Kurs Microsoft SharePoint. Podstawy pracy z bibliotekami dokumentów

W poprzednim odcinku, prezentowałem w jaki sposób utworzyć standardowe listy. Pozwalają one na zapisanie i zarządzanie dowolnym zestawem danych, które w innych warunkach zapisać można w arkuszu Excel, czy bazie danych. Drugim, równie popularnym scenariuszem wykorzystania platformy SharePoint, jest przechowywanie na nim plików.

Dlaczego w SharePoint warto przechowywać pliki?

Odpowiedź na to pytanie jest złożona. Można ją zacząć od stwierdzenia, że nie każdy rodzaj plików i nie każdy scenariusz ich wykorzystania jest idealny dla SharePoint. Jeśli masz duże archiwa dużych plików, do których zaglądasz rzadko, nie przenoś ich od razu do SharePoint. Być może lepszym rozwiązaniem będą tańsze i większe pamięci masowe, dyski sieciowe, itp. Natomiast każdy rodzaj pliku, który wymaga wkładu większej ilości osób, często się zmienia i ma być szybko i łatwo dostępny będzie idealnym kandydatem do umieszczenia na tej platformie. Dodatkowe funkcje takie jak wersjonowanie, własne metadane, uprawnienia, workflow można wymieniać długo. W tym odcinku nie starczy czasu na zaprezentowanie ich wszystkich. Skupię się na razie na samym procesie tworzenia bibliotek i dodawania do nich plików. Zapraszam do obejrzenia filmu prezentującego ten temat:

Podsumowanie

Przy pracy z bibliotekami dokumentów warto pamiętać o kilku rzeczach:

  1. Podobnie jak z listami, uważaj na nazwę, którą nadajesz podczas tworzenia biblioteki. Lepiej, aby była krótka i nie zawierała znaków, które później będą musiały być kodowane w adresie URL.
  2. Pliki możesz dodawać na wiele sposobów. Wybierz odpowiedni dla danego scenariusza.
  3. Klient OneDrive oraz opcja synchronizacji witryn i bibliotek SharePoint pozwoli Ci na pracę z plikami nawet jeśli  nie masz dostępu do swojego portalu (np. w trakcie podróży).
  4. Biblioteki to specjalny typ listy. Zdecydowana większość funkcji, które są dostępne w listach, możesz zmieniać w ten sam sposób także i tutaj.
  5. Pliki można także tworzyć bezpośrednio w SharePoint przy użyciu Office Online Server. Więcej informacji o tym produkcie znajdziesz tutaj.
  6. Jeśli nie możesz dodać pliku do biblioteki, sprawdź czy:
    • Nie jest pusty
    • Nie zawiera w nazwie niedozwolonych znaków \, /, :, *, ?, “, <, >, | , # , %
    • Nie jest przypadkiem zablokowany, czy uznany za niebezpieczny (tutaj szczegóły)

W kolejnym odcinku wrócimy do list. Pokażę Ci jak zbudować własną niestandardową listę. Poznasz mechanizm kolumn oraz różnych ich typów. Tymczasem pozdrawiam i do następnego razu!

Dodaj komentarz

avatar
1000

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.