Masz problem z ogarnięciem realizowanych projektów? Twój zespół się rozrasta i coraz trudniej śledzić postępy prac i przydzielać zadania? Jeśli tak, to zapraszam do lektury krótkiej recenzji narzędzia, które powstało właśnie po to, by takie problemy rozwiązać. Tym narzędziem jest dapulse. Wpadł w moje ręce zupełnie przypadkiem i okazał się na tyle ciekawy, że postanowiłem poświęcić mu wpis na tym blogu. Zaczynajmy!

Rozpoczęcie pracy

Nie wiem jak Ty, ale ja unikam testowania aplikacji, których producent nie udostępnia wersji czasowych. Nie przepadam także za takimi, które pozwalają na darmowe użytkowanie przez krótki czas, ale od razu wymagają podania szczegółów karty kredytowej. W przypadku dapulse na szczęście jest inaczej. Producent pozwala uruchomić testową wersję bez żadnych zobowiązań. Po prostu wchodzimy na stronę https://dapulse.com/ i podajemy nasz firmowy adres email.

Po wpisaniu adresu i potwierdzeniu stworzenia konta, dostajemy wiadomość ze specjalnym kodem, który wpisujemy na kolejnym ekranie.

Kolejnym krokiem jest podanie swoich danych.

Oraz nazwy i przeznaczenia zespołu (ta informacja jest opcjonalna).

Ostatni krok, to zdefiniowanie adresu url swojego zespołu / przestrzeni roboczej. To bardzo wygodne rozwiązanie. Na pewno pomaga w łatwiejszym zapamiętaniu lokalizacji naszych danych.

Aplikacja od razu sugeruje zaproszenie do zespołu Twoich współpracowników. Nie trzeba tego robić od razu. Wrócimy do tematu za chwilę.

Interfejs

To jedno z moich „zboczeń” zawodowych. Zawsze zwracam uwagę na jakość interfejsu. Czasami jest on jedynym wartym odnotowania elementem aplikacji (patrz Microsoft ToDo). Musi być dobry i kropka. W przypadku dapulse nie jest dobry. Jest ŚWIETNY! Od początkowych samouczków, poprzez czytelne gridy, na subtelnych animacjach kończąc. Wszystko działa szybko, jest bardzo przejrzyste i po prostu estetyczne. Muszę przyznać, że to jedna z lepiej wykonanych aplikacji jakie widziałem, a widziałem wiele. Sam wygląd to jednak nie wszystko. Czas przyjrzeć się działaniu i funkcjom dapulse.

Działanie

Po pierwsze, bardzo polecam zajrzeć na kanał aplikacji na YouTube. W krótkich filmach dowiesz się jak szybko zacząć z nią pracę. Nawet bez nich poradzisz sobie bez większych problemów, ale warto poświęcić kilka minut, aby zrozumieć jaki cel przyświecał twórcom tej aplikacji.

Kluczowym elementem dapulse są Tablice / Boards. Spokojnie można je porównać do projektów, czyli logicznie powiązanych ze sobą zadań / tematów. Boards mogą być umieszczane w folderach, a same dzielą się na grupy / groups, w których umieszczamy zadania (tutaj zwane po prostu Pulse).

Tablice dzielą się na trzy typy:

1. Boards. Podstawowe tablice. Są dostępne dla wszystkich członków zespołu.
2. Searchable Boards. To tablice, które są widoczne dla zewnętrznych użytkowników. Świetna funkcja, która pozwala pokazać np. Klientowi status projektu, który dla niego realizujesz.
3. Private Boards. Tablice dostępne tylko dla Ciebie i ewentualnie wskazanych przez Ciebie użytkowników. Fajny odpowiednik wszystkich taks menadżerów.

Tworzenie tablic i grup

Samo tworzenie tablic jest dziecinnie proste. Popatrz

Zwróć uwagę na dostępne szablony. To szybki sposób na zrealizowanie jednego z trzech bardzo popularnych scenariuszy (zadania zespołowe, śledzenie projektów oraz śledzenie wydatków). Zawsze możesz zacząć od pustego. Jego dostosowanie do kształtu innych szablonów nie powinno zająć więcej niż minutę.

Tablice są podzielone na grupy. Możesz je definiować w dowolny sposób. Jednym z popularnych sposobów jest tworzenie grup na kolejne tygodnie lub inne okresy zależnie od charakteru Twojej organizacji. W jednej rozpisujesz zadania na dany okres, w innych trzymamy listę planowanych działań. Jeśli pracujesz w zwinnej (Agile) metodyce to wiesz, o czym mówię.

Zwróć uwagę jak doskonale rozwiązano akcję zmiany kolejności grup (automatycznie zwijanie). Samo dodawanie zadań do grup jest tak banalne, że opis tej części postanowiłem pominąć. Nie zamierzam Cię zanudzać oczywistościami.

Dostosowywanie tablic i projektów

Moją ulubioną funkcją dapulse jest możliwość dostosowywania tablic i zadań. Tutaj także postawiono na łatwość obsługi i przejrzysty interfejs. Funkcji nie ma zbyt dużo, ale to wyłącznie zaleta. Możliwości, które daje aplikacja są bardzo dobrze przemyślane, a efekt zadziwiająco dobry.

Dodawanie kolumn

Zacznijmy od dodawania kolumn. Każdy projekt jest inny, więc możliwość zdefiniowania własnych metadanych to kluczowa sprawa. Kolumny definiujemy dla całej tablicy niezależnie jak dużo grup do niej dodasz. Wystarczy jedno kliknięcie i wybór odpowiedniego typu danych.

Status

To kolumna wyświetlająca kolorowe statusy zadań. Możesz je definiować w dowolny sposób. Każdy ze statusów ma swój kolor oraz opis. Dzięki nim, przeglądanie tablic staje się bardzo proste i intuicyjne.

W tym typie kolumn możesz także dodawać notatki. Notatka może być całkiem rozbudowana. Jest tutaj miejsce na załączniki, checklisty i formatowanie tekstu. Całość jest bardzo prosta.

Text

Kolumna tekstowa przechowuje dowolny ciąg znaków. Dodatkowo możesz go wzbogacić o kolorowe ikony.

Person

Pole pozwalające wskazywać konkretną osobę. Musi być to osoba dodana wcześniej do zespołu. Należy w tym miejscu pamiętać, że w przypadku udostępnionych tablic, dla zewnętrznych użytkowników (np. Twoich Klientów) także wymagane jest opłacenie licencji.

Numbers

Kolumna, w której przechowasz dowolną wartość liczbową. Kolumna jest dość sprytna, bo pozwala w prosty sposób dodać symbole jednostek oraz wybrać odpowiednią funkcję agregującą. Można ją więc użyć zarówno do śledzenia kosztów jak i np. czasów trwania, czy dowolnej innej metryki.

Date

Pole daty przechowuje pojedynczą datę z kalendarza. Możesz ją wykorzystać do definiowania informacji typu dzień startu zadania, czy planowane zakończenie. Tutaj także mamy kilka niespodzianek. Jedną z nich jest możliwość synchronizacji pola z zewnętrznymi kalendarzami (np. Google, czy Outlook).

Timeline

Na koniec moje ulubione pole. Timeline to nic innego jak zakres dat. Pytanie, czy nie wystarczyłyby dwie kolumny daty (rozpoczęcie + zakończenie), aby osiągnąć taki sam efekt? Generalnie tak, ale nie o to chodzi w tej kolumnie. Obraz wart tysiąca słów, więc proponuję w tym miejscu obejrzenie krótkiego demo:

Bardzo przyjemne, prawda?

Zarządzanie zespołem

Dapulse został stworzony do pracy w zespole i śledzenia zadań realizowanych przez różne osoby. Przyjrzyjmy się teraz, jak się sprawdza w takich właśnie warunkach.

Na początek należałoby zaprosić nowe osoby do zespołu.

Całość jest prosta i intuicyjna. Poziomy dostępu są dwa: administratorzy oraz zwykli członkowie. W zupełności to wystarcza. Po zdefiniowaniu zespołu, czas na przypisywanie zadań. Możesz do tego wykorzystać kolumnę typu Person.

Jeśli Twój zespół jest duży, przydatną rzeczą może się okazać opcja definiowania subskrypcji dla tablicy. Ta funkcja pozwala kontrolować, kto otrzymuje powiadomienia dotyczące aktywności.

Przy dużej ilości zadań, osób i tablic, niezastąpioną rzeczą staje się wbudowana wyszukiwarka. Jest szybka i sprytna. Każda zdefiniowana przez Ciebie kolumna, od razu dodawana jest do dynamicznej listy filtrów. Podobnie jest z osobami. Możesz szybko przefiltrować zadania przypisane do Ciebie lub dowolnej innej osoby. Całość robi naprawdę dobre wrażenie.

Tuż obok okna wyszukiwarki znajduje się mały i niepozorny przycisk. Kryje w sobie bardzo ważną funkcję- logi aktywności. Pozwalają one dokładnie prześledzić wszystkie działania użytkowników. Niezastąpione przy pracy w zespole.

W sekcji Board Log znajdziesz ślad po wszystkich aktywnościach typu stworzenie, skasowanie czy aktualizacja danych. W sekcji Boards Updates prezentowane są tylko aktualizacje statusów zadań oraz ewentualnych komentarzy. Do tego dedykowana skrzynka odbiorcza (Inbox), w której lądują wszystkie aktualizacje tablic, które subskrybujesz.

Na koniec warto wspomnieć jeszcze o możliwości wysyłania alertów mailowych oraz publikacji zadań przez email. To już standard w rozwiązaniach tego typu. Nie zapomniano o nich także w dapulse.

Podsumowanie

Dapulse to naprawdę ciekawy produkt. Moim zdaniem idealny dla małych i średnich organizacji pracujących w zwinnych metodykach i nie korzystających ze skomplikowanych i sformalizowanych procedur. Świetny i dopracowany interfejs sprawia, że codzienna praca z narzędziem to czysta przyjemność. Niestety nie ma jeszcze polskiej wersji językowej, ale jeśli to dla Ciebie nie jest przeszkodą to zdecydowanie polecam przetestowanie tego rozwiązania. Pewną alternatywą dla niego jest Microsoft Planner, o którym pisałem jakiś czas temu. Jeśli chcesz poznać inne, to koniecznie zapisz się na newsletter. Już wkrótce na blogu pojawią się recenzje innych niemniej ciekawych rozwiązań. Tymczasem pozdrawiam i do następnego razu!