Na drodze ku Inbox Zero

      Brak komentarzy do Na drodze ku Inbox Zero

Protip. Microsoft OutlookO idei “Inbox Zero” napisano i powiedziano już wiele. Od zawsze wydawała mi niedoścignionym wzorem. Jawiła się jako czarny pas w tajemnej sztuce zarządzania pocztą elektroniczną. Byłem przekonany, że tylko prawdziwi mailowi ninja stosują ją na co dzień. Okazała się jednak łatwiejsza do doścignięcia, niż myślałem. Chociaż, że nie jestem jej wiernym i ślepym wyznawcą, to od dłuższego czasu udaje mi się z dobrym skutkiem zarządzać swoją pocztą. Wystarczyło stosowanie kilka prostych trików. W tym krótkim wpisie chciałem Ci  je pokazać. Ze smutkiem zauważam, że dużo osób, z którymi się spotykam, pozwala, aby to maile zarządzały ich czasem. Zawsze online, bez przerwy sprawdzając swoją skrzynkę i reagując na każde powiadomienie w telefonie. Jeśli taka sytuacja nie wydaje Ci się zła, lub dziwna, to zdecydowanie przeczytaj kolejne akapity.

Jak wprowadzać zmiany?

Niezależnie, czy będą to nowe nawyki w zakresie zarządzania pocztą, czy jakiejkolwiek innej dziedzinie życia, postaraj się na początek wybrać tylko jedną zmianę. Skup się na niej i konsekwentnie stosuj ją przez min. 2-3 tygodnie. Dopiero potem wprowadzaj kolejne.

Bardzo często podejmujemy różne postanowienia. Wstawać wcześniej i spać dłużej, lepiej jeść i schudnąć, ćwiczyć, więcej czytać,…wymieniać można w nieskończoność . Jednym z powodów, dla których rzadziej, niż częściej udaje nam się przy nich trzymać, jest fakt, że jesteśmy zbytnimi optymistami. Staramy się zrobić zbyt wiele nowych rzeczy na raz. Szybko nas przytłaczają i przy pierwszym kryzysie pękamy, wracając do starych przyzwyczajeń. Poczta elektroniczna to narzędzie, z którego korzystamy codziennie. Nawet jeśli nie jesteś świadom swoich nawyków z nią związanych, to na pewno takie masz. Gwarantuję. Pytanie, czy wszystkie pozytywnie wpływają na Twoją produktywność?

Cztery zasady, które pozwolą Ci zapanować nad pocztą elektroniczną

Czas na konkrety. Poniżej znajdziesz trzy proste zasady, które pozwolą Ci efektywniej pracować z pocztą elektroniczną. Gwarantuję, że wprowadzając je, zauważysz duże zmiany, a Twoja produktywność wzrośnie. Jeśli będzie inaczej- napisz. W ramach rekompensaty za stracony czas zaproszę Cię na kawę. Jak widzisz, nie możesz przegrać w tym układzie :).

Zasada 1. Wyłącz powiadomienia

Nic nie rozprasza Twojej uwagi skuteczniej niż powiadomienia. Dotyczy to nie tylko poczty, ale i serwisów społecznościowych. Decyduj świadomie, kiedy chcesz przejrzeć pocztę. Nie pozwól decydować o tym innym. Zobaczysz jak wiele czasu zyskasz, stosując tylko tę jedną prostą zasadę. Po pierwsze, wyłącz powiadomienia na swoim telefonie. Niezależnie od modelu i systemu operacyjnego, powinno dać się to zrobić w prosty i szybki sposób. Na moim telefonie zostawiłem właściwie tylko powiadomienia dotyczące SMS. Po drugie, zrób to samo ze swoim podstawowym klientem poczty. W Microsoft Outlook powiadomienia wyłączamy w opcjach:

Ta jedna prosta rzecz powinna pomóc Ci uniknąć jednego z większych wrogów produktywności, czyli multitaskingu. Mówiąc po ludzku, chcemy uniknąć skakania po zadaniach i rozpoczynania kolejnego przed zakończeniem poprzedniego. Z badań wynika, że tylko 2% populacji potrafi realizować większą ilość zadań jednocześnie, a multitasking potrafi zmniejszyć produktywność zespołu o 40%! (polecam ten artykuł).

Zasad 2. Sprawdzaj pocztę regularnie, ale nie cały czas.

Ta zasada wiąże się z poprzednią. Wyłączenie powiadomień ma nas uchronić przed rozpraszaniem uwagi. Kolejna rzecz, to skupienie się na ważnych dla Ciebie zadaniach. Oczywiście zdarza się, że takim zadaniem może być mail. Nie ma w tym nic złego, pod warunkiem, że zaplanujesz sobie na to czas. Bardzo wiele osób traktuje maila jak komunikator. To głupie. Jeśli ktoś chce się z Tobą szybko skontaktować, to niech użyje telefonu. Przeznacz stałe pory dnia na sprawdzenie swojej skrzynki odbiorczej i przetwarzanie maili. Potraktuj to jako normalne zadanie. Pozostały czas przeznacz na inne zadania. Świat naprawdę nie ulegnie zagładzie, jeśli nie odpowiesz na maila w ciągu 15 minut. Im dłużej stosuję tę zasadę, tym większej nabieram pewności, że 99% maili może spokojnie poczekać 24 godziny na reakcję.

Przy wprowadzaniu tej zasady kluczową sprawą jest wyznaczenie sobie konkretnych przedziałów czasowych na sprawdzenie poczty. Jestem zdania, że dwa na dzień powinny wystarczyć. Jeśli Twoje uzależnienie od poczty jest silne, zacznij od większej ilości, ale za każdym razem jak otwierasz Outlook’a, albo sięgniesz po telefon, niech będzie to Twoja przemyślana decyzja, a nie bezwiedny odruch. Jeśli lubisz drastyczne rozwiązania, to polecam lekturę książki “The 4-Hour Workweek” Tima Ferrissa. Znajdziesz w niej dokładny przepis na wdrożenie tej zasady, łącznie z szablonami automatycznych odpowiedzi wysyłanych do nadawców mail. Jego podejście wydaje mi się zbyt radykalne, ale może z czasem przekonam się i do niego.

Zasada 3. Przetwarzaj pocztę

Ta zasada na pierwszy rzut oka wydaje się oczywista, ale diabeł tkwi w szczegółach. Przetwarzanie poczty nie oznacza tylko jej przeczytania. Przy każdej wiadomości podejmij decyzję, co z nią zrobić. Jeśli nie jest Ci potrzebna, to ją skasuj. Jeśli może się przydać, to ją zarchiwizuj lub umieść w dedykowanym folderze. W Microsoft Outlook znajdziesz odpowiednią opcję w menu podręcznym.

Na część maili zapewne odpowiesz. Warto w tym miejscu wspomnieć o regule dwóch minut znanej z metodyki GTD (Getting Things Done). Jeśli możesz zrobić coś od razu i nie zajmie Ci to więcej niż dwie minuty, to zrób to i zapomnij. Odpisywanie na dłuższe i ważniejsze wiadomości zaplanuj. Ja korzystam w tym celu z Todoista, który pozwala na przesyłanie wiadomości bezpośrednio do wybranego projektu lub wystawienia zadania z Microsoft Outlook bezpośrednio do Microsoft To Do.

Kluczowym trikiem przy stosowaniu tej reguły jest “Batch processing“. To nic innego jak zbieranie podobnych zadań w grupy i przetwarzanie ich razem. To zdecydowanie bardziej efektywny sposób niż przetwarzanie ich niezależnie. Dotyczy to każdego typu zadań, nie tylko związanych z pocztą.

Osobiście wyłączyłem także wszystkie reguły pocztowe, które przetwarzały pocztę automatycznie (np. oznaczały jako przeczytaną, czy przesuwały do folderów). Staram się robić to ręcznie. Nie upieram się, że każdy powinien tak zrobić, ale akurat dla mnie okazało się przydatne.

Z czasem wprowadziłem w życie proste i skuteczne procedury pracy z pocztą. Opisałem je w oddzielnym artykule.

Podsumowanie

W wielu książkach, poradnikach i blogach przeczytasz o zasadach zarządzania pocztą elektroniczną. Jak zwykle bywa, nie jest ważna ich znajomość, a wykonanie. Nie czekaj i zacznij już dzisiaj. Mam nadzieję, że ten wpis okaże się w tym przydatny. Pamiętaj tylko- jedna zasada na raz.

Zapraszam też do obejrzenia nagrania z webinara, na którym wraz z Łukaszem Zajączkowskim mówiliśmy właśnie o Inbox Zero.

Chętnie poczytam o Twoich sprawdzonych trikach zarządzania pocztą. Pochwal się nimi w komentarzach. Tymczasem pozdrawiam i do następnego razu!

guest

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.

0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments