoich użytkowników. Najprawdopodobniej dla każdego z nich będziesz potrzebował oddzielnej grupy.
2. Wykorzystuj wbudowane poziomy uprawnień. W ostateczności twórz własne. Pamiętaj o możliwości ich kopiowania. To znakomicie przyspiesza prace.
3. Nie przypisuj uprawnień do użytkowników i grup Active Directory. Wykorzystuj do tego grupy SharePoint. Na dłuższą metę tak jest wygodniej.
4. Sprawdzaj, kontroluj i audytuj. Weryfikuj wynikowe uprawnienia użytkowników korzystając z mechanizmów dostępnych w SharePoint. Im więcej czasu poświęcisz na przygotowanie planu dla swojego modelu uprawnień, tym mniej czasu zajmować Ci będzie zarządzanie nim.