Dość dawno nie pisałem recenzji aplikacji. Powodów było kilka. Po pierwsze, skupiłem się na tworzeniu kursu SharePoint. Po drugie, nie znalazłem po prostu niczego wartego opisania. I pewnie ten stan trwałby długo, gdyby nie zbieg okoliczności. Przynajmniej ja odbieram to jako przypadek. Dla specjalistów od marketingu to pewnie precyzyjnie przygotowana kampania. Zacznijmy jednak od początku.

O skutecznej reklamie

Kilka miesięcy temu opublikowałem artykuł poświęcony Dapulse. To świetne narzędzie z niesamowicie przemyślanym i funkcjonalnym interfejsem. Z czystym sercem mogę je polecić (uwaga, bo ostatnio zmieniło nazwę na monday). Od czasu gdy zacząłem się nim interesować, dość często zacząłem zauważać ich reklamy w mediach społecznościowych. No cóż, remarketing. Pewnego dnia moją uwagę przykuła jednak reklama, która na pierwszy rzut oka wyglądała jak reklama Monday/Dapulse. Zarządzanie zadaniami, kolorowy interfejs, podobne hasła. Jednak nazwa była inna, no i ta obietnica „Free forever„. Nie mogłem się oprzeć i nie przetestować ClickUp. Dzisiejszy artykuł jest krótką relacją z tych testów.

Początki

Strona startowa witryny ClickUp jest w miarę standardowa. Nie ma się czego przyczepić i za bardzo o czym pisać. Polecam przyjrzeć się na początek cennikowi. To tutaj kryje się jedna z większych zalet ClickUp.

Obok wersji darmowej, mamy bardzo konkurencyjnie wycenioną wersję płatną. Zaczynamy oczywiście od darmowej wersji. Dostaniesz w niej wszystkie najważniejsze funkcje. Na pewno będzie to wystarczające nie tylko do testów, ale i do produkcyjnego wykorzystania w niejednym zespole. Samo założenie konta jest banalnie proste. Podajesz swój email, potwierdzasz tożsamość jednorazowym kodem i gotowe. Duży plus za prostotę. Faktycznie można zacząć pracę w kilka sekund.

Pierwsze wrażenia

Jeśli miałeś wcześniej styczność z jakimkolwiek systemem do zarządzania zadaniami, to w ClickUp odnajdziesz się bez problemów. Interfejs jest świetny. Stawiam go na podobnym poziomie co Dapulse. Inaczej mówiąc, jeden z lepszych jakie widziałem. Jeśli jakimś cudem zgubisz się i nie będziesz wiedział co zrobić, wbudowany system podpowiedzi szybko pomoże Ci się odnaleźć.

Wszystko jest przejrzyste i jasno podzielone. Aplikacja korzysta z popularnego (nie bez przyczyny) układu strony.

Podstawy działania

Po pierwszych zachwytach nad formą i niepochamowanym klikaniu w każdy z dostępnych przycisków, przychodzi w końcu czas na utworzenie pierwszego zadania. I tu pojawiają się pierwsze ciekawe funkcje. Wybitnie widać, że to narzędzie tworzone było z myślą o zespołach. Nie jest to typowy task manager do zastosowań indywidualnych. Oczywiście możesz go tak skonfigurować, ale nie tu leży jego siła. Pierwszym specyficznym obiektem dla ClickUp są tzw. spaces / przestrzenie.

Przestrzenie pozwalają grupować projekty (listy zadań) oraz kontrolują ich zachowanie. Możesz w nich konfigurować:

• Dostęp. Listy zadań mogą być widoczne dla całego zespołu lub wybranych jego członków.
• Statusy zadań. To bardzo ciekawa funkcja. Nie spotkałem jej dotąd w innych narzędziach. ClickUp pozwala Ci wybrać w jaki sposób opisywane będą statusy zadań. Oprócz prostego Open or Closed / Otwarte lub zamknięte możesz włączyć własne. Każdy z nich oprócz nazwy ma swój kod kolorystyczny. Mało tego, dostępne są nawet szablony statusów charakterystyczne dla kilku podstawowych scenariuszy i metodyk (Srum, Kanban, Marketing, zarządzanie treścią, itp.). Naprawdę fajna opcja.
• Dodatkowe aplikacje. Sam możesz kontrolować dodatkowe funkcje dostępne w zadaniach. Z tego co zauważyłem, w tej części dość często i konsekwentnie pojawiają się dodatkowe ustawienia. Moją uwagę przykuło ustawienie pozwalające na raportowanie czasu pracy nad zadaniem. Od razu uprzedzam, że nie jest to tak rozbudowana funkcja jak w Timely, ale wygląda obiecująco.

Projekty

Po utworzeniu przestrzeni, czas na projekty. To termin bardzo ogólny i stosowany w wielu narzędziach tego typu. Tutaj stosowany głównie do grupowania tzw. list zadań. Samo utworzenie projektu jest banalnie proste.

W zasadzie wystarczy nazwa. Zwróć uwagę, że wraz z projektem możesz utworzyć listy zadań. Do tego dostępna jest funkcja zapisywania własnych szablonów.

Przyznam, że chwilę zajęło mi rozszyfrowanie zależności pomiędzy najważniejszymi obiektami w ClickUp. Drzewo hierarchii jest następujące: Przestrzeń > Projekt > Lista > Zadanie > Podzadanie. Porównując to do mojego ukochanego Todoista, to co nazywam tam projektem, w ClickUp jest listą. Wszystkie obiekty powyżej listy zostały stworzone z myślą o obsłużeniu dużych organizacji i licznych zespołów. Ani to wada, ani zaleta. Po prostu cecha tego narzędzia. Na pewno sprawia, że dobrze się ono skaluje. Wspominam o tym dlatego, że w zdecydowanej większości narzędzi tego typu, najważniejszym obiektem jest projekt. Tutaj nie jest to takie oczywiste i zależy od Twojej roli.

Listy i zadania

Czas na to, co Tygryski lubią najbardziej. Zadania i grupujące je listy. Piękny interfejs nie przyda się do niczego, jeśli nie będzie funkcjonalny. Na szczęście forma i funkcjonalność idą w ClickUp w parze. Tak jak wspominałem wcześniej, zadania nie są dodawane do projektu bezpośrednio. Trzeba je umieścić w liście. Lista to nic innego jak kontekst, czy prosty sposób grupowania. Pozwala na lepsze i efektywniejsze zarządzanie nawet ogromną ilością zadań zespołu (pamiętaj, że nie muszą być tylko Twoje). Same zadania tworzyć można na kilka sposobów. Nie wiem czy do najszczęśliwsze rozwiązanie, ale rozumiem ideę twórców. Jeśli zależy Ci na czasie to zadanie wystarczy dopisać bezpośrednio w liście. Wystarczy podać najważniejsze dane (nazwę, datę wykonania, priorytet, osobę odpowiedzialną i ewentualne etykiety).

Ogromy plus za pełną obsługę podzadań (zwróć uwagę na mały przełącznik między wyszukiwarką, a listą statusów.

Zadania można też dodawać korzystając z zawsze widocznego w prawym górnym rogu ekranu przycisku + New Task / Dodaj zadanie.

Pozwala on na zdefiniowanie wszystkich atrybutów zadania. Dodatkowe elementy, które tu znajdziesz to opis (w pełni formatowany), załączniki oraz możliwość dodania osób obserwujących (taka osoba nie modyfikuje zadania, ale dodaje powiadomienia o zmianach jego statusu).

Edycja i zamykanie zadań

Dwukrotne kliknięcie na zadaniu otwiera jego właściwości. Tutaj oprócz opisywanych wcześniej funkcji, znajdziesz kolejną silną stronę aplikacji – komentarze i śledzenie zmian.

Stan samego zadania zmieniasz jednym przyciskiem [1]. Zamknięcie zadania, to także jeden ruch palcem [2]. Dodatkowe funkcje takie jak raportowanie czasu pracy [3], czy dodawanie osób obserwujących [4], znajdziesz w drugiej części okna. Pod oknem pokazującym wypowiedzi osób i historię zmian, możesz dodawać własne komentarze [5]. W końcu zarządzać możesz także załącznikami [6].

Listy, tablice i kontenery

W różnych narzędziach spotykałem różne sposoby prezentacji listy zadań. Najczęściej jest to lista (np. Todoist), tablica kanban (np. Trello), czy kontenery (np. Microsoft Planner). Każda z tych form ma swoich zagorzałych wyznawców. W ClickUp nie musisz wybierać. Aplikacja pozwala przełączać się pomiędzy tymi trybami dynamicznie. Koniec dyskusji wewnątrz zespołu nad wyższością jednego sposobu nad innym. Każdy może wybrać swój. Genialny pomysł! Sam popatrz:

Podsumowanie i werdykt

Zdaję sobie sprawę, że ledwo prześlizgnąłem się tym artykułem po funkcjach ClickUp. Moim zdaniem zdecydowanie warto ją śledzić. Tak jak w przypadku Dapulse, gdzie sporą przeszkodą były koszty, tak tutaj tego problemu nie ma. Oczywiście można się zastanawiać, czy tak agresywna polityka cenowa ma sens. Czy to nie jest taktyka polegająca na zdobyciu maksymalnie dużej bazy użytkowników i na tyle dużego rozgłosu, aby łatwiej było sprzedać całą firmę jednej z dużych korporacji. To przecież dość często spotykana sytuacja wśród startup’ów z Doliny Krzemowej. Z drugiej strony, czy jest sens się nad tym zastanawiać, skoro dostajemy dobry produkt w dobrej cenie? Moim zdaniem nie.

Osobiście podobają się funkcje i ich implementacja, świetny interfejs mobilny, wbudowane mechanizmy importu (w chwili pisania artykułu ClickUp pozwala na import z Trello i Asany, a Todoist jest anonsowany jako „coming soon”), duże możliwości integracyjne (jest API z pełną dokumentacją) i bardzo częste aktualizacje. Największe obawy rodzi krótka historia tego narzędzia i siłą rzeczy słaba jeszcze pozycja na rynku. Ta wymaga czasu i rzeszy wiernych użytkowników. Czy Ty nim zostaniesz? Przekonaj się sam, a wrażeniami podziel się w komentarzach. Chętnie poczytam, co Ci się spodobało, a co nie. Tymczasem pozdrawiam i do następnego razu!