5 najważniejszych funkcji Todoist

      5 komentarzy do 5 najważniejszych funkcji Todoist

Wakacje to czas, w którym staję przed decyzją przedłużenia subskrypcji Todoist. To dobry moment na podsumowania i wyciąganie wniosków. W przypadku Todoist decyzja była prosta. Inwestycja jest zdecydowanie opłacalna. Dzisiejszy wpis będzie o dywidendach, które Todoist wypłaca do mojego budżetu produktywności oraz pięciu funkcjach tej aplikacji, które są dla mnie najważniejsze.

Zacznijmy od tego co tygryski lubią najbardziej. Statystyka. Przez ostatnie 2 lata pracy z Todoist, zrealizowałem 8000 zadań, co przekłada się na 36 000 punktów karma (tak, tak należę do tych, na których działa grywalizacja). Od liczb ważniejsze są oczywiście same efekty. Jestem przekonany, że bez pomocy Todoist nie udałoby się stworzyć tego bloga, napisać ebook’a i nagrać kilkudziesięciu godzin kursów. Do tego kilka nowych, zdrowych nawyków i rytuałów, które pozwalają mi pracować MNIEJ i osiągać WIĘCEJ. Zaczynam brzmieć jak coach, więc pora przejść do konkretów. Poniżej opisałem 5 funkcji, które są moim zdaniem kluczowe w tej aplikacji.

Projekty

To absolutnie podstawowa funkcja. Niby oczywista, niby prosta, ale po prostu działa. Dojście do aktualnej struktury projektów zajęło mi kilkanaście miesięcy. Tak jak pisałem w poprzednich recenzjach, nie warto się spieszyć. Życie samo pokaże, jakie projekty są Ci potrzebne. Generalna zasada jest prosta. Im mniej, tym lepiej. Moja lista wygląda teraz tak:

Jak widzisz, nazwy projektów piszę kapitalikami i dodatkowo dodaję do nich ikonki. Tak jest mi łatwiej je przeglądać. Większość projektów powstała ze względu na konieczność dzielenia ich z innymi ludźmi. To płynnie prowadzi nas do drugiego punktu.

Udostępnianie

Ta funkcja jest chyba moją ulubioną. Dowolny projekt można współdzielić z innymi użytkownikami. Działa to nawet wtedy, kiedy ci użytkownicy korzystają z darmowej wersji Todoist. W ten sposób delegujemy w firmie większość zadań (dążymy, aby były to wszystkie zadania). Ze swoją żoną zarządzamy w ten sposób listami zakupów. To znakomicie upraszcza życie. W przypadku tematów zawodowych pozwala także eliminować niepotrzebne maile dzięki wbudowanemu mechanizmowi notatek i komentarzy.

Do tego błyskawiczne powiadomienia o wszelkich zmianach. Czego chcieć więcej…

Priorytety

Kolejna oczywista zdawałoby się funkcja. Każde zadanie może być opisane w Todoist jednym z czterech priorytetów:

Widziałem kilka sposobów na ich wykorzystanie. Najciekawszym był chyba ten stosowany przez Carla Pullein’a (koniecznie zerknij na jego kanał YouTube), który każdemu priorytetowi przypisywał inną porę dnia wykonania zadania. Ja stosuję najprostszy z możliwych sposobów. Im priorytet wyższy tym zadanie ważniejsze. Staram się tylko trzymać jednej zasady. Na dany dzień nie mogę mieć więcej niż trzech zadań opisanych jako p1 (najwyższy priorytet). Idealnym stanem jest taki, w którym mam tylko jedno takie zadanie. Pozwala mi to, skoncentrować się na najważniejszych rzeczach i faktycznie je “dowozić”. Ostatnio wprowadziłem także jedno ulepszenie. Zauważyłem, że coraz więcej miejsca na mojej liście zajmują powtarzalne zadania (np. codzienny trening czy nauka nowej technologii). Te zadania zawsze opisuję najniższym priorytetem. Umieszczam je także w dedykowanym projekcie (ROUTINES). Pozwala mi to utrzymać porządek na liście.

Wersja mobilna

To kolejna silna strona Todoist. Wersja mobilna aplikacji działa super. W zasadzie jedyną malutką uwagę miałbym do szybkości odświeżania ilości zadań na ikonie statusu na iOS, ale to w zasadzie pomijalny bug. Gdybym miał to jakoś oszacować to powiedziałbym, że co najmniej 50% czasu pracy z aplikacją przypada na mój telefon. Przypomnienia (także te oparte o geolokalizację), komentarze, tworzenie i zamykanie zadań. Wszystko działa szybko i bez problemów. Zespół Todoist wprowadza też regularnie nowe ulepszenia i poprawki.

Etykiety

Przyznam, że z tymi miałem największy problem. Przez długi czas nie używałem ich wcale. Nie widziałem po prostu sensu, ani dodatkowych korzyści z ich stosowania. Teraz jest inaczej. Stosuję etykiety przede wszystkim do oznaczania rodzaju zadania (kreatywne/pasywne), czasu ich trwania (tylko zgrubnie) oraz kontekstu (np. komputer, rozwój, spotkanie, itp.).

Szczególnie dwa pierwsze typy etykiet pozwalają mi lepiej dobierać zadania do pory dnia. Rano, gdy mam zdecydowanie więcej energii realizuję zadania kreatywne (opisane jako ACTIVE). Te pasywne (np. przeglądanie i odpisywanie na maile) zostawiam na popołudnie. Ostatnio wprowadzam też w życie pomysł zasłyszany w podcaście Michael’a Hayat’a. Pomysł prosty jak przysłowiowa budowa cepa, ale od razu mi się spodobał. Polega on na wyznaczeniu na dany tydzień trzech kluczowych rzeczy, które chcę osiągnąć. Rzeczy te opisuję etykietą BIG3. Nazwa jest oczywiście umowna. Czasem będą to trzy rzeczy, innym razem dwie. Ważne, aby były starannie wyselekcjonowane, przemyślane i ambitne. Idealnym momentem na taką selekcję jest cotygodniowy przegląda zadań. Nawyk, bez którego Todoist, ani żaden inny system do zarządzania zadaniami nie ma sensu. Zadania z :wielkiej trójki” wyświetlam w dodatkowym widoku:

Mam go dzięki temu zawsze pod ręką i nie tracę z oczu najważniejszych celów na dany tydzień. Jak na razie sprawdza się to znakomicie.

Podsumowanie

Korzystanie z Todoist to żadna filozofia. Narzędzie jest proste i takie być musi. Jego zalety są tym bardziej widoczne im więcej dyscypliny, czasu i przemyślanej strategii zainwestujemy w planowanie swoich działań. Zysk rodzi się z synergii naszego zaangażowania i wspierającego go narzędzia. Jestem pewien, że za rok mój system się zmieni i pojawią się w nim nowe ulepszenia. Jeśli sam nie zacząłeś jeszcze zarządzać swoimi zadaniami, to zdecydowanie polecam to zrobić. Poszukaj tylko swojego optymalnego systemu i nie przestawaj go ulepsząc. Tymczasem pozdrawiam i do następnego razu!

guest

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.

5 komentarzy
Oldest
Newest Most Voted
Inline Feedbacks
View all comments
Tomasz
Tomasz
7 września 2018 17:44

Jak dodajesz ikony do zadań?

Łukasz Falaciński
Łukasz Falaciński
8 września 2018 14:14
Reply to  Tomasz

To proste emoji. Osobiście używam dodatku do Chrome (Emoji Keybord by Emoji One), ale można użyć dowolnej innej aplikacji/dodatku.

Tomasz
Tomasz
8 września 2018 14:56

Dzięki:) Od pewnego czasu używam Todoist i ostatnio trafiłem na Twój blog. Ciekawa lektura. Todoist jest wg mnie bardzo udany. Mi osobiście brakuje strasznie integracji z OneDrive.

Damian
Damian
29 maja 2019 06:49

Wybacz za odświeżenie, ale nie znalazłem tego nigdzie na stronie pomocy – ile znaków zmieści się w komentarzu do projektu i do zadania?
Zastanawiamy się nad przejściem na Todoist w firmie, jednak taki komentarz (by zmieścić tam wszystkie informacje), niekiedy musiałby mieć 3000-4000-5000 znaków.