Na łamach tego bloga piszę głównie o taktykach, sposobach i narzędziach wspomagających produktywność. Na ten temat można patrzeć z wielu perspektyw. Każdy z nas na pewno ma szereg zadań i celów czysto osobistych. Często uczestniczymy również w projektach realizowanych w naszych firmach, czy miejscach pracy. Bywamy osobami odpowiedzialnymi za takie projekty, a także wykonawcami zadań zleconych przez kogoś innego. Zależnie od kontekstu warto zastanowić się nad odpowiednim narzędziem do zarządzania takimi zadaniami. W dużych projektach będzie to pewnie Microsoft Project, czy nawet Project Server. W mniejszych, codziennych zadaniach lepiej sprawdzają się narzędzia typu Todoist, czy Nozbe. Dzisiejszy artykuł będzie poświęcony narzędziu, które można umieścić pomiędzy tymi dwoma kategoriami. Jest bowiem przeznaczone do wspomagania działań małych zespołów.

Jak zacząć pracę z Microsoft Planner?

Microsoft Planner, bo o nim mowa, to stosunkowo nowe rozwiązanie. Jeśli miałeś wcześniej styczność z aplikacjami typu Trello i innymi bazującymi na metodyce Kanban, to nie będziesz miał problemów z odnalezieniem się i tutaj. Zacznijmy jednak od początku. Microsoft Planner jest dostarczany jako jedna z aplikacji Microsoft Office365. Jest dostępny praktycznie w każdej z popularnych Subskrypcji. Ich aktualną listę znajdziesz na tej stronie. Jeśli posiadasz już taką subskrypcję, to w zasadzanie wszystko jest już gotowe. Jeśli jej nie masz, to zachęcam to wypróbowania całego pakietu. Sam Microsoft Planner jest już moim zdaniem wystarczającym powodem, aby to zrobić. Wersja trial jest w pełni funkcjonalna i darmowa. Na jej wykorzystanie masz dokładnie 30 dni. Całość możesz uruchomić klikając na ten link. Po skonfigurowaniu subskrypcji (proces jest banalnie prosty) i wejściu na stronę portalu Office365, kliknij po prostu na ten kafelek.

Interfejs

Cały interfejs jest prosty i przejrzysty. To na pewno spory plus.

Projekty zwane są tutaj planami. Każdy z nich może być publiczny (widoczny dla wszystkich użytkowników w sekcji All Plans), lub prywatny (widoczny tylko dla członków zespołu). Dodatkowo, każdy z planów możesz dodawać do listy ulubionych. Będzie wtedy wyświetlany na górze strony w sekcji Favorite Plans i dodatkowo opatrzony prostym graficznym zestawieniem prezentującym ilość zadań z podziałem na kategorie (opóźnione, zakończone, w trakcie realizacji i niezaplanowane). Pozwala to szybko i skutecznie zorientować się w statusie poszczególnych projektów. Ostatni warty uwagi element to widok My tasks, ale jego przeznaczenia chyba tłumaczyć nie muszę.

Tworzenie planu

Microsoft Planner jest przeznaczone dla małych zespołów i niewielkich przedsięwzięć. Ma wspomagać projekty, które często powstają ad hoc, a ich powodzenie zależy od sprawnej komunikacji wewnątrz zespołu. Nie powinno zatem dziwić, że tworzenie planu jest dziecinnie proste. Wystarczy wciśnięcie jednego klawisza i uzupełnienie prostego formularza.

Minimum formalności. Wystarczy nazwa, adres email (o tym później), opis i ewentualne upublicznienie planu. To wszystko.

Wiadra

Zadania w planie dodajemy do wiader/kontenerów/kategorii. Wszystkie polskie tłumaczenia wydają mi się dziwne, więc pozwól, że zostanę przy oryginalnej nazwie- bucket. Idea jest prosta i żywcem zaciągnięta z Kanban. Bucket przechowuje zadania powiązane w pewien sposób ze sobą.

To powiązanie definiujesz samodzielnie. Masz pełną swobodę przy tworzeniu bucket’ów. Można je spokojnie traktować jak etykiety w Todoist, czy zadania sumaryczne w Microsoft Project. Do każdego z planów możesz dodawać osoby [1]. Nie ma tutaj podziału na role i skomplikowanego modelu uprawnień. Osoba dodana do planu może go przeglądać, dodawać zadania i sama być przydzielana do innych. Wszyscy są równi. Same zadania możesz przeglądać w widoku pogrupowanym po bucket’ach albo statusie. Do celów raportowych można wykorzystać widok wykresów [2].

Całość prezentuje się bardzo kolorowo i przejrzyście. Kliknięcie na dowolny element powoduje filtrowanie lub/i prezentację bardziej szczegółowych informacji na temat danego obiektu. W głównej części okna Board prezentowane są same zadania. Każde z nich w oddzielnej karcie. Standardowo pokazuje ona nazwę zadania, planowaną datę zakończenia oraz osobę odpowiedzialną. Jest też kilka innych ikonek, ale o nich za chwilę. Planner pokazuje tylko niezakończone zadania. Te które są już wykonane, można wyświetlić klikając na odpowiedni link [3]. Zaznaczona na czerwono data podkreśla zadania opóźnione. Na górze każdego z bucket’ów znajduje się przycisk [4] pozwalający na dodawanie nowych zadań.

Tworzymy zadanie

Przy tworzeniu zadania także postawiono na minimalizm. Wystarczy podanie nazwy, daty i ewentualnie osoby odpowiedzialnej.

Utworzone zadanie można otworzyć do edycji i dostać się do wszystkich jego właściwości.

Kryje się w nich kilka ciekawych opcji. Na górze mamy listę przypisanych do zadania osób [1]. Microsoft dodał już na szczęście możliwość wskazywania więcej niż jednej osoby odpowiedzialnej. Kolejne pola [2] to podstawowe właściwości zadania (daty, bucket, status). Poniżej nich [3] znajdziesz najciekawszą moim zdaniem opcję- checklisty. Czym są checklisty tłumaczyć nie trzeba. Możliwość zdefiniowania i śledzenia poszczególnych etapów zadania jest na prawdę bardzo przydatną funkcją. Samą checklistę możesz nawet pokazać na karcie zadania zaznaczając odpowiedni checkbox. Podobnie jest z opisem [4] oraz załącznikami [5]. Te drugie podzielone są na pliki i łącza. Na końcu [6] umieszczone są komentarze, które znakomicie ułatwiają komunikację. Ostatni z elementów zadania jest skrzętnie ukryty na górze prawej krawędzi okienka właściwości. Pod kolorowymi przyciskami [7] kryją się etykiety zadań. Słownik kolorów jest zamknięty, ale możesz przypisywać im swoje nazwy, podobnie jak w Microsoft Outlook. Każdy z dodatkowych elementów jest zgrabnie prezentowany na karcie zadania.

Pozostaje jeszcze wspomnieć o zamykaniu zadania. To także prosta operacja. Można to zrobić bezpośrednio z tablicy, zatrzymując kursor na zadaniu i wciskając zielony przycisk.

Dodatki

Jestem przekonany, że nie będziesz mieć problemów z obsługą Microsoft Planner. To na prawdę proste i intuicyjne narzędzie. Na koniec wspomnę jeszcze o reszcie ekosystemu Microsoft Office 365. Plusem umieszczenia w nim Plannera jest to, że bezpośrednio w planach i zadaniach możesz wykorzystywać dodatkowe funkcje, takie jak pliki, notatniki, czy kalendarze. Na dzień dzisiejszy lista wygląda tak:

Każda z tych opcji to inna usługa/usługi Office365. Technicznie, dla każdego planu tworzona jest grupa (połączenie skrzynki pocztowej, witryny SharePoint i OneDrive). Grupy w Office 365 są prężnie rozwijane. Jestem przekonany, że funkcji będzie tylko przybywać.

Podsumowanie

Microsoft Planner to bardzo ciekawe narzędzie. Jeśli posiadasz subskrypcję Office365 to na pewno wielką szkodą byłoby z niego nie skorzystać. Czy jest wystarczającym powodem do zakupu całej subskrypcji? Na to pytanie musisz odpowiedzieć sobie sam. Osobiście doceniam jeszcze całkiem udaną aplikację mobilną. Niestety nie jest dostępna wersja desktopowa, nie wspominając o integracji z innymi aplikacjami (np. Outlook). To moim zdaniem spore braki. Być może zostaną załatane przez Microsoft ToDo. Mam nadzieję, że Microsoft pokusi się o pełną integrację tych narzędzi. To mógłby być „killer feature” i duży magnes dla nowych użytkowników.

Pozdrawiam i do następnego razu!