We wcześniejszych artykułach prezentowałem już różne systemy do zarządzania zadaniami. Od Microsoft Outlook, poprzez Wunderlist, aż do Nozbe. W dzisiejszym artykule krótko opiszę swoje spotkanie z aplikacją Remember The Milk. To kolejna warta rozważenia propozycja dla wszystkich z Was, którzy szukają menadżera zadań. W swych podstawowych założeniach nie odbiega znacząco od konkurencji, ale kilka zastosowanych w niej rozwiązań zasługuje na uwagę.
Zacznijmy od nazwy. Przyznam, że bardzo mnie zmyliła. Pamiętam, że trafiłem na nią dość dawno, szukając prostego narzędzia do zarządzania listami zakupów. Przeglądając App Store pojawiła się na liście obok Listonic, czy Superlist (tak na marginesie, polecam obie) i od razu zakwalifikowałem ją do tej samej kategorii. Nie miałem okazji zainstalować jej wtedy i najnormalniej w świecie po prostu o niej zapomniałem. Dopiero kilka miesięcy później usłyszałem o niej ponownie. Podczas odsłuchiwania jakiegoś podcastu (nie pamiętam już którego) prowadzący jednym tchem wymienił ją obok Nozbe, OmniFocus czy Wunderlist. Dopiero to zdarzenie przestawiło zakładki w mojej głowie i postanowiłem dać jej szansę. Byłem właśnie na etapie poszukiwania alternatywy dla Microsoft Outlook. Ponieważ miałem już doświadczenia z produktami konkurencji, skupiłem się głównie na rzeczach unikalnych dla Remember The Milk i o tych będę pisał w dalszej części artykułu.
Pierwsze wrażenia
Remember The Milk (dalej RTM) sprawia wrażenie aplikacji „cool” i „trendy”. Nazwa, logo (krowa jest genialna), fanpage na facebooku- wystarczy jeden rzut oka, aby stwierdzić, że nie jest to produkt skierowany do korporacyjnych robotów w białych kołnierzykach. Oprócz uroczej krowy i małpki (Bob) spodobały mi się także animacje, których głównym bohaterem jest mały kartonik mleka. Drobny i nieznaczący upiększasz, ale jak widać zapada w pamięć.
Dodatkowo, dokładnie wczoraj (29.08.2016) dostałem powiadomienie o publikacji nowej wersji klienta RTM dla Windows i Mac. To był ostateczny znak, aby napisać tę krótką recenzję.
Instalacja, platformy, interfejs
Tutaj nie ma nie niespodzianek. RTM, podobnie jak konkurencja, posiada interfejs WWW (https://www.rememberthemilk.com/app/), dedykowane aplikacje mobilne (Android, iPad, iPhone i BlackBerry, ale nie Windows Mobile) oraz desktopowe (Windows i Mac). Wszystkie aplikacje wyglądają praktycznie identycznie, co jest oczywistym plusem.
Podstawowe funkcje takie jak listy, zadania, podzadania, priorytety, etykiety, itp. działają podobnie jak w Wunderlist, czy Nozbe. Bez problemów można je wykorzystać z marszu, bez przedzierania się przez tutoriale (swoją drogą faje i rozbudowane: https://www.rememberthemilk.com/help/). W ciekawy sposób rozwiązane są inne, rzadziej wykorzystywane funkcje zadań. Ukryte są pod zgrabną opcją Add field, gdzie możemy je dodawać i definiować ad hoc.
Jak widać na powyższym zrzucie, możemy także zdefiniować lokalizację dla zadań. Aplikacja korzysta z map Google. Niestety lokalizacja ma tylko wartość informacyjną. Konkurencja potrafi np. wysyłać przypomnienia o zadaniu w momencie pojawienia się lub opuszczenia wskazanego miejsca (potrafi to np. Todoist – bohater kolejnego artykułu).
Trochę po macoszemu potraktowane są tu priorytety. Bardzo się do nich przyzwyczaiłem i przeszkadzało mi to, że nie mogę ich przypisać jak każdego innego pola. Zdefiniowanie priorytetu zadania wymaga jego zaznaczenia na liście oraz użycia dedykowanego przycisku:
Może się czepiam, ale moim zdaniem to dziwne i niepotrzebnie skomplikowane.
Fajną i ciekawą opcją są listy inteligentne. Podobne rozwiązanie dostępne jest w Wunderlist, ale tutaj działa lepiej. Nie jesteśmy ograniczeni do wbudowanych list. Możemy tworzyć je samodzielnie. Robiąc to możemy w dowolny sposób zdefiniować kryteria filtrowania zadań. Poniżej prosty przykład pokazujący tylko najważniejsze zadania.
Reasumując, podstawowe funkcjonalności działają dobrze i naprawdę nie ma się do czego przyczepić. Moje uwagi są czysto subiektywne i sprowadzają się do zarządzania priorytetami i trochę „przeładowanego” interfejsu. Po stronie plusów warto jeszcze wspomnieć o obsłudze wielu wersji językowych (język polski dostępny jest na każdej platformie), dedykowanej składni zapytań i innych funkcjach, których opis znajdziesz tutaj: https://www.rememberthemilk.com/upgrade/ . Większość dostępna jest dopiero w wersji PRO, ale ciężko uznać to za wadę. Dobre narzędzia muszą kosztować. Ocena zdecydowanie pozytywna, ale tak naprawdę do RTM przyciągnęła mnie zupełnie inna rzecz…
Synchronizacja z Outlook
Jeśli czytałeś tę serię artykułów od początku, to na pewno pamiętasz jak bardzo jestem związany z Microsoft Outlook. Jak tylko zobaczyłem na liście funkcji RTM możliwość synchronizacji z moim klientem pocztowym, to nie mogłem powstrzymać się od testu. Niestety wyniki nie zwaliły mnie z nóg. Pomysł RTM polega na wykorzystaniu dodatkowej aplikacji do synchronizacji. Aplikacyjka nazywa się MilkSync (https://www.rememberthemilk.com/services/milksync/outlook/ ) i działa w tle systemu operacyjnego. Niestety dostępna jest tylko dla użytkowników pakietu PRO (koszt 39,99$ rocznie). Mój 15-dniowy okres próbny już wygasł, więc wybacz, że ograniczę się wyłącznie do opisu (niestety nie widzę sensu wydawania tych pieniędzy tylko dla kilku zrzutów ekranu). Co do podstawowych założeń, to są dość proste. Co jakiś czas (możesz go określić w ustawieniach), dane są przepisywane między Outlook i RTM. Kierunek synchronizacji możesz określasz sam. Tutaj pojawiają się problemy. Po pierwsze synchronizacja działa wolno i siłą rzeczy nie jest online. Sieje też niemałe zamieszanie, bo synchronizowane są wszystkie zadania i kategorie z Outlook. Co do zasady takie podejście jest OK, ale nie wyobrażam sobie pracy z zadaniami zarówno w Outlook jak i RTM. Taka aplikacja ma zastępować Outlook i wypełniać jego braki. Sama synchronizacja tego nie rozwiązuje. Pozostaje jeszcze kwestia konfliktów, ale to najmniejszy z problemów. Przyznaję zatem punkt za samą próbę podejścia do tego tematu, ale za styl i wykonanie ocenę wystawiam mierną. Zdecydowanie preferuję rozwiązania zastosowane w Wunderlist, czy Todoist, gdzie zadania do bazy tych aplikacji mogę dodać bezpośrednio z okna Outlooka.
Podsumowanie
Remember The Milk nie odstaje znacząco od innych produktów tego typu. Mamy fajny interfejs oraz spore możliwości. W przypadku wyrównanej konkurencji liczą się jednak szczegóły i to właśnie nimi RTM przegrał w moim prywatnym wyścigu. Słaba współpraca z Outlook jest dobrym przykładem, ale jeśli jej nie potrzebujesz, to z czystym sercem polecam Ci to rozwiązanie. Najlepiej oczywiście przetestuj je samodzielnie.
W kolejnym artykule przedstawię zwycięzcę mojego wyścigu task manager’ów. <fanfary on> Jest nim Todoist <fanfary off>. Poświęcę mu zapewne więcej niż jeden wpis. Zaczniemy od opisu podstawowych opcji, a skończymy na bardziej rozbudowanych scenariuszach i automatyzacji pracy. Tradycyjnie zapraszam do komentowania artykułu. Pozdrawiam i do następnego razu!