Jeśli śledzisz tego bloga, to wiesz, jak lubię Todoista. Od roku stał się moim podstawowym orężem w walce o koronę produktywności. Właściwie od początku jego używania miałem problem tylko z jedną rzeczą- etykietami. Szukałem i testowałem różne sposoby tagowania zadań. Moje kryteria były proste. Mają być czytelne, proste do zapamiętania i dodawania oraz przede wszystkim muszą nieść ze sobą wartościowe informacje. Myślę, że po wielu miesiącach znalazłem obiecujące rozwiązanie, którym chciałem się z Tobą podzielić. Dodatkowym bodźcem do napisania tego artykułu był także pewien mail. Jeden z czytelników bloga zadał w nim pytanie, dotyczące tego w jaki sposób w Todoist definiować czasy trwania zadań. Moją odpowiedzią były właśnie etykiety.

Od czego zacząć?

Zacznijmy od podstawowego pytania. Po co dodawać etykiety? Odpowiedź jest złożona. Jeśli dopiero zaczynasz budować swój system produktywności, to sugerowałbym w ogóle się nimi nie przejmować. Skup się na samym zapisywaniu zadań i stworzeniu prostej struktury projektów. W pewnym momencie sam zauważysz konieczność opisywania zadań dodatkowymi atrybutami. Najprościej jest wybrać gotowy system stworzony przez kogoś innego. wystarczy wpisać w Google „My Todoist setup” i na pewno znajdziesz ciekawe propozycje. Mam nadzieję, że niniejszy artykuł też będzie w tym pomocny. Kolejna rada dotyczy modyfikacji systemu. Bardzo polecam regularne przeglądanie i ewentualne modyfikowanie etykiet. Osobiście robię to w czasie cotygodniowego przeglądu zadań. Nie oznacza, to że tak często je zmieniam, ale staram się poświęcić dosłownie dwie minuty na ich weryfikację.

Co mogą dać Ci etykiety?

W każdym systemie produktywności stosowane są pewne triki pozwalające efektywniej wykorzystywać czas. Może być to np. wykonywanie podobnych zadań w jednym czasie (czyli tzw. batch processing), wyraźne rozdzielanie kontekstów zadań (np. zadania prywatne vs związane z pracą), czy narzędzi jakich potrzebujesz do ich wykonania (telefon, mail, samochód, itp.). Mając zapisaną taką informację, łatwiej jest filtrować zadania i skupić się na wykonaniu tylko tych, które powinny być w danym momencie priorytetem. Przykład: będąc w biurze i mając do wykonania kilka telefonów, nie chcę widzieć na liście zadań związanych z opłaceniem zajęć sportowych mojego syna. Zrobię to po pracy. Wtedy przełączę się na prywatne zadania, pomijając zadania związane z pracą. To banalny przykład pokazujący zastosowanie tylko jednego wymiaru zadania. Jest ich więcej…

Jak opisuję zadania?

Po wielu miesiącach testowania, doszedłem do tego, że potrzebuję dwóch, czasem trzech dodatkowych atrybutów zadań. Zanim je opiszę muszę wspomnieć o jednej rzeczy. Ten podział działa dla mnie, ale niekoniecznie zadziała dla Ciebie. Dlatego tak ważne jest testowanie i jego dostosowywanie. Nie da się tego zrobić inaczej niż metodą prób i błędów. Wróćmy jednak do mojego systemu. Obok znajduje się mój aktualny zestaw.

Jak widzisz podzieliłem go kolorami na cztery części. Do każdego z zadań staram się zawsze przypisać zieloną i czarną kategorię. Czerwona i fioletowa pełnią rolę pomocniczą. Zaraz opiszę je dokładniej, ale najpierw słowo o kluczowej rzeczy – kolorach. Zastosowanie wyraźnych kolorów (ja dodatkowo używam nazw pisanych kapitalikami) bardzo ułatwia przeglądanie zadań. Patrząc na listę nawet z dużej odległości (telefon) jestem w stanie określić czego dotyczy dana etykieta. Tylko popatrz:

Oczywiście to kwestia gustu, ale taka forma po prostu mi odpowiada. Przyjrzyjmy się teraz bliżej samym etykietom.

Czas trwania

Jedną z podstawowych informacji jaką potrzebuję widzieć przy zadaniu jest jego szacowany czas trwania. Stosuję prostą gradację 5, 15, 30 i 60 minut. Jeśli masz dłuższe zadania to sugeruję rozbijać je na mniejsze części. Osobiście nie jestem w stanie poświęcić więcej niż godzinę ciągłego czasu na jedno zadanie. To po prostu fizycznie niemożliwe. Nawet jeśli wydaj Ci się to możliwe, to na pewno nie jest efektywne (polecam przy okazji metodzie pomodoro). Stosuję także etykietę ALLDAY. Jest zarezerwowana na zadania, które faktycznie pochłaniają dużą część dnia. Dobrym przykładem jest prowadzenie szkolenia. Nijak nie da się tego podzielić. Mając informację o czasie trwania łatwiej jest mi wybierać właściwie zadania do właściwej pory dnia.

Passive vs Creative

Z właściwą porą dnia wiąże się także kategoria zielona. Mam w niej tylko dwa wpisy. Określają one, jakiego stanu ciała i umysłu potrzebuję do realizacji danego zadania. Wszyscy mamy ulubione pory dnia, w których jesteśmy najbardziej produktywni. Dla mnie są to godziny poranne i przedpołudniowe. Po południu zdecydowanie spada mi poziom energii, trudniej jest mi się skupić i w konsekwencji wykonywać zadania wymagające kreatywności. Jeśli mam napisać artykuł na bloga, czy przygotować ofertę, to wiem, że powinienem to zrobić przed południem. Są także takie zadania, które nie wymagają tyle energii. Robienie ich w Twoim „produktywnym” czasie to czysta strata tego cennego zasobu. Przykładów może być wiele. Seria telefonów do Klientów, zrobienie przelewów, zakupy. Tego typu zadania zostawiam więc, na czas, kiedy po prostu nie chce mi się już nic robić. Ma to dodatkową zaletę, że nawet kiedy wszystko mi mówi, abym dał sobie spokój i odpuścił, to ciągle mogę być produktywny. Przecież nie potrzeba wiele wysiłku, aby przejść się do bankomatu, czy przejrzeć logi z aplikacji. To zdecydowanie moja ulubiona etykieta. Tylko dwie opcje, a zysk jest ogromny.

Konteksty

Ostatnie dwa zestawy etykiet wykorzystuję do ustawiania kontekstu zadania. Myślę, że wartości są dość oczywiste i nie wymagają komentarza. Na pewno taka lista będzie wyglądała u Ciebie inaczej. Ja większość czasu spędzam przed komputerem, więc większość zadań jest związana z mailami, blogiem, mediami społecznościowymi, itp. Mam dla nich oddzielne etykiety. Oznaczam, też zadania związane z zarabianiem i wydawaniem pieniędzy oraz prowadzeniem firmy (tych mam najwięcej). Do tego zakupy, zadania do wykonania w domu i kilka innych. Moje doświadczenie pokazuje, że te etykiety powstają same. Na początku warto stworzyć tylko kilka podstawowych, których jesteś pewien, a pozostałe dodawaj ad hoc. W Todoist jest to bardzo proste. Przykład poniżej. Zwróć uwagę na użycie znaku „@”.

Dodatkowym kolorem (czerwonym) oznaczyłem etykiety odnoszące się do pomysłów, planów i następnych akcji. Dwie pierwsze wartości są dość oczywiste. Ostatnia dotyczy zadań w dużych planowanych projektach. Wszystkie zaczynają się od pierwszego kroku. Wiadomo, że jest on najtrudniejszy. Dodatkowe oznaczanie takich zadań dobrze działa na moją motywację.

Podsumowanie

Pisząc ten ostatni akapit sam jestem zdziwiony, ile można powiedzieć na tak prosty temat jak etykiety zadań. Mam nadzieję, że ten artykuł okaże się pomocny. Jeśli tak, to zostaw pod nim komentarz. Będę także bardzo wdzięczny za podzielenie się Twoim zestawem etykiet. Mój na pewno zmieni się jeszcze wielokrotnie. Jeśli chciałbyś poczytać o innych elementach mojej konfiguracji Todoista, to śledź uważnie bloga i najlepiej zapisz się na newsletter. Wkrótce pojawią się tu kolejne artykuły z tej serii. Tymczasem pozdrawiam i do następnego razu!