Todoist. Praktyczny przewodnik

Dziś będzie krótko i na temat. Tematem jest Todoist i kilka trików, dzięki, którym osiągniesz więcej, robiąc mniej, szybciej i wygodniej. Poniżej znajdziesz kilka z moich ulubionych funkcji Todoista. Jeśli nie wiesz, dlaczego wybrałem akurat tę aplikację to koniecznie przeczytaj te artykuły:

• https://protipblog.pl/todoist-podstawy/
  
• https://protipblog.pl/zostan-manadzerem-swojego-czasu/
  

3,2,1…zaczynamy.

Edytor zadań

To zdecydowanie najczęściej wykorzystywana funkcja każdego Task Managera. Śliczny interfejs i tysiąc wodotrysków nie będą wiele znaczyły, jeśli w aplikacji nie da się szybko wpisać nowego zadania. Brzmi banalnie, ale wcale takim nie jest. Zadanie oprócz nazwy ma przecież inne atrybuty, takie jak priorytet, projekt, datę wykonania itd. Celem jest to, aby maksymalnie szybko i wygodnie definiować zadanie. Zacznijmy od przykładu:

Protip. Todoist. Nowe zadanie

Prawdziwa moc Todoista tkwi w automatycznym rozpoznawaniu słów kluczowych, znaków specjalnych oraz skrótów klawiaturowych. Oczywiście trzeba je zapamiętać, ale nie jest to trudne. W powyższym przykładzie użyłem:

1. Klawisz a (od angielskiego add). Powoduje dodanie zadania jako ostatniego w danym projekcie. Jeśli chcesz dodać zadanie jako pierwsze użyj SHIFT+a (czyli duże A). Przy okazji warto wspomnieć jeszcze o klawiszu q/Q (quick add). Wyświetla on dodatkowe okno dodawania zadania. Zadziała w każdym widoku.
2. Znak #. Pozwala na wybór projektu. W przykładzie powyżej w zasadzie jest niepotrzebny, bo dodawanie zadania wywołuję już w konkretnym projekcie. Zdecydowanie warto o nim pamiętać. Todoist dynamicznie filtruje listę projektów w trakcie wpisywania, aby jeszcze bardziej usprawnić cały proces.
3. Słowa kluczowe p1, p2, p3 lub p4. Priorytety zadań. Najwyższy priorytet (kolor czerwony) to p1, najniższy (kolor biały) to p4. Jeśli nie zdefiniujesz ich jawnie zadanie zawsze otrzyma priorytet p4.
4. Znak @. Pozwala na dodanie lub wybór istniejącej etykiety. Opcja dostępna tylko w wersji premium. Pozwala dodatkowo opisywać zadania, a następnie wyszukiwać je i grupować niekoniecznie wg projektów. Zdecydowanie można bez niej żyć, ale posiadając już wersję premium szkoda z niej nie skorzystać. Ja wykorzystuję etykiety np. do oznaczania pomysłów, czyli wpisów które nie są jeszcze zadaniami. Przeglądam je potem regularnie i wybieram te, które chciałbym realizować. Przypisuję im wtedy daty wykonania i tym samym zamieniam na zadania. To oczywiście tylko przykład. Na pewno wymyślisz więcej praktycznych zastosowań.
5. Znak +. Pozwala na wybór przypisanej do zadania osoby. Jeśli pracujesz w większym zespole to może być to bardzo przydatna funkcja. Wymaga wcześniejszego udostępnienia projektu.

   

   Wszystkie osoby dodane do projektu, mogą przeglądać i edytować zadania w nim zawarte. Jeśli pracujesz sam, to możesz zignorować tę funkcję.

6. Słowa kluczowe odnoszące się do czasu. Tu musimy zatrzymać się na dłużej. Po pierwsze zauważyłeś już, że korzystam z angielskiej wersji aplikacji. Oczywiście jest też polska, ale muszę przyznać, że miałem z nią problemy związane właśnie z rozpoznawaniem dat. W większości przypadków przyczyną była odmianą słów. Nie mogłem zapamiętać, czy cykliczne zadanie wykonywane co poniedziałek opisuję jako każdy poniedziałek, czy co poniedziałek, czy jeszcze inaczej (prawidłową wersję znajdziesz tutaj: https://support.todoist.com/hc/pl/articles/205325931). Pozostałem przy oryginalnej wersji językowej. W przykładzie użyłem prostego słowa kluczowego today, a w zasadzie tod. Tyle wystarcza, aby ustawić dzisiejszą datę. Możesz ją także uzupełnić godziną. W takim przypadku zostanie dodane przypomnienie (tylko w wersji premium), które 60 minut wcześniej (wartość domyślna, można ją zmienić) przypomni Ci o tym zadaniu. Pełną listę słów kluczowych znajdziesz tutaj: https://support.todoist.com/hc/en-us/articles/205325931-Dates-and-Times . Moje ulubione wykorzystują cykle. Spójrz na przykład:

   

    

Protip: Możesz nawet zdefiniować zadanie w ten sposób, aby kolejne pojawiło się dokładnie określoną ilość dni po zakończeniu poprzedniego, a nie zawsze konkretnego dnia miesiąca. Wystarczy, że dopiszesz wtedy ! po słowie every!

Mailing

Or razu zaznaczam, że ta funkcja działa tylko w wersji premium. Dla mnie to właśnie mailing był podstawowym powodem inwestycji w tę aplikację. Sprawa jest dość prosta. Dla każdego projektu możesz wygenerować adres email. Wysłanie maila pod ten adres dodaje wiadomość jako zadanie. Jeśli często pracujesz z dala od komputera i pod ręką masz tylko telefon, to jest to najszybsza metoda aby zaznaczyć maila jako zadanie.

W celu przypisania adresu email do projektu, wybierz opcję Email tasks to this project z menu projektu (koniecznie z pełnej wersji www Todosista).

Adres email zostanie wygenerowany automatycznie. Możesz także wskazać konkretne adresy, z których poczta będzie przyjmowana (pozwala ograniczyć potencjalny spam).

Protip. Stwórz od razu kontakt w swojej książce adresowej z tym adresem. Pozwoli Ci to szybciej i wygodniej tworzyć zadania. Nie sądzę abyś zapamiętał wygenerowany przez aplikację adres. Zadanie przejmie tytuł po temacie wiadomości, a jej treść zostanie dodana jako komentarz. Zerknij też na treść tego okna. Zobacz jak możesz przypisywać daty, priorytety oraz etykiety bezpośrednio z treści wiadomości.

Przypomnienia

Działają tylko w wersji premium. Samo przypomnienie o zadaniu z odpowiednim wyprzedzeniem nie jest niczym niezwykłym. Nie będę się nad tym rozpisywał, bo na pewno korzystasz z podobnych funkcji np. w swoim kalendarzu. Todoist idzie jednak o krok dalej pozwalając na definiowanie przypomnień na podstawie lokalizacji.

Najlepiej jego działanie zilustrować historią. Jedziesz na spotkanie z Klientem i nie wiesz czy potrwa 30 minut, czy 2 godziny. Obiecałeś żonie, że wracając odbierzesz coś ze sklepu. Jest tuż obok siedziby Twojego Klienta, więc okazja jest idealna. Ustawianie czasowych przypomnień nie ma sensu (patrz pkt 1), definiujesz więc przypomnienie, tak aby pokazało się dokładnie wtedy, gdy będziesz opuszczał parking po spotkaniu. Genialne! Bardzo lubię tą funkcję. Moja żona jeszcze bardziej.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że przyda Ci się tych kilka porad i trików. Odpowiednio użyte, pozwolą zapomnieć o narzędziu i skupić się na właściwych zadaniach. Teraz czas na praktykę. Zachęcam cię wykorzystania tej wiedzy w codziennym życiu. Jeśli zadziałała u mnie, jest duża szansa, że i Tobie przyniesie korzyści.

W kolejnych artykułach przedstawię Ci już inne narzędzia, które mocno ułatwiają codzienne wykonywanie zadań. Zaczniemy od AutoHotKey, który pozwala zautomatyzować praktycznie każde zadanie w systemie Windows. Tymczasem pozdrawiam i do następnego razu!