My Todoist Setup

      Brak komentarzy do My Todoist Setup

Czas płynie nieubłaganie. Jeszcze niedawno pisałem pierwszą recenzję Todoist, a dzisiaj aplikacja zeznaje, że zakończyłem przy jej udziale ponad 6000 zadań. To zmotywowało mnie do utworzenia tego krótkiego wpisu. Chciałbym pokazać Ci co zmieniło się ostatnimi czasy nie tylko w samej aplikacji, ale także w sposobie z jakiej z niej korzystam.

Fundamenty

Todoist niezmiennie stanowi podstawowy element mojego systemu produktywności. Prostota, przejrzystość i starannie wprowadzane zmiany (o tym za chwilę) to największe zalety tej aplikacji. Z czasem dochodzę do wniosku, że technologia nie jest tu najważniejsza. Kluczowe jest wytworzenie pewnych zwyczajów i nawyków, które ta aplikacja stymuluje. Zapisywanie WSZYSTKICH zadań, planowanie, delegacja, regularne przeglądy to najważniejsze z nich. Od razu uprzedzam miłośników konkurencyjnych rozwiązań. Jestem przekonany, że Nozbe, Microsoft ToDo, Remember The Milk, czy Omnifocus działają podobnie. Jeśli ciągle zastanawiasz się nad wyborem konkretnego rozwiązania, to mam dla Ciebie dobrą wiadomość. Wszystkie będą tak samo skuteczne albo nieskuteczne. Wszystko zależy od Ciebie. Wróćmy jednak do mojej aktualnej konfiguracji Todoist.

Projekty

Listy projektów nie zmieniam już od pewnego czasu. Wygląda na to, że doszedłem do w miarę ostatecznej i działającej hierarchii. Nazwy projektów zapisuję zawsze kapitalikami i dorzucam ikonkę. Wygląda to tak:

Protipblog. Mój Todoist 05

Zagnieżdżonych projektów jest więcej. Nie mogę Ci wszystkich pokazać, ale uwierz, że nie jest ich dużo. Im dłużej korzystam z aplikacji tym mniej ich zostaje. Tu najlepiej działa zasada im prościej, tym lepiej. Zadania do projektów przypisuję głównie korzystając ze znaku specjalnego # (np. #Work, #Protip, itp.)

Etykiety

Z tymi mam niewielki problem. Cały czas z nich korzystam, ale nie staram się na siłę przypisywać ich do każdego zadania. Na co dzień korzystam głównie z dwóch, które oddzielają mi zadania kreatywne (wymagającej dużego nakładu energii) od pozostałych. Inne etykiety głównie przypisuje do zadań, które starannie planuję. Te tworzone ad hoc najczęściej wrzucam tylko do projektu, przypisuję priorytet i datę wykonania.

Dla przypomnienia, etykiety najchybciej przypisywać jest z użyciem znaku @ (np. @Creative, @Money, itp.)

Filtry

Z tych zacząłem korzystać po ostatniej aktualizacji aplikacji. Todoist zmienił sposób wyświetlania najważniejszych elementów (zamiast zakładek mamy rozwijaną listę) i pozwolił na tworzenie ulubionych łączy. Filtry sprawdzają się w takiej konfiguracji idealnie. Można teraz stworzyć skróty do najważniejszych danych. Dla mnie są to zadania na dziś przypisane do zespołu, moje najważniejsze zadania na kolejny tydzień oraz zadania z kluczowego projektu CEO.

Z czego przestałem korzystać

Z czasem przestałem korzystać z kilku funkcji aplikacji albo zastąpiłem je innymi. Jedną z nich był dodatek do Outlook’a. Generalnie staram się coraz rzadziej zaglądać do klienta poczty (polecam artykuły na blogu dotyczące Inbox Zero). Dlatego w dużej mierze stracił on sens. Co prawda Todoist w Outlook pozwalał szybko zamieniać maile na zadania, ale okazało się, że równie dobrze działa przekierowywanie ich pod dedykowane dla projektów adresy email.

Metoda jest równie szybka i wygodna, a do tego działa tak samo skutecznie na telefonie. Wymaga jedynie dodania do listy kontaktów odpowiednich adresów. Te możesz wygenerować dla każdego projektu. Polecam na początek rozważyć zrobienie tego przynajmniej dla INBOX’a.

Drugą rzeczą jest integracja z kalendarzem. Doświadczenie pokazało, że nie jest mi to potrzebne. Traktuje obie aplikacje niezależnie. Wiem, że to nie jest rozwiązanie dla każdego, ale jak to mówią informatycy “u mnie działa”.

Podsumowanie

Na koniec warto wspomnieć o aplikacji mobilnej (niezmiennie działa bez zarzutu) oraz delegacji zadań. Obsługa niewielkiego zespołu w Todoist daje radę, ale przy większej skali sugerowałby inne rozwiązania (np. Clickup, albo Microsoft Planner).

Podsumowują, na razie nic nie zapowiada, abym w najbliższym czasie zmieniał task managera. Long live Todoist!

guest

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.

0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments