Outlook i zadania- “The key is not to prioritize your schedule, but to schedule your priorities”

Tym razem postanowiłem zacząć od cytatu ze Stephena Coveya („Kluczowym nie jest ustalanie priorytetów dla zadań w kalendarzu, a zaplanowanie swoich priorytetów w kalendarzu” ). Innym jego autorstwa, który zapadł mi głęboko w pamięć jest: „Jeśli nie ustalasz priorytetów dla swoich zadań, ktoś inny zrobi to za Ciebie”. Tak naprawdę w tych dwóch sentencjach zaszyte jest całe przesłanie, z którym chciałbym Cię zostawić po lekturze tego artykułu. Rozpoczynam nim krótką serię prezentującą moją (niedokończoną jeszcze) drogę do znalezienia optymalnego przepisu na efektywność.

Inspiracje

Na początku muszę zacząć od bardzo ważnego wyjaśnienia. Tak jak zaznaczyłem w pierwszym, powitalnym wpisie na tym blogu, chciałbym się tutaj skupić przede wszystkim na wykorzystaniu technologii i narzędzi w codziennej pracy. Pamiętaj tylko, że nie są one najważniejsze w całym tym procesie. Najlepsze nawet narzędzie do zarządzania zadaniami nie wykona ich za Ciebie. Wiem, że to banał, ale zrozumienie, zaakceptowanie i wdrożenie tego w życie, nie było dla mnie rzeczą prostą. Jak zacząć biegać jeśli nie mogę zdecydować, czy lepsze będzie do tego Endomondo, czy Nike + Running? Jak mam realizować zadania, jeśli ani Outlook, Wunderlist, Nozbe czy inny Todoist nie spełnia wszystkich moich wymogów? Jeśli jesteś podobny do mnie, i do każdego nowego wyzwania szukasz najpierw odpowiedniego narzędzia, to nie czytaj całego tego artykułu! Najpierw zarezerwuj sobie czas na przejrzenie i odsłuchanie kilka źródeł, które stanowiły dla mnie inspirację. Oto kilka z nich:

Blog https://marcinkwiecinski.pl/

Marcina Kwiecińskiego poznałem na jednej z konferencji dla Partnerów Microsoft. Było to na tyle dawno, że nie potrafię teraz określić dokładnej daty. Pamiętam wystąpienie energicznego człowieka, pokazującego w jaki sposób efektywnie wykorzystywać swój czas. W ręku trzymał książkę Davida AllenaGetting Things Done” (absolutnie wymagana pozycja dla wszystkich zgłębiających temat produktywności), a na projektorze pokazywał, jak do zarządzania zadaniami wykorzystać Microsoft OneNote. To po tej konferencji zacząłem w sposób usystematyzowany zapisywać i śledzić swoje zadania.

Blog http://mariuszchrapko.com/ i podcast „Menadżer Plus

Jestem wielkim fanem podcastów i audiobooków. Na podcast Mariusza Chrapko trafiłem stosunkowo niedawno, ale od razu wiedziałem, że to jest to. Świetny poziom techniczny i merytoryczny. Jeśli mogę polecić jeden szczególny odcinek, to jest to „5 nawyków, które zwiększyły moją produktywność„. Jeśli dopiero zaczynasz swoją walkę z wyznaczaniem celów i zarządzaniem zadaniami, koniecznie posłuchaj tego nagrania. Pozwoli Ci uniknąć wielu błędów i frustracji oraz dobrze wprowadzi Cię w ten temat.

Dobrych źródeł wiedzy na temat produktywności znajdziesz wiele. Na mojej liście jest jeszcze blog https://sliwinski.com/ oraz podcasty Pata Flynna , Michała Szafrańskiego, czy Marka Jankowskiego i Pawła Tkaczyka. Co prawda te ostatnie poświęcone są innej tematyce (marketing, przedsiębiorczość, finanse, itp.), ale znajdziesz na nich także sporo wartościowych informacji dotyczących produktywności.

Co z tym Outlookiem i zadaniami?

Wróćmy do zadań i Microsoft Outlook. W moim przypadku bardzo długo korzystałem z wbudowanej w aplikację listy To-Do. Zapewne jak większość użytkowników Outlook, moim głównej źródłem zadań do wykonania były, są i pewnie długo jeszcze będą maile. Co prawda nie jestem reprezentatywnym przykładem większości, bo nie pracuję na etacie w korpo i charakter moich zadań jest trochę inny (dużo komunikacji z różnymi Klientami, sporo zadań związanych z umowami supportowymi, które wymagają szybkiej reakcji, itp.), ale na tym poziomie możemy przyjąć, że nie ma to większego znaczenia. Zanim przejdę do meritum, warto jeszcze wspomnieć, co jest dla mnie kluczowe przy wyborze optymalnego systemu zarządzania zadaniami:

  • Możliwość prostego przetworzenia maila w zadanie
  • Łatwość zamykania zadań i oznaczania ich jako wykonane
  • Możliwość przypisywania priorytetów
  • Dostęp do zadań bezpośrednio z klienta pocztowego
  • Integracja z telefonem (w moim przypadku iPhone). Możliwość przeglądania, dopisywania i zamykania zadań bezpośrednio na urządzeniu mobilnym
  • Ładny i przejrzysty interfejs (tak już mam od urodzenia)
  • Cena. Odpowiednio niska, a najlepiej równa zero.

Czas na część praktyczną. Zdaję sobie sprawę, że nie będzie odkrywcza, ale nie o to chodzi. Jeszcze raz przypomnę, że w tej całej zabawie chodzi o konsekwencję i wypracowanie pewnych odruchów. To one poprawią Twoją produktywność, a nie kolor kategorii, którą wybierzesz w Outlook dla ważnych zadań. Po raz kolejny nawiążę to wspomnianego już na wstępie odcinka podcastu Mariusza Chrapko. Przedstawił on w nim pięć kluczowych nawyków, które pomagają w podniesieniu efektywności. Podpisuję się pod nimi obiema rękami- wypracowałem je już dawno i wiem jakie efekty przynoszą. Te nawyki to:

  • Gromadzenie zadań
  • Przetwarzanie ich
  • Planowanie
  • Realizacja
  • Przegląd

Do tych nawyków będziemy wracać w tym i kolejnych artykułach. Teraz zobaczmy jak zapisywać zadania w Microsoft Outlook. Mój pomysł jest bardzo prosty. Po pierwsze, włącz panel zadań. Opcję znajdziesz na zakładce View / Widok:

Ja korzystam z angielskiej wersji Microsoft Outlook 2016. Jeśli posiadasz starszą (2013 lub 2010), to widok może być troszeczkę inny, ale znajdziesz go bez problemu. Muszę przyznać, że przez kilka ładnych lat, nie wyłączałem go w ogóle. Przyzwyczaiłem się do widoku zadań, do tego stopnia, że nie wyobrażam sobie już skrzynki pocztowej bez panelu zadań. Ma to jedną zasadniczą zaletę. Nie pozwala zapomnieć o zadaniach, a te które są przeterminowane i zaczynają być wyświetlane na czerwono, po prostu kłują w oczy i nie pozwalają o sobie zapomnieć – i tak ma być!

Jeśli Twój panel jest pusty, to dopisz do niego zadania. Na pewno jakieś masz. Możesz to zrobić ręcznie.

Drugim sposobem jest zaznaczenie maila lub innego obiektu (terminu w kalendarzu, kontaktu) jako zadania. Wystarczy kliknąć w małą flagę:

Jeśli korzystasz z webowej wersji klienta (czyli Outlook Web App) możesz to zrobić w analogiczny sposób. To bardzo prosta i szybka metoda. Idealnie pozwala wypracować pierwszy z wymienionych wcześniej nawyków, czyli gromadzenie zadań. W moim przypadku, jako zadania zaznaczam nawet maile, które wymagają krótkiej odpowiedzi i poświęcenia dosłownie kilkunastu sekund na ich zamknięcie. Dlaczego to robię? Podczas cotygodniowego przeglądu zadań (kolejny z nawyków) mogę lepiej przeanalizować na co poświęcam swój czas.

Co dalej?

Sama „płaska” lista zadań nie jest zbyt wygodna do śledzenia. Ja swoją dzielę według dwóch kryteriów. Jednym jest czas, a w zasadzie termin wykonania. Pamiętaj, że Outlook domyślnie zaznacza każde zadanie z terminem wykonania przypadającym na  dany dzień. To nie jest najszczęśliwsze rozwiązanie, ale wielkich problemów to nie sprawia. Termin można określić np. tak:

Po przypisaniu terminów lista wygląda trochę lepiej:

Zwróć uwagę na mniej wysycony kolor dla dalszych terminów realizacji (innych niż dziś). Czerwoną czcionką są zaś zaznaczone zadania przeterminowane.

Protip:

Zadania między poszczególnymi kategoriami możesz szybko przenosić metodą drag and drop

Protip. Outlook i zadania. Drag and Drop

Kolejną rzeczą są przypomnienia. Idealne, gdy musisz wykonać jakieś zadanie w dokładnie określonym czasie. Jeśli swoją skrzynkę masz synchronizowaną z telefonem, to takie przypomnienie pojawi się także tam (może wymagać konfiguracji na poziomie systemu mobilnego, ale nie powinno to być skomplikowane). Samo przypomnienie konfiguruje się w bardzo prosty sposób. Możesz to zrobić z menu zadania (opcja Add Reminder / Dodaj przypomnienie):

Kategorie

Ostatnim elementem w moim systemie zarządzania zadaniami, są kategorie. Tutaj musiałem mocno negocjować z Outlookiem. Niestety kategorie są definiowane globalnie dla całej skrzynki pocztowej i wszystkich jej elementów (kalendarza, poczty, zadań,…). Może kiedyś pojawi się możliwość definiowania kategorii per folder (np. oddzielne kategorie dla zadań), ale na razie musimy sobie radzić inaczej. Ja postanowiłem podzielić swoje zadania według trzystopniowej skali priorytetów (po prostu LOW, MEDIUM i HIGH), przypisując każdemu wpisowi odpowiedni kolor (skala świateł drogowych):

Protip:

Nazwij swoje kategorie zadań tak, aby znajdowały się na liście obok siebie.

Dzięki przypisaniu kategorii od razu widać, które zadania są ważniejsze i powinny być zrealizowane w pierwszej kolejności.

A jak to wygląda na moim telefonie? Widok zadań oraz przypomnienie, które konfigurowałem przed chwilą:


Oraz aplikacja pocztowa:

Na co dzień korzystam z Microsoft Outlook także na telefonie. Sprawdza się znakomicie i jak widać bez problemu pokazuje maile zaznaczone jako zadania. To darmowa aplikacja dostępna na wszystkie platformy (iOS, Android i Windows Phone) – polecam.

Integracja z OneNote

Ostatnią rzeczą, o której chciałem dzisiaj napisać jest integracja listy zadań z Microsoft OneNote. OneNote to jedno z moich ulubionych narzędzi. Poświęcę mu jeszcze niejeden artykuł, ale na razie chciałem Ci tylko pokazać jeden mały trik. Najlepiej pokazać ją na przykładzie spotkań, w których często uczestniczę. Najczęściej wygląda to tak, że wraz Klientem dyskutujemy na jakiś temat i praktycznie zawsze wynika z tej dyskusji jakieś zadanie do wykonania. Ponieważ staram się wykorzystywać OneNote do zapisywania roboczych notatek jak tylko wyznaczane jest jakieś zadanie, po prostu oznaczam je odpowiednim tagiem:

To wszystko! Trwa to dokładnie sekundę, a mam pewność, że nie wypadnie mi to z głowy. To jedna z moich ulubionych funkcji. Jak dotąd, żadne ze znanych mi narzędzi, plannerów czy task managerów nie udostępnia takiej opcji. A szkoda….

Nie ma róży bez kolców

System oparty o Microsoft Outlook sprawdzi się idealnie jeśli będziesz świadomy jego ograniczeń. Jest ich kilka. Po pierwsze, kategorie zadań nie są widoczne nigdzie poza Outlookiem. Wbudowany w iOS klient przypomnień i zadań pozwala definiować priorytety, ale nie znalazłem sposobu na mapowanie ich z kategoriami. Kolejną rzeczą jest sztywne przypisanie listy zadań do konkretnej skrzynki pocztowej. To dość oczywiste, ale jeżeli tak jak ja, masz podłączonych kilka skrzynek pocztowych, to szybko zauważysz w czym problem. Ja najczęściej przeciągam wiadomość z innej skrzynki do mojej głównej i dopiero tam mogę ją wypromować do zadania. Ostatnia rzecz jaka przychodzi mi do głowy to niezbyt stabilne zachowanie Outlooka przy uruchomieniu na nowym komputerze. Jeśli korzystasz z kilku komputerów, to czasami zmiany wprowadzone na jednym (np. zamknięcie zadania), nie są odzwierciedlane na drugim. Ot taka przypadłość. Wszystkie te problemy nie są poważne, ale warto byś o nich pamiętał.

Podsumowanie

Opisany tutaj system zarządzania zadaniami sprawdzał się dla mnie bardzo długo. W zasadzie mógłbym dalej z niego korzystać bez większych problemów. Jednak wrodzona ciekawość i perfekcjonizm zmusiły mnie do poszukiwań lepszych rozwiązań. O moich odkryciach będę pisał w następnych artykułach. Na razie chciałem jeszcze raz podkreślić, że kluczową rzeczą jest wyrobienie w sobie nawyku zapisywania zadań. Postaraj się na początek skupić tylko na tym wyzwaniu. Przeglądy, taktyki realizacji i przetwarzania zadań wypracujesz z czasem. Na razie skup się na tym co masz pod ręką, czyli na Outlooku i swoim telefonie. Gwarantuję, że po krótkim treningu zaczniesz zauważać efekty. Przestaniesz zapominać o zadaniach oraz odkładać je w nieskończoność. Zobaczysz też ile satysfakcji przynosi widok pustej listy zadań na koniec dnia.

W następnym artykule zaprezentuję pierwszą z dedykowanych aplikacji do zarządzania zadaniami: Wunderlist. W kolejnych zajmiemy się innymi, które miałem okazję testować. Opiszę co mi się w nich podoba, a co nie (tych drugich jest mniej).

Tymczasem dziękuję za Twój czas. Jeśli masz jakiekolwiek pytania, to skorzystaj z komentarzy pod artykułem. Będę odpowiadał na wszystkie. Pozdrawiam i do następnego razu!

guest

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.

0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments