Jeśli spodziewasz się opowieści o orkach, trollach i Hobbitach, to muszę Cię rozczarować. Temat tego artykułu jest zupełnie niezwiązany z bezkresnymi równinami Śródziemia. Jeśli śledzisz tego bloga, to wiesz doskonale, że jest on poświęcony szerokorozumianej produktywności. Tym razem nie będzie inaczej. Chciałbym Ci bowiem przedstawić aplikację Microsoft Teams.

Kolejna aplikacja?

Ilość aplikacji w portfolio Microsoft stale rośnie. To jednocześnie wada i zaleta. Plusem na pewno jest to, że w tak szerokim zbiorze aplikacji łatwiej znaleźć potrzebne w danej chwili rozwiązanie. Minusem, jest to, że w przy prostszych (i powszechniejszych) scenariuszach trudniej jest wybrać optymalne narzędzie. Najlepszym przykładem jest zadanie. Znajdziesz je w Outlook, SharePoint, ale mamy jeszcze Plannera, Project, Visual Studio i pewnie kilka innych, których teraz nie pamiętam. Jak walczyć z tą klęską urodzaju? Najwyraźniej poprzez stworzenie kolejnej aplikacji

Czym jest Microsoft Teams

Idea stojąca za tą aplikacją, wydaje się jasna. Zebrać i zintegrować w jednym miejscu różne systemy, repozytoria i aplikacje nie tylko z logo Microsoft. Wszystko po to, aby z jednego miejsca obsłużyć dowolny sposób komunikacji i pracy grupowej. Mail, dokument, notatka, zadanie, raport, konferencja, czat- to tylko kilka części składowych wirtualnego zespołu. Jeśli masz jakieś doświadczenia ze Slack’iem, to Microsoft Teams ma cel, aby ją zdetronizować.

Jak rozpocząc pracę Microsoft Teams?

Czas na konkrety. Skąd wziąć Microsoft Teams? Sama aplikacja może być zakupiona w ramach różnych subskrypcji Office365. Tak jak wspominałem wcześniej, cały sens jej działania polega na integracji różnych narzędzi. Dlatego Office365 jest jedynym słusznym środowiskiem dla Teams. Więcej informacji marketingowych oraz krótki film wprowadzający w temat znajdziesz tutaj. Jeśli nie posiadasz jeszcze choćby testowego konta na Office365 zachęcam do utworzenia takowego. Microsoft Teams dostaniesz w pakiecie. Procedurę uruchomienia takiego środowiska opisywałem w ramach kursu Microsoft SharePoint. Zajrzyj tam, aby znaleźć więcej informacji. Całość jest zadziwiająco prosta.

Mam już Teams. Co dalej?

Rozpoczęcie pracy z Teams jest naprawdę proste. Duży plus dla Microsoft, za prosty i przejrzysty kreator. Lata doświadczeń przy tworzeniu „wizardów” nie poszły na marne 🙂 Wystarczy wybrać z listy aplikacji odpowiednią pozycję i skonfigurować pierwszy zespół.

Wystarczy nazwa i lista osób, która mają mieć do niego dostęp. Zespół może być publiczny (widoczny dla wszystkich w organizacji) lub prywatny (dostępny tylko dla wskazanych osób).

Mam już zespół. Jak z niego korzystać?

Przede wszystkim eksperymentuj. Trudno tutaj coś popsuć, a sama aplikacja ma prosty interfejs. Proponowałby zacząć od ściągnięcie desktopowego klienta oraz instalacji dedykowanej aplikacji mobilnej. Wersję na Android i iOS znajdziesz w odpowiednich sklepach. Niezależnie od klienta (web, desktop, mobile) interfejs jest w miarę podobny. Pamiętaj tylko, że nie wszystkie funkcje muszą być dostępne szczególnie w wersji na telefon. Kolejne zrzuty będą pochodzić z wersji www.

Przegląd funkcji Microsoft Teams

Na pewno nie uda mi się opisać dokładnie wszystkich modułów Microsoft Teams. Przyjemność odkrywania pozostawię Tobie. Skupię się tylko na najważniejszych moim zdaniem elementach.

Nowe zespoły

Najważniejszą częścią aplikacji są zespoły. Dla każdego z nich tworzona jest odpowiednia witryna, skrzynka mailowa oraz kilka innych elementów (o tym za chwilę). Sam zespół utworzysz praktycznie jednym kliknięciem myszy.

Każdy zespół ma prostą stronę z ustawieniami, gdzie skonfigurujesz np. uprawnienia.

Dodawanie nowych osób jest równie proste. Dla każdej z osób możesz przypisać rolę właściciela lub członka.

Kowersacje i kanały

Główną funkcją aplikacji jest możliwość prowadzenia konwersacji. Nie różni się ona znacząco od innych tego typu rozwiązań. Każdy z zespołów może być podzielony na tzw. kanały.

Pozwalają one dzielić rozmowy tematycznie. W oknie konwersacji znajdziesz też kilka ciekawych smaczków. Po pierwsze, do możesz dodawać boty. Ich lista jest całkiem spora i ciągle rośnie.

Po drugie, ciekawie rozwiązano temat załączników. Może łatwo dodawać je bezpośrednio do Teams, a także wykorzystać OneDrive.

Wiki

Unikalną rzeczą dla Teams jest tzw. Wiki. To prosty notatnik z ustaloną strukturą. Mamy tematy, tytuły i samą zawartość wpisu. Co ciekawe, każdy z nich może być skomentowany przy użyciu wbudowanego mechanizmu konwersacji.

Pliki

Żaden z zespołu nie obejdzie się bez repozytorium plików. Teams w tym celu wykorzystuje dedykowaną witrynę SharePoint. Oczywiście pliki są dostępne bezpośrednio przez aplikację Teams, ale możesz otworzyć je także w natywnym widoku SharePoint. Dzięki temu można korzystać ze wszystkich funkcji tej platformy (wersjonowanie, synchronizacja, metadane, itp.).

Nie jesteś jednak ograniczony tylko do SharePoint. Do Teams podłączysz także Dropbox’a, czy Google Drive.

Konferencje

Teams potrafi także obsługiwać rozmowy głosowe, wideo i wieloosobowe konferencje. Te ostatnie możesz wywołać ad hoc, zapraszając cały zespół na spotkanie. Drugą opcją jest wygenerowanie specjalnego zaproszenia. Działa to analogicznie do rozwiązania znanego już ze Skype For Business.

Na dzień pisania tego artykułu, do obsługi konferencji wymagane jest użycie pełnej, desktopowej wersji klienta Teams. Microsoft zapowiedział już jednak, że wkrótce wszystkie te funkcje będą dostępne także w wersji webowej (dzięki technologii webRTC)

Konektory

Kolejna fajna funkcja Teams to jego otwartość. Do każdego kanału zespołu możesz podłączyć tzw. konektor. Pozwala on wyświetlać komunikaty z zewnętrznych aplikacji. Lista wbudowanych konektorów jest duża i stale rośnie.

Zakładki

Podobną funkcją są zakładki. Tutaj nie tyle przechwytujesz komunikaty, co wyświetlasz po prostu część innej aplikacji. Raport z PowerBI, tablica z Trello, kanał YouTube? Nie ma problemu.

Zakładki i konektory, to najszybciej zmieniające się funkcje Teams. Warto obserwować komunikaty o kolejnych aktualizacjach aplikacji i sprawdzać, co nowego w niej się pojawiło.

Moja ocena

Ostatnimi czasy dużo sił inwestuję w optymalizację poczty elektronicznej. Pisałem już na ramach tego bloga na temat idei inbox zero. W Microsoft Teams upatruję narzędzia, które skutecznie może wyeliminować komunikację mailową wewnątrz zespołu. Podzielona tematycznie, dająca się łatwo przeszukiwać historia rozmów, daje takie możliwości. Do tego integracja z innymi narzędziami i mamy przepis na sukces. Jedyne czego potrzeba, to konsekwentne unikanie pisania maili. Podoba mi się tempo w jakim aplikacja się zmieniaj. Ciągle jest wiele braków i nie brakuje irytujących błędów, ale jestem w stanie wyobrazić sobie oparcie o Teams całej komunikacji w organizacji.

Podsumowanie

Wszystko wskazuje na to, że Microsoft Teams zagoszczą na dłużej w ekosystemie Microsoft. Najprawdopodobniej już w przyszłym roku zastąpią Skype For Business jako podstawowego klienta konferencyjnego. Tempo rozwoju tej aplikacji pozwala sądzić, że nie będzie to ostatni krok i najprawomocniej Teams staną się podstawowym narzędziem każdego użytkownika Office365. Choćby z tego powodu warto się nimi zainteresować. A ty co sądzisz o Microsoft Teams? Podziel się swoimi doświadczeniami i ewentualnymi pytaniami w komentarzach. Tymczasem pozdrawiam i do następnego razu!