Jakie myśli pojawiają się w Twojej głowie, gdy słyszysz słowo Timesheet (grafik)? Jestem gotów się założyć, że nie są zbyt przyjemne. Jeśli jest inaczej, to pewnie nie musiałeś nigdy ich wypełniać lub znalazłeś sposób, aby proces śledzenia czasu pracy jakimś cudem uprzyjemnić. Sama konieczność zapisywania czasu spędzonego nad zadaniami może wynikać z zasad jakimi rządzi się Twoja firma (szef każe i już), albo zwyczajnej konieczności (wielu klientów, wiele zleceń, z każdym trzeba się na koniec miesiąca rozliczyć). Chciałbym Ci przedstawić narzędzie, które może cały ten proces w dużej mierze zautomatyzować. Timely, bo o nim mowa, może być ciekawą propozycją zarówno dla freelancerów, jak i pracowników etatowych, niezależnie od tego, czy ich obowiązkiem jest wypełnianie Timesheet’ów, czy ich weryfikacja.

O co tu chodzi?

Głównym przeznaczeniem Timely, jest automatyzacja rejestrowania aktywności, uproszczenie procesu zapisywania czasu pracy oraz raportowanie. Potrzeba jest stara jak świat, a pomysł na aplikację tego typu nie jest nowy. Jak zwykle liczy się jednak jego egzekucja. W tym przypadku jest naprawdę dobrze. Co mi się spodobało? Bardzo nowoczesny i responsywny interfejs. Prosta konfiguracja i świetnie dopracowane samouczki. To wszystko sprawia, że z Timely pracuje się bardzo przyjemnie. Cała podróż zaczyna się na stronie głównej. Wchodzimy po prostu na https://timelyapp.com/

Następnie wystarczy podać swój adres email i możemy zacząć darmowy okres testowy. Duży plus za brak konieczności podawania szczegółów swojej karty kredytowej. Testy rozpocząć może każdy. Zachęcam Cię do tego. Jeśli nie masz na to czasu czy ochoty, to przynajmniej przejrzyj ten artykuł.

Podstawy konfiguracji

Do rozpoczęcia pracy konieczne jest skonfigurowanie kilku prostych elementów systemu. Pierwszym z nich są projekty. Tworzone są po to, aby przypisywać do nich czas pracy. Dodatkowo Timely pozwala przypisywać do nich dane Klientów. Finalnie pozwala to analizować dane (czas pracy i koszty) według różnych kryteriów. Projekty można dzielić w razie potrzeby na mniejsze części (podprojekty). Na początek wystarczy jeden.

Każdy projekt ma nazwę, kolor, Klienta, etykiety. Dodatkowo można od razu powiązać z nim osoby ze swojego zespołu, a nawet zdefiniować budżet. Ten ostatni może być wyrażony czasem lub pieniędzmi. Skąd pieniądze? To dość proste. Każda osoba ma przypisaną stawkę godzinową. Może być różna w różnych projektach albo stała (zlecenia vs etat).

Drugim wymiarem układanki są sami użytkownicy. Do testów wystarczy Ci tylko jedno konto dla siebie, ale Timely pozwala na więcej. Możesz dodawać dowolną ilość osób. Ogranicza Cię tylko Twój budżet, ale o tym na koniec. Na pewno praca zespołowa to duży plus Timely.

Konfiguracja konta użytkownika jest bardzo prosta. Nazwa, email, uprawnienia, stawki i projekty. Nie powinno Cię nic zaskoczyć. Uprawnienia podobnie jak w daPulse, o którym pisałem ostatnio, są bardzo proste. Trzy poziomy. Administrator oraz zwykły użytkownik z dostępem tylko do swoich danych, albo wszystkich. Wszystko proste i przejrzyste. Mając zdefiniowany przynajmniej jeden projekt i użytkownika, można rozpocząć właściwe testy.

Śledzenie godzin

Główny problem z Timesheet’ami wynika z tego, że na koniec tygodnia/miesiąca musimy przypominać sobie co dokładnie robiliśmy danego dnia. Wiem, że wystarczy regularnie zapisywać te informacje na bieżąco i problem znika, ale patrząc realnie niewiele osób jest tak zdyscyplinowanych. Timely radzi sobie z tym problemem bardzo skutecznie. Cały mechanizm opiera się na tzw. Memories / wspomnieniach. To nic innego jak widok kalendarza, na którym zapisywane są wszystkie Twoje aktywności. Pięknie, ale skąd Timely je zna?

Automatyczne śledzenie aktywności

Po pierwsze, aplikacja może się integrować z kilkoma popularnymi systemami pracy grupowej i śledzenia zadań.

Na liście znalazłem Todoist’a i Office365, co w moim przypadku obejmuje 95% wartych do odnotowania czynności, które wykonuję na komputerze. Zamykasz zadanie, wysyłasz maila, robisz checkin kodu na Github – Timely zapisuje te zdarzenia za Ciebie.

W tym miejscu zastanawiasz się pewnie, czy lista aplikacji nie jest zbyt krótka? Jest, ale nie jest to problemem. Dodatkowo bowiem możesz zainstalować małą aplikację, która na bieżąco zapisuje czas jaki spędzasz w konkretnej aplikacji. Aplikacyjka jest mała i w zasadzie poza koniecznością zalogowania się do Timely nie wymaga żadnych dodatkowych akcji ze strony użytkownika. Startuje automatycznie razem z systemem operacyjnym i działa w tle.

Po pewnym czasie, wpisy na Twojej liście wspomnień w Timely zaczynają się pojawiać same. Wygląda to mniej więcej tak:

Na zrzucie widać dwie sesje z Todoist, i krótkie okresy czasu spędzone w Outlook i OneNote. W tle najwyraźniej odtwarzany był jakiś film na Youtube. Poranek jakich wiele. Oczywiście nie wszystkie aplikacje służą do pracy i nie każda minuta spędzona przed ekranem powinna trafić do grafiku. Jak go zatem wypełnić?

Wypełnianie Timesheet

Całość jest bardzo prosta. Wystarczy zaznaczenie na konkretnym dniu określonego okna czasowego. Następnie przypisujemy ten czas do projektu i tyle. Ponieważ na liście wspomnień dokładnie widać, co robiłeś w danym czasie, to bez trudu da się to zrobić.

Jeśli cały swój roboczy czas spędzasz przed komputerem, to właściwie wystarczy tylko kilka ruchów myszką i grafik gotowy. Zdarzają się jednak przypadki, gdy musimy udać się na spotkanie, czy po prostu popracować poza biurem i bez dostępu do swojego komputera.

W takich przypadkach po prostu dopisujemy zdarzenia ręcznie lub korzystamy z aplikacji mobilnej. Timely na telefonie pozwala nie tylko dopisywać zadania, ale udostępnia także prostą funkcję stopera. Kończymy zadanie, zatrzymujemy stoper, a Timely automatycznie wpisuje odpowiednią wartość do grafika. Proste.

Raporty

Na bieżąco możemy kontrolować swój czas pracy, a także grafiki innych osób. Wbudowane raporty są czytelne. Można je dodatkowo eksportować do Excel i PDF. Do dyspozycji mamy różne widoki.

Oprócz zestawień tabelarycznych i wykresów widocznych powyżej, dostępny jest także widok osi czasu. Idealnie nadaje się do śledzenia czasu pracy większej ilości osób.

Widok korzysta z kolorowania warunkowego, więc bez trudu można wyłapać wszelkiego rodzaju odchylenia od normy.

Koszty

Timely zostało stworzone z myślą o konkretnym zastosowaniu i swoje zadanie spełnia świetnie. Naprawdę nie widzę większych minusów, jeśli chodzi o ergonomię, jakość wykonania i sam pomysł. Niestety jakość kosztuje. W tym przypadku niemało. Liczby mówią same za siebie:

Obiektywnie patrząc jest drogo. Pytanie, czy Timely jest wart swojej ceny? Na to musisz odpowiedzieć sobie sam. Z mojej perspektywy, kluczowa rzecz to nielimitowana historia wspomnień, a ta dostępna jest dopiero w najdroższym planie.

Posumowanie

Timely to kolejna aplikacja, która ostatnimi czasy mocno zaskoczyła mnie na plus. Przemyślana i co najważniejsze dobrze wykonana. Jeśli Twój biznes bazuje na szczegółowych rozliczeniach czasu pracy (wewnętrznych lub/i z Klientami zewnętrznymi), to jest to rozwiązanie warte uwagi. Nie ma problemu z tym, aby je rekomendować. Na pewno minimalizuje niedogodności związane z wypełnianiem grafików i może zminimalizować opór użytkowników przed wykonywaniem tej czynności. Tradycyjnie zachęcam Cię do własnych testów i podzielenia się swoimi ewentualnymi spostrzeżeniami w komentarzach pod artykułem. Pozdrawiam i do następnego razu!