Wracasz z urlopu i siadasz przed komputerem. Otwierasz klienta poczty i nagle przytłacza Cię niesamowita ilość nieprzeczytanych wiadomości. Brzmi znajomo? Czasem nie potrzeba nawet długiej nieobecności. Wystarczy większe spotkanie czy delegacja i wiesz, że maile znowu Cię przytłoczą. Nie bez przyczyny powakacyjny sezon na blogu postanowiłem rozpocząć od tematu poczty. Doskonale pamiętam jak długo walczyłem z tym zagadnieniem i jestem pewien, że nie jestem wyjątkiem.

W tym artykule chciałbym pokazać Ci zestaw narzędzi i technik, które pozwalają mi na co dzień zarządzać swoją skrzynką i efektywnie przetwarzać wiadomości. Mój zestaw składa się z Microsoft Outlook oraz Todoist. Z Outlook korzystam zarówno na swoim komputerze jak i telefonie. Nie będzie to reklama tych aplikacji. Jeśli korzystasz z innego klienta poczty, to powinieneś bez trudu móc zastosować te same techniki u siebie. Celem jest regularne osiąganie mitycznego Inbox Zero.

Archiwum

Jedną z pierwszych rzeczy jakich powinieneś się nauczyć jest wykorzystanie Archiwum. To nic innego jak dedykowany folder w Twojej skrzynce. Zarówno w Exchange (poczta firmowa), jak i Outlook.com (poczta prywatna) działa dokładnie tak samo.

Jak zacząć pracę z archiwum? W moim przypadku (i w zdecydowanej większości osób, które znam), do archiwum należało przenieść WSZYSTKIE wiadomości ze skrzynki odbiorczej. Często taki ruch nazywany jest po prostu Email Bankruptcy. Potrzebny jest po prostu nowy początek. Jak przenieść wiadomości do Archiwum? To proste. Wystarczy je po prostu przeciągnąć i upuścić w tym miejscu. Jeśli Inbox jest duży, to może to zająć dłuższą chwilę. Pojedynczą wiadomość możesz przenieść wciskając BACKSPACE lub ten przycisk na wstążce:

Jeszcze wygodniej działa to na wersji mobilnej Outlook. Na telefonie wystarczy przesunąć (swipe) palcem po wiadomości.

Moim zdaniem nie ma sensu próbować na tym etapie przeglądać wiadomości. Złap je wszystkie i wrzuć do Archiwum. Zobaczysz jak przyjemnym uczuciem jest oglądanie pustej skrzynki odbiorczej.

Foldery

Docelowo będziesz potrzebował także dodatkowych folderów, na ważne dla Ciebie wiadomości. W mojej skrzynce firmowej mam oddzielne katalogi dla najważniejszych Klientów/Projektów. W prywatnej skrzynce korzystam z kilku oczywistych folderów tematycznych (Bank, Zakupy, Faktury, Newsletters). W obu skrzynkach mam także folder, którego nazwałem VIP. Po co mi folder VIP? Przesuwam tam wszystkie bardzo ważne w danym okresie wiadomości (bilety lotnicze na najbliższy wyjazd, potwierdzenia rezerwacji, itp.). Lubię mieć po prostu takie dane pod ręką. Nie musisz się sugerować moją listą folderów. Stwórz swoją, tylko nie poświęcaj na to zbyt dużo czasu. Nie twórz zbyt dużej ilości katalogów. Im mniej tym lepiej. Wszystkie wiadomości mają z definicji trafić do archiwum. Tylko nieliczne do innych katalogów. Ma to być wyjątek od reguły. Najlepiej tworzyć ja na bieżąco i nie tracić zbyt dużo czasu na ich planowanie. Jeśli masz takie zapędy, to lepiej nie twórz ich w ogóle. Zostań przy samym archiwum.

Reguły

Ostatnia rzecz związana z przygotowaniami, to skasowanie reguł pocztowych. Może to brzmieć nielogicznie, bo przecież mogą robić za nas wiele rzeczy automatycznie. Sęk w tym, że zapanowanie nad pocztą wymagać będzie od Ciebie przetworzenia każdego maila samodzielnie.

Przetwarzanie

Gdy masz już pustą skrzynkę, przygotowane foldery i skasowane reguły, jesteś gotowy na najważniejszą część procesu- codzienne przetwarzanie wiadomości. Przetworzenie może oznaczać jedną z następujących akcji:

Skasowanie maili. Nie ma przebacz. Jeśli mail nie niesie żadnej wartościowej treści KASUJ go.
Archiwizacja. Opisałem to już wcześniej.
Natychmiastowa odpowiedź. Tutaj znakomicie sprawdza się reguła 2 minut znana z metodyki Getting Things Done. Jeśli możesz wykonać zadanie w ciągu 2 minut, to zrób je od razu. W przypadku maili bądź zwięzły i konkretny. Unikaj długich wiadomości. Nikt nie lubi ich czytać, a Ty nie masz czasu by je pisać.
Przenieś do folderu. Zrób to ręcznie. Wyłącz wszystkie automatyczne reguły.
Zaplanuj na później i od razu zarchiwizuj wiadomość (lub przenieś do innego folderu).

Jak zapewne zauważyłeś, każda z tych akcji kończy się uszczupleniem twojej skrzynki odbiorczej. Taki jest cel. Staraj się nie poświęcać dużo czasu na pojedynczą wiadomość. Nie czytaj maili dwa razy. Naucz się szybko podejmować decyzję co do ich losu.

Planowanie

Spora część wiadomości będzie wymagała większej atencji. Niektórych maili nie da się napisać od razu. Inne wymagają przemyślenia i większej ilości czasu na odpowiedź. Nie zaczynaj odpisywać na nie od razu. Skup się na prostym przetworzeniu wszystkich maili, a pisanie tych dłuższych zaplanuj. Jeśli śledzisz tego bloga, to wiesz, że jestem ogromnym fanem aplikacji Todoist. To narzędzie stanowi centralny punkt mojego systemu produktywności. Jeśli go jeszcze nie znasz, to zerknij na wcześniejsze artykuły (https://protipblog.pl/tag/todoist), a najlepiej zainstaluj Todoist od razu. Jeśli korzystasz już z innych narzędzi typu Nozbe, czy RTM, to obsługę przychodzącej poczty też tam znajdziesz. Lista zadań w Todoist przechowuje wszystkie moje zadania do wykonania. Ma to być i jest JEDNO miejsce, gdzie planuję swoją pracę. Mając zatem ważne maile do przetworzenia, najlepiej, gdyby znalazły się na tej właśnie liście. Jak to zrobić? Wystarczy we właściwościach projektu w Todoist ustawić adres email. Ja zrobiłem to tylko na jednym projekcie (INBOX), ale możesz to zrobić na dowolnej ilości projektów.

Każda wiadomość przesłana pod ten adres zostanie zamieniona na zadanie. Temat wiadomości stanie się tytułem zadania, a treść i załączniki trafią do notatki. Wystarczy zatem utworzyć odpowiedni wpis na liście kontaktów i gotowe.

Nawyki

Cała technologia i narzędzia nie mają większego sensu, jeśli nie będziesz trenował odpowiednich nawyków przy pracy z pocztą elektroniczną. To zdecydowanie najważniejsza część całego procesu i klucz do sukcesu zwanego Inbox zero. Polecam trzymać się kilku prostych zasad:

Wyłącz powiadomienia o przychodzącej poczcie WSZĘDZIE (telefon, komputer, tablet, smartwatch,). Nie pozwól innym decydować, kiedy masz czytać i przetwarzać maile.
Postaraj się wyznaczyć stałe pory dnia, kiedy sprawdzasz swoją skrzynkę. Moim zdaniem nie jest kluczową sprawą, ile razy będziesz to robił. Skup się na regularności i staraj się stopniowo wydłużać przerwy między kolejnymi sprawdzeniami.
Przetwarzaj maile od góry swojej skrzynki, nie od dołu. Jest duża szansa, że dużą ilość maili będziesz mógł po prostu skasować.
Nie poddawaj się. Będzie dobrze

Na koniec pozostaje mi życzyć Ci wytrwałości. Chętnie odpowiem na wszelkie pytania i poczytam o Twoich doświadczeniach. Proszę nie wysyłaj ich tylko mailem Wykorzystaj komentarze pod artykułem. Pozdrawiam i do następnego razu!