Po raz kolejny wracam do jednego z moich ulubionych narzędzi – Todoist. Tym razem chciałem Ci pokazać jak można go wykorzystać do współpracy z innymi osobami. Od razu muszę zaznaczyć, że Todoist sprawdza się świetnie przy bardzo konkretnych założeniach. Po pierwsze, zespół nie może być za duży. Ciężko podać maksymalną ilość osób, ale moim zdaniem dziesięć jest rozsądnym progiem. Po drugie, zadania nad którymi pracujecie, nie mogą być zbyt duże. Pamiętaj, że to nie jest system do zarządzania dużymi projektami. Do tego bardziej nada się chociażby Microsoft Project. Małe i krótkie zadania to domena, w której Todoist sprawdza się najlepiej.

Jak zacząć?

Funkcja pracy w zespole jest dostępna już w darmowej wersji Todoist. Będziesz wtedy ograniczony do maksymalnie 5 osób w projekcie. Na początek to pewnie wystarczy, ale jeśli spodoba Ci się ta funkcja, to zdecydowanie polecam rozważyć zakup wersji Premium lub Business. Oprócz możliwości dodawania większej ilości osób, będziesz mógł wykorzystać inne przydatne funkcje (z komentarzami na czele). Porównanie planów znajdziesz tutaj: https://en.todoist.com/comparePlans. Niezależnie od planu, początek pracy w zespole jest zawsze taki sam. Potrzebujesz minimum jednego projektu i adresu/adresów email Twoich współpracowników. Oczywiście muszą oni posiadać konta na Todoist. To tyle.

Udostępnianie projektu

Zasada pracy w zespole jest prosta. Udostępnianie działa na poziomie projektu. W tym celu wystarczy wybrać opcję Share Project i wpisać dane kont pozostałych osób.

Najwygodniej wpisywać adresy email. Można także wskazywać osoby, którym udostępniłeś już inne projekty.

Proces nie wymaga zatwierdzania. Od momentu udostępnienia, wskazane osoby widzą projekt i wszystkie jego zadania. To ważna cecha. Każde zadanie z udostępnionego projektu jest widoczne przez wszystkich i przez wszystkich może być edytowane i zamykane. Brak tutaj skomplikowanych uprawnień i zaawansowanych funkcji. Ma być szybko i skutecznie i tak właśnie jest. W przypadku wprowadzenia zmiany przez daną osobę, pozostali członkowie projektu dostają odpowiednie powiadomienia. Do wyboru są maile i powiadomienia push wysyłane na telefon. Osobiście korzystam z tych drugich. Działają bardzo sprawnie i szybko. Na moim telefonie staram się wyłączyć wszystkie powiadomienia. Zrobiłem wyjątek tylko dla SMS i Todoist. Kiedy i jakie powiadomienia dostaniesz, możesz kontrolować w ustawieniach aplikacji.

Przypisywanie zadań

W większości przypadków, zadania dodajemy do udostępnionego projektu, aby przypisać je do konkretnej osoby. W tym celu klikamy na ikonę postaci obok nazwy projektu i wybieramy z listy odpowiednią osobę.

Ikonka pojawia się tylko wtedy, kiedy zadanie przechowywane jest w udostępnionym projekcie. Lista zawiera wyłącznie osoby, którym projekt został udostępniony. Jeśli chcesz przypisać zadanie innej osobie, musisz dodać ją do projektu, lub przenieść do innego, w którym jest członkiem. Przydzielone zadanie wyświetla się na liście tylko osobie, które jest za nie odpowiedzialna. Pozostałe osoby mogą je zobaczyć wchodząc bezpośrednio do projektu, ale na ich listach „Today” czy „Next 7 days” nie będzie widoczne. To fajna funkcja, bo pozwala się skupić wyłącznie na swoich zadaniach, a jednocześnie szybko sprawdzić statusy pozostałych w razie potrzeby. Osobiście weryfikuję ich stan w ramach cotygodniowego przeglądu zadań. W zupełności mi to wystarcza.

Protip

Przydzielanie zadania możesz zrobić także bezpośrednio z okienka tworzenia/edycji. Wystarczy użyć znaku specjalnego „+”. Todoist podpowie Ci od razu właściwą listę osób.

Przeglądanie zadań

Pracując w zespole, co jakiś czas warto sprawdzić jakie zadania są wykonywane przez innych i jaki jest ich status. W tym celu najprościej wykorzystać wbudowane w aplikację (wymaga wersji płatnej) filtry. Pełną listę dostępnych filtrów znajdziesz na stronie: https://support.todoist.com/hc/en-us/articles/205248842-Filters. Poniżej znajdziesz kilka przykładów filtrów, które mogą się przydać w scenariuszach pracy grupowej.

assigned by: me – pokazuje wszystkie zadania przypisane przeze mnie do innych osób
shared & !assigned – nieprzypisane zadania w udostępnionych projektach

shared & assigned – przypisane zadania w udostępnionych projektach

assigned to: Łukasz Falaciński – zadania przypisane do konkretnej osoby

(assigned to: Łukasz Falaciński) & (Project: CEO) – zadania przypisane do konkretnej osoby w konkretnym projekcie

Przykłady można mnożyć w nieskończoność. Warunki możesz łączyć operatorami logicznymi (& = oraz; | = lub), co pozwala wyłuskać bardzo konkretne dane. Im większy zespół i większa ilość zadań, tym filtry będą Ci bardziej potrzebne. W tym miejscu warto jeszcze wspomnieć o przeglądaniu historii zadania. Jeśli chcesz dokładnie prześledzić co się działo w danym temacie, możesz to zobaczyć w tym miejscu:

Komentarze

Moim zdaniem kluczową funkcją przy pracy w zespole, są komentarze. Todoist pozwala komentować zadania, dodawać do nich pliki, a nawet załączniki głosowe. Nie jest to skomplikowana funkcja i na pewno każdy jest w stanie wykorzystać ją z marszu. Prostota jest w tym przypadku ogromną zaletą. Z doświadczenia powiem, że po wprowadzeniu Todoista ilość maili jakie wymieniam z zespołem drastycznie zmalała. Nawet jeśli dostaję ważnego maila od Klienta, to zdecydowanie wolę wrzucić go na Todoista (treść i załączniki lądują wtedy w komentarzach automatycznie) niż przekazywać dalej do właściwej osoby. Nie tylko mam pewność, że wiadomość dotarła, ale zdecydowanie wygodniej jest kontrolować status takiej sprawy. Niby drobna rzecz, a niesamowicie pozytywnie wpływa na produktywność.

W zasadzie jedyną funkcją, której mi brakuje, jest integracja z OneDrive.

Pliki można dodawać bezpośrednio z komputera, Dropboxa lub Google Drive. Być może w przyszłości pojawi się taka funkcja. Trzymam za to kciuki.

Podsumowanie

Sprawna i efektywna praca w zespole jest dużym wyzwaniem. Todoist nie rozwiązuje wszystkich problemów w tym temacie. Skupia się wyłącznie na zadaniach i robi to świetnie. Nie próbuje ścigać Slack’a czy Microsoft Teams w kwestii komunikacji. Nie sili się na budowanie wizerunku narzędzia do zarządzania projektami. Nie jest chmurą do przechowywania plików, jak OneDrive, czy Dropbox. I bardzo dobrze, że tak jest. Jak mówi stare porzekadło „jeśli coś jest do wszystkiego, to znaczy, że jest do niczego”. Na szczęście w tym przypadku jest inaczej. Daj znać, jeśli zachęciłem Cię do wypróbowania tego narzędzia w Twoim zespole. Chętnie usłyszę Twoją opinię. Tymczasem pozdrawiam i do następnego razu.