Wunderlist. Nie samym Outlookiem człowiek żyje…

W pierwszym artykule poświęconym zarządzaniu zadaniami opisywałem w jaki sposób wykorzystywałem Outlooka do zapisywania i śledzenia różnego rodzaju zadań. System się sprawdzał, ale od dłuższego czasu chodził mi po głowie pomysł wypróbowania innego narzędzia. Mój związek z Microsoft Outlook był i jest dość mocny i stabilny. W konsekwencji ociągałem się z decyzją wypróbowania innego narzędzia. Jak to zwykle bywa wszystko zmienił przypadkowy mail. Nadawcą był Microsoft, a sama wiadomość reklamowała nową funkcję mobilnej wersji Outlooka- integrację z Wunderlist. Integracja polegała na wyświetlaniu zadań z Wunderlist na widoku mobilnego kalendarza. Hmm… brzmiało to na tyle ciekawie i intrygująco, że postanowiłem zrobić ten długo odkładany krok. Nie znając jeszcze dokładnej specyfikacji Wunderlist, liczyłem na:

• Lepszą obsługa z poziomu telefonu. To funkcja, która najbardziej kuleje przy wykorzystaniu samego Outlooka
• Większe możliwości dostosowywania. Tutaj liczyłem na możliwość kategoryzowania, tworzenia struktury zadań (projekt/zadanie/podzadania), tagowania, itp.
• Uniezależnienie się od Outlooka z jednoczesną integracja z tą aplikacją. Brzmi nielogicznie, ale zakładałem, że z jednej strony moje zadania nie będą już przechowywane i obsługiwane przez klienta pocztowego, ale z drugiej strony fajnie jakby były w nim widoczne.

Pierwsze spotkanie

O instalacji nie będę się rozpisywał. Jest tak banalna, że na pewno sobie poradzisz. Muszę przyznać, że najdłużej zajęło mi zaakceptowanie samej nazwy aplikacji. Wunderlist brzmi nieciekawie, ale to pewnie moje skrzywienie- nie przepadam za językiem Goethego J Od razu miłym zaskoczeniem była szeroka gama platform, na których można ją zainstalować. Oprócz oczywistego interfejsu www, do dyspozycji mamy chyba każdą znaną platformę.

Sprawdź zresztą sam na https://www.wunderlist.com/download/

Oprócz samej aplikacji, dostępne są także wtyczki do przeglądarek (Chrome, Firefox i Safari). Na wspomnianej stronie nie ma (przynajmniej w dniu pisania tego artykułu) łącza do bardzo przyjemnego dodatku do desktopowej wersji Microsoft Outlook. Aplikacja udostępniana jest w formie apki (nowy model aplikacyjny Microsoft), którą znajdziesz w oficjalnym sklepie Microsoft. Z tego co widzę, ma słabe oceny. Większość z nich wynika z problemów jakie mają użytkownicy próbujący zainstalować ją w środowisku korporacyjnym z wewnętrznym serwerem Exchange. W moim przypadku dodatek pracuje na kilku komputerach (Outlook 2013/2016 + Office Web Apps) i nie sprawia żadnych problemów. W razie kłopotów z instalacją, czy konfiguracją, zalecam zajrzeć o dość rozbudowanej bazie wiedzy producenta. Wspomniana wcześniej integracja mobilnego Outlooka z Wunderlist, jest dostępna w opcjach klienta pocztowego (zrób update, jeśli jej nie widzisz):

Praca z Wunderlist

Do tej części nie będziesz potrzebował mojej pomocy. Aplikacja jest na tyle prosta i intuicyjna, że spokojnie można podejść do niej z marszu. Co najważniejsze, niezależnie gdzie ją uruchomisz (desktop, przeglądarka, telefon) będzie wyglądała i zachowywała się tak samo. Opiszę tutaj tylko te funkcjonalności, które wyjątkowo mi się spodobały, te których mi zabrakło oraz te które odróżniają Wunderlist na tle konkurencji.

O pierwszej rzeczy już napisałem. Chodzi o interfejs. Moim zdaniem jest bardziej niż OK. Bardzo prosty i responsywny. No i ten potworek z balonikiem J…

Tła oczywiście można zmieniać. Co prawda pełną listę dostępnych grafik dostajemy dopiero po wykupieniu wersji premium, ale te darmowe w zupełności wystarczają. Powyżej widać zrzuty ekranu z desktopowej i mobilnej wersji aplikacji (do tego w różnych wersjach językowych)

Oczywiście, cała zabawa rozpoczyna się od przygotowania odpowiedniej listy projektów (tutaj po prostu list). Jedyne co mogę zasugerować w tym miejscu, to zdrowy rozsądek. To normalne, że na początku będziesz tworzyć zbyt dużą ilość list/projektów. Robiłem tak samo, ale z czasem okazywało się, że do większości z nich nie zaglądałem, lub pozostawały puste. Postaraj się ograniczyć ich ilość do maksymalnie 10 (nie licząc standardowej listy INBOX). To powinno wystarczyć. W przypadku Wunderlist warto zwrócić uwagę na kilka rzeczy:

• Smart List / Listy inteligentne . To nic innego jak predefiniowane widoki. Ich wyświetlanie możemy kontrolować w ustawieniach konta.

  

• Foldery. Pozwalają grupować powiązane ze sobą listy. Inni producenci wykorzystują podobny koncept pozwalając tworzyć podzadania(tu potrzebujesz wersji Premium). To rozwiązanie ma tą przewagę, że folder sam w sobie nie jest zadaniem/listą/projektem. Nie musisz go zamykać, kontrolować i raportować. Minusem jest jednak to, że folderów nie można (przynajmniej w tej wersji) zagnieżdżać. Drobnostka, ale taka możliwość byłaby przydatna.
• Gwiazdki. Najważniejsze zadania, duże kamienie, jak zwał, tak zwał.

  
  

  Każdego dnia powinniśmy zaplanować 1 max 3 kluczowe zadania, które mają najwyższy priorytet. Gwiazdka w Wunderlist właśnie to robi. W połączeniu z inteligentną listą, pozwala dokładnie śledzić te zadania. Bardzo prosty i jednocześnie skuteczny pomysł. Zdecydowanie wolę takie uproszczone podejście, od dłuższej listy priorytetów, którą można spotkać w innych aplikacjach.

• Tagi i etykiety. Każde z zadań możesz opatrzyć dowolnym hasztagiem. Kliknięcie na takowy, automatycznie filtruje zadania pokazując wszystkie podobnie oznaczone. Dodatkowo, Wuderlist rozpoznaje nazwy list i terminów w mailach. Wystarczy dopisać przed odpowiednim słowem kluczowym „* ” (gwiazdkę). Więcej informacji znajdziesz tutaj: https://support.wunderlist.com/customer/en/portal/articles/59709-mail-to-wunderlist .

Outlook i poczta

Ta część będzie słodko-gorzka. Tak jak pisałem na początku, zadania z Wunderlist mogą być wyświetlane w kalendarzu mobilnej wersji Microsoft Outlook. W przypadku desktopowego Outlooka można wykorzystać automatycznie tworzony przez aplikację feed:

Opcja ciekawa, ale wielkiego praktycznego znaczenia w niej nie znalazłem. Mamy też wspomnianą wcześniej apkę. Po jej instalacji na wstążce naszego klienta pocztowego pojawiają się dwa dodatkowe przyciski:

Pierwszy z nich wyświetla widoczny powyżej formularz. Możesz przy jego użyciu ustawić przypomnienia oraz wrzucić zadanie do razu do odpowiedniej listy. Drugi przycisk, Quick Add, po prostu dodaje wskazanego maila do skrzynki odbiorczej w Wuderlist. Pod nagłówkiem wiadomości widać wtedy odpowiednie potwierdzenie:

Obie funkcje działają dobrze i wystarczająco szybko. Nie mam uwag. Jedyna rzecz, której mi brakuje to wyświetlanie samej listy zadań bezpośrednio w Outlooku. Pewnie to kwestia mojego przyzwyczajenia. Lata spędzone na przeglądaniu wbudowanej listy zadań zrobiły swoje. No cóż szkoda…

Dla kontrastu wspomnę o funkcji, która działa w Wunderlist fantastycznie. Chodzi o przekierowywanie poczty bezpośrednio do skrzynki odbiorczej w aplikacji. Jeśli odbieram ważnego maila na telefonie, to takie przekierowanie pozwala uniknąć niewygodnego i długiego wpisywania zadania. Po prostu klikam Forward / Prześlij dalej w aplikacji pocztowej, wybieram adres me@wunderlist.com i sprawa załatwiona. Rozwiązania innych producentów, o których będę pisał w następnych artykułach, wykorzystują na ogół przypisane do konkretnych list zadań adresy email. Siłą rzeczy są wtedy długie i skomplikowane. Wunderlist zamiast po adresie odbiorcy, rozpoznaje zadania po adresie nadawcy. We właściwościach konta możesz zdefiniować swoje adresy email i przypisać je do odpowiednich list. Genialnie proste. Ja rozwiązałem to w ten sposób, że maile wysyłane z prywatnego konta na Outlook.com trafiają po przekierowaniu do listy Osobiste, a te przekierowane przeze mnie z konta firmowego, do listy Praca. Gdybyś szukał tej opcji, to znajdziesz ją tylko w webowym interfejsie (https://www.wunderlist.com/account/mailtowunderlist).

Co daje wersja premium?

Mi w zupełności wystarczała wersja darmowa, ale jeśli potrzebujesz:

• Nieograniczonej przestrzeni na pliki
• Braku ograniczeń w przydzielaniu zadań do innych osób
• Nieograniczonej liczby podzadań
• Wszystkich dostępnych tematów graficznych

oraz jesteś gotów zapłacić 49,99 Euro za rok korzystania z aplikacji, to z czystym sercem polecam ten zakup. Nie ukrywam, że cena wydawała mi się dość wysoka. Wygląda na to, że Wunderlist zdecydowanie celuje w zastosowania korporacyjne (zadania zespołowe, przydzielanie zadań innym, komentowanie, itp.), ale dzięki temu udostępniają najlepszy moim zdaniem zestaw funkcji w darmowej wersji swojego software’u. Jeśli więc dopiero szukasz i testujesz aplikacje tego typu to zdecydowanie polecam Wuderlist.

Podsumowanie

Generalnie to bardzo fajna aplikacja. Korzystałem z niej kilka miesięcy i pewnie zostałbym przy niej dłużej, gdybym nie znalazł lepszej dla mnie propozycji (cierpliwości, dojdziemy o tego). Wuderlist ma wszystko czego potrzeba i co mają podobne do niej aplikacje(projekty, przypomnienia, notatki, podzadania, hasztagi, wyszukiwanie). Do tego posiada świetną obsługę poczty przychodzącej. Od czasu do czasu brakowało mi jakiejś funkcji premium, ale jej cena lekko odstrasza. Dla 90% osób spokojnie wystarczy wersja darmowa i to chyba największa zaleta.

W następnym artykule zajmiemy się aplikacją Nozbe. Bardzo ciekawą propozycją dla wszystkich, którzy nie są za bardzo przywiązani do Outlooka.

Pozdrawiam i do następnego razu!