Jakiś czas temu zacząłem korzystać z aplikacji Todoist. Jeśli śledziłeś poprzednie moje wpisy, to wiesz, że wybór ten był poprzedzony wieloma testami alternatywnych narzędzi i przyjęciem sporej dawki inspirujących książek, podcastów i blogów. Niniejszy wpis chciałbym poświęcić absolutnym podstawom zarządzania zadaniami. Jeśli jeszcze nie zacząłeś tego robić, to koniecznie przeczytaj w jaki sposób stać się menadżerem swojego czasu, uniknąć przy tym typowych problemów (bo najlepiej jest się uczyć na cudzych błędach) i skutecznie planować oraz realizować swoje cele.
Po co mi właściwie task manager?
Odpowiedzi na to pytanie można znaleźć wiele. W moim przypadku, task manager spełnia dwa z pozoru wykluczające się cele. Po pierwsze pomaga mi w tym, aby żadne z zadań nie umknęło mojej zawodnej pamięci. Z drugiej strony, pozwala mi skupić się na jednej czynności i zapomnieć (przynajmniej na chwilę) o pozostałych rzeczach do zrobienia. Gdy przestajesz zajmować swoją głowę ciągłym rozmyślaniem nad tym co masz zrobić, to twój mózg zamiast bieżącymi sprawunkami zacznie zajmować się bardziej kreatywnymi rzeczami. W końcu po to go mamy! Wiele osób (w tym do niedawna ja) uważa, że produktywny dzień to taki, w którym realizujemy maksymalnie dużo zadań. Jesteśmy mistrzami świata w organizowaniu sobie pracy i byciu zajętymi. Oczywiście to ciągle lepsze rozwiązanie niż przeglądanie Facebooka lub oglądanie 15 odcinkowej serii testów pił łańcuchowych na Youtube, ale nie ma to nic wspólnego z produktywnością. Nie jest problemem, aby przez bite 8 godzin wykonywać kolejne zlecone nam rzeczy, odpowiadać na maile i chodzić na niepotrzebne spotkania. Jak tylko zacząłem w bardziej świadomy sposób planować swoje zadania, to zauważyłem jak często zdarzało mi się znajdować wymówkę w bieżących sprawach, tylko po to by nie wykonać innych, które w głębi duszy wiedziałem, że powinienem robić. Ten blog jest najlepszym tego przykładem. Nigdy by nie powstał, gdybym zadanie po zadaniu, krok po kroku, a właściwie kęs po kęsie, nie zaczął zjadać tego słonia.
Brutalna prawda jest taka, że nie jesteśmy w stanie wykonać wszystkich rzeczy, których wymaga od nas otoczenie (szef/klient/żona/rodzina/społeczeństwo/…). Tak po prostu jest i patrząc na tempo naszego życia, w przyszłości będzie coraz gorzej. Logiczną konsekwencją tego stanu jest to, że jeżeli nie planujemy naszych celów i zadań, to zrobią to za nas inni. Nie wiem jak Tobie, ale mi nie podoba się ta perspektywa. Co zatem należałoby zrobić? Po pierwsze dokładnie i skrupulatnie wypisać swoje rzeczy do zrobienia, przypisać im priorytety i zacząć realizować według założonego planu. Dzięki temu odkryjesz, że mając w ten sposób zaplanowane zadania, niezwykle jasno będzie widać, z których rzeczy należy zrezygnować. Oczywiście nie jest to proste i nie zawsze wychodzi, ale na pewno będziesz tego świadomy. Kończę ten przydługi wstęp. Czas na konkrety…
Od czego zacząć
Tak naprawdę nie ma znaczenia z jakiego narzędzia będziesz korzystać. Może to być po prostu kartka papieru. Jeśli jesteś technologicznym geekiem jak ja, to polecam Todoist’a, albo inne rozwiązania podobne do niego (Nozbe, RTM, Wuderlist). Zarezerwuj sobie przynajmniej godzinę w weekend. Proponuję sobotę lub niedzielę, bo w tygodniu często przytłaczają nas bieżące sprawy i obowiązki. Pierwszą rzeczą jaką należy zrobić, jest wypisanie wszystkich rzeczy do zrobienia, które masz w głowie, telefonie, notatkach, itp. Wypisz wszystko nie zastanawiając się na datami ich wykonania, priorytetami i innymi nieznaczącymi szczegółami. Po prostu uwolnij swoją pamięć z tych wszystkich rzeczy, które ją krępują. Jeśli planujesz jakieś duże przedsięwzięcia (np. zakup mieszkania) to wypisz je na razie jako jedno zadanie- zajmiemy się nimi później.
Proponuję, aby na początek wszystkie zadania umieścić w Inbox/Skrzynce odbiorczej. Nie przejmuj się na razie kategoriami, kolorami etykiet i datami.
Wspominałem o dużych przedsięwzięciach, ale są także te małe. W ich przypadku polecam trzymać się zasady dwóch minut. Promuje ją David Allen w swojej metodyce Getting Things Done. Jeśli jakaś czynność zajmie Ci nie więcej niż dwie minuty, to po prostu zrób ją od ręki. Nie odkładaj na później i nie zapisuj na liście – po prostu ją zrób.
Projekty
Jednym z błędów, który popełniłem na początku planowania zadań, było skupienie się na projektach. Z wrodzoną sobie dokładnością i perfekcjonizmem rozpisywałem kolejne podprojekty. Zajęło mi to strasznie dużo czasu, a na koniec okazało się zupełnie niepotrzebne. Im dłużej korzystam z Todoista, tym projektów mam coraz mniej. Na początek polecam Ci zrobić dwa: Praca i Osobiste. Po tygodniu sam będziesz wiedział jakie jeszcze są Ci potrzebne. Zakup mieszkania, o którym pisałem wcześniej, może być właśnie takim projektem. Możesz dodać go od razu, ale nie zostawiaj go pustym. Zastanów się co możesz zrobić dzisiaj i w kolejnych dniach tego tygodnia, aby przybliżyć się do tego celu. Tylko wtedy taki projekt ma sens.
Planowanie i realizacja
Po rozpisaniu listy zadań i przydzieleniu ich do projektów, czas na ich przejrzenie i decyzję, które z nich chcesz/musisz wykonać jutro. W tym miejscu popełniany jest kolejny błąd. Na ogół jesteśmy zbytnimi optymistami. Moje doświadczenie pokazuje, że na planowane zadania nie jestem w stanie poświęcić więcej niż 50% swojego czasu. Nie wyznaczaj sobie więcej niż 3-5 zadań. Na początek proponuję mniej, tak aby na pewno je zrealizować i z satysfakcją zobaczyć na koniec dnia komunikat #TodoistZero. Pamiętam, że mój pierwszy wysłałem od razu via Twitter (tak, tak, jest taka opcja 😉 )
Zadania przypisane na aktualny dzień, trafiają do widoku Today/Dzisiaj. Właściwie w ciągu dnia powinieneś patrzeć tylko na niego i konsekwentnie czyścić listę.
Oczywiście na bieżąco będą pojawiać się nowe zadania. Jeśli musisz je zrobić od razu, to przypisz je na dzisiaj. Jeśli nie wiesz jeszcze kiedy je zrobić to pozostaw w Inbox. Na spokojnie rozplanujesz je na koniec dnia.
Przeglądy
Zawsze najtrudniejszy jest pierwszy krok. Zrobienie pierwszej listy zadań na pewno zajmie Ci sporo czasu. Potem jednak będziesz potrzebował go coraz mniej aby ją uzupełniać. Absolutnie kluczową rzeczą jest wyrobienie w sobie dwóch nawyków. Pierwszy z nich to zapisywanie wszystkich zadań na liście. Drugi to codzienne ich przeglądy. Ja robię to wieczorem lub wcześnie rano. Sprawdzam jakie zadania mam na dziś/jutro, dopisuję nowe i decyduję co zrobić z tymi, których zamknąć się nie udało (można je przesuwać, skasować lub przydzielić komuś innemu). Z czasem nauczysz się przypisywać im priorytety, ale na początek proponuję skupić się na samych przeglądach i uzupełnianiu listy. Obiecuję, że nie zajmie to więcej niż 5 minut i szybko stanie się automatycznym odruchem. Wtedy odczujesz prawdziwe zalety całej metody.
Podsumowanie
W żołnierskich słowach:
- Wyrób sobie nawyk zapisywania wszystkich zadań na listę. Wszystko co robisz musi być zapisane.
- Pamiętaj o regule dwóch minut. Krótkie zadania rób od razu.
- Rób codzienne przeglądy i wyznaczaj zadania na kolejny dzień. Wyciągaj wnioski na przyszłość i planuj.
- Nie przesadzaj z listą projektów. Utworzy się sama w ciągu kilku tygodni.
- Wykonuj jedno zadanie na raz. Nie ma nic gorszego niż multitasking.
Dzisiejszy artykuł był wyjątkowo mało techniczny. W kolejnym postaram się opisać szczegóły dotyczące listy projektów, etykiet i priorytetów w Todoist. Tymczasem życzę Ci wytrwałości i #TodoistZero na koniec każdego dnia!
Pozdrawiam i do następnego razu.