Zwycięzcę mojego prywatnego rankingu task manager’ów ogłosiłem już w poprzednim artykule. Nieubłaganie zbliżamy się do końca tej krótkiej serii, więc pozwól, że przypomnę Ci poszczególne jej części. Na początku był sam Outlook, potem zacząłem eksperymenty z Wuderlist, Nozbe i Remember The Milk. Wszystkie mają swoje plusy i minusy i na pewno zasługują na rekomendację. Z wielu powodów mój wybór padł jednak na Todoist. Dlaczego? Zapraszam do lektury.
Interfejs, instalacja i podstawy
Po doświadczeniach z poprzednimi aplikacjami, Todoist niczym nie zaskakuje. Jest bardzo szybko, przejrzyście i czytelnie. Ilość wersji językowych i dostępnych platform jest ogromna. Nie natrafiłem na żadne problemy z instalacją. W moim przypadku była to aplikacja na iOS, Windows 10, oraz dodatek do Outlooka i przeglądarki Chrome. Warto zaznaczyć, że funkcjonalności poszczególnych wersji są praktycznie identyczne. Tylko niektóre zmiany wymagają uruchomienia natywnego klienta www (np. wykonanie backupu).
Na zrzucie widać aplikację dla Windows 10 (polska wersja) oraz wersję www (angielska wersja). Todoist stanowi fajny kompromis pomiędzy prostym i przejrzystym Wunderlist i napakowanym funkcjami Nozbe i RTM. To oczywiście tylko moje, subiektywne zdanie. To czego nie widać na statycznych zrzutach, a bardzo daje się odczuć w codziennej pracy, to szybkość synchronizacji pomiędzy klientami. Zmieniam coś na telefonie, przechodzę do Outlook’a i zmiany już są widoczne. To funkcja, której można nie docenić, bo po prostu jej nie widać. U konkurencji też jest nieźle, ale Todoist jest tu liderem.
Szybkość synchronizacji jest oczywiście ważna, ale nie był to główny powód dla którego postanowiłem zostać z Todoistem. Pozwól, że wymienię kilka z tych powodów.
Dodatek do Outlooka
Ta funkcja jest absolutnie najważniejsza i najlepsza ze wszystkich, które opiszę. Właściwie ten artykuł mógłby na niej się kończyć. Todoist jako jedyny rozwiązał integrację z Outlookiem w sposób idealny dla mnie. Po pierwsze w odróżnieniu od Wunderlist, nie jest on dostarczany w formie aplikacji w Office Store. Wiąże się to niestety z koniecznością jego instalacji na wszystkich komputerach, z których korzystasz i nie zadziała w Outlook Web App, ale to mała cena biorąc pod uwagę co zyskujemy. Wchodzimy po prostu na stronę https://en.todoist.com/outlook , ściągamy i uruchamiamy instalatora. Dodatek nie wymaga posiadania płatnej subskrypcji premium, więc może z niego korzystać każdy.
Po instalacji Todoist dodaje panel z widokiem projektów i zadań. Przy jego pomocy możemy zrobić właściwie wszystko, łącznie z zarządzaniem podstawowymi ustawieniami konta.
Bardzo szybko zamknąłem standardowy panel zadań Microsoft Outlook. Po prostu okazał się niepotrzebny, bo wypromowanie maila jako zadania w Todoist wymaga kliknięcia dokładnie jednego przycisku. Do tego zadziała z każdą skrzynką pocztową. W przykładnie poniżej dodaję zadanie związane opłaceniem polisy OC. Maila z Link4 dostałem na swoje prywatne konto. W przypadku zwykłej listy zadań w Outlook, miałbym już kłopot, bo mail nie trafił do podstawowej(firmowej) skrzynki na Exchange.
Dodatek w zupełności wystarcza w codziennej pracy. W moim przypadku 80% czasu jaki spędzam z Todoistem stanowi właśnie praca z Outlook. Pozostałe 20% to telefon. To połączenie, którego tak bardzo brakowało mi w samym Outlook’u. Tutaj działa wręcz wzorowo.
Wygoda i szybkość działania
Sam task manager ma tylko wspomagać naszą produktywność. Jeśli nie znajdziemy w sobie odpowiedniej motywacji, to nawet najlepsze narzędzie nie wykona za nas pracy. Z drugiej jednak strony, jeśli samo zarządzanie zadaniami będzie niewygodne i zjadać będzie nasz cenny czas, to taką motywację może skutecznie zabić. W przypadku Todoista bardzo szybko doceniłem wygodę dodawania i zarządzania zadaniami. Prosty przykład. Aby dodać nowe zadanie w Microsoft Outlook, wystarczy wciśnięcie klawisza „a” (dodaje zadanie w aktualnym projekcie/widoku), lub „q” (tzw. szybkie dodawanie zadania). Powiedzmy, że chcemy dodać zadanie związane z wykonaniem telefonu do Klienta. W tym celu wciskamy „q” i wpisujemy tytuł zadania:
Przypisanie do projektu (w tym przypadku projekt nazywa się „Praca„) możliwe jest po podaniu znaku „#„. Wystarczy wpisać po nim kilka początkowych znaków nazwy projektu i gotowe.
To nie koniec. Telefon zaplanowaliśmy na jutro. Wpisujemy więc początek słowa „tomorrow„. Już po trzech znakach Todoist będzie wiedział o co nam chodzi. Na koniec dopisujemy „p1„, co przypisze zadaniu najwyższy priorytet.
Całość trwa jakieś 5 sekund. Nie musimy niczego przenosić, konfigurować i opisywać. Zadanie trafia w odpowiednie miejsce, z odpowiednim priorytetem. Omówienie innych słów „specjalnych” zostawiam na oddzielny artykuł. Dodam tylko, że działają także polskie tłumaczenia.
Karma
O teorii i zastosowaniach grywalizacji powstała niejedna książka (bardzo polecam podcasty, książki i bloga Pawła Tkaczyka, jeśli chcesz zgłębiać ten temat). Koncept nie jest nowy, bardzo często nadużywany lub po prostu źle implementowany. Moim zdaniem zespół Todoist wprowadził grywalizację wzorowo. Całość ukryta jest pod hasłem Karma.
Karma to bardzo prosty i skuteczny mechanizm, który dodaje Ci punkty za różne aktywności związane z zadaniami. Dodatkowo pilnuje założonych celów (ilość zamkniętych zadań dziennie/tygodniowo).
Jest tu nawet tryb wakacyjny, lista wyników oraz kolejne progi wtajemniczenia. Wszystko to już gdzieś było i nie jest odkrywcze, ale jakimś cudem działa bardzo skutecznie i motywująco.
Wartość i cena
Kolejną rzeczą jest cena aplikacji, a właściwie stosunek ceny do jej wartości. Moim zdaniem jest ona najkorzystniejsza wśród konkurencji. Tutaj chcę być precyzyjny. Uważam, że Nozbe czy Wunderlist są warte swojej ceny. Jeśli spodobają Ci się bardziej, to zdecydowanie polecam ich pełne wersje. W przypadku Todoist roczna subskrypcja kosztuje 28,90 Euro. To nie jest wygórowana cena. Sama wersja darmowa powinna spokojnie wystarczyć na początek. Do wersji Premium przekonała mnie możliwość przekierowywania maili bezpośrednio do projektów oraz przypomnienia na podstawie lokalizacji (Todoist może przypomnieć Ci o zadaniu w momencie dotarcia lub opuszczenia konkretnego miejsca). Wszystkie różnice między planami znajdziesz tutaj: https://outlook.todoist.com/comparePlans
Podsumowanie
Jak zwykle zachęcam Cię do przeprowadzenia własnych testów. Dla mnie Todoist stał się niezastąpionym narzędziem. Dzisiejszy artykuł jest tylko wstępem do tematu. W kolejnych artykułach pokażę, jak krok po kroku go skonfigurować i wykorzystać pełnię jego potencjału.
Na koniec przypomnę Ci, że to nie narzędzia są w tym wszystkim najważniejsze. Jeśli jesteś, podobnie jak ja, mistrzem prokrastynacji, to Todoist może Ci pomóc konsekwentnie realizować swoje cele i zadania. Jestem tego najlepszym przykładem. Na pożegnanie zostawiam Ci najlepszą prezentację dotyczącą prokrastynacji, jaką znam. Mam nadzieję, że będzie stanowiła fajną zachętę do konsekwentnej walki z kolejnymi zadaniami i swoimi nawykami. Pozdrawiam i do następnego razu!