Kto szuka, nie błądzi. To stare powiedzenie idealnie przystaje także to tak nowoczesnych systemów jak Microsoft SharePoint. Sprawnie działająca i intuicyjna wyszukiwarka jest niezbędnym elementem każdego portalu. W przypadku SharePoint, z jednej strony można ją uruchomić relatywnie szybko. Z drugiej strony, to jedna z bardziej rozbudowanych usług. Poznanie jej wszystkich możliwości i sposobów dostosowania wymaga tygodni, jeśli nie miesięcy nauki. W tym kursie chciałbym Ci pokazać najważniejsze moim zdaniem elementy tej układanki. Wyszukiwarce poświęcę kilka kolejnych odcinków. W dzisiejszym przyjrzymy się absolutnym podstawom z punktu widzenia użytkownika. Sprowadza się to do odpowiedzi na trzy podstawowe pytania:
Co?
Po pierwsze zastanówmy się co właściwie możemy przeszukiwać w portalu SharePoint. Tutaj mam same dobre wieści. Wbudowana w SharePoint wyszukiwarka indeksuje i pozwala znajdywać dane zapisane praktycznie w dowolnym miejscu portalu. Strony, listy, biblioteki, elementy na listach i przede wszystkim pliki w bibliotekach. W przypadku plików możesz przeszukiwać nie tylko metadane, ale także ich zawartość. Oczywiście dotyczy to wybranych formatów plików, ale na liście znajdziesz wszystkie popularne formaty z PDF na czele. Wkrótce dzięki technologii Machine Learning SharePoint będzie w stanie samodzielnie tagować treści. Dzięki temu wyszukiwarka będzie w stanie prezentować wyniki jeszcze lepiej. Wpisujesz „faktura” i znajdujesz dokumenty, które nie tylko odpowiednio się nazywają, czy są przechowywane w odpowiedniej bibliotece. Znajdziesz wszystkie dokumenty, które po prostu wyglądają jak faktury.
Gdzie?
Chcąc znaleźć coś w portalu SharePoint, najpierw trzeba (sic!) znaleźć samą wyszukiwarkę. Z pozoru nie jest to trudne zadanie. Standardowa kontrolka wyszukiwarki wyświetlana jest na każdej witrynie. Problem w tym, że nie zawsze zachowuje się tak samo. Zależnie od wersji SharePoint i jego konfiguracji, może ograniczać wyniki wyszukiwania do konkretnej witryny lub całego portalu.
Pozwala na tworzenie dedykowanych zakresów wyszukiwania i konfigurować niezliczoną ilość parametrów. Do tego w przypadku SharePoint Online i witryn/stron modern, dostępy jest inny interfejs.
Na koniec warto wspomnieć o wyszukiwarkach na listach oraz webpartach dedykowanych do wyświetlania wyników z indeksu wyszukiwarki. Na początku proponuję się nimi nie przejmować. Wymagają oddzielnego odcinka tego kursu. W nagraniu poniżej pokazuję czym różnią się poszczególne kontrolki wyszukiwarki.
Jak?
Jeśli przynajmniej raz próbowałeś wyszukać coś w SharePoint, to na pewno zorientowałeś się, że nie jest to wyszukiwarka typu Google, czy Bing. Działa w zupełnie innym środowisku i bazuje na specyficznej składni. Część zasad jest taka sama jak w publicznych wyszukiwarkach, ale większość jest unikalna dla SharePoint. Pamiętaj o kilku rzeczach:
- Wyszukiwarka jest pełnotekstowa. Szukając określonego słowa musisz podać go w całości.
- Wildcard (*) działa tylko na końcówki słów. Inaczej mówiąc, szukając słowa „Protip”, możesz wpisać „Pro*”, ale nie „*tip”.
- Frazy. Podobnie jak w innych wyszukiwarkach, szukając dłuższych fraz możesz je umieścić w cudzysłowie, np „protip blog”
- Operatory logiczne. Możesz z nich korzystać. Podstawowe to OR oraz AND. Przeznaczenia chyba nie trzeba tłumaczyć. Dodatkowo możesz wykluczać wyniki używając słowa NOT (lub znaku minus „-„)
- Typy plików. Jeśli interesują Cię wyniki z plików o określonym formacie, użyj słowa „filetype:” (dla PDF będzie to „filetype:PDF”) w treści zapytania
- Metadane. To niezmiernie ważny element wdrożenia każdego portalu SharePoint. Poświęciłem temu tematowi już nie jeden odcinek. SharePoint pozwala Ci przeszukiwać dane zapisane w określonych kolumnach. Wystarczy w tym celu dopisać do zapytania nazwę kolumny (szukając wpisów swojego autorstwa dopisałbym np. „author:Łukasz*”). Pamiętaj tylko, że nie działa to z każdą kolumną. Własne będą wymagały konfiguracji, a o tym jak to zrobić dowiesz się już z następnego odcinka.
- Uprawnienia. To jedna z fajniejszych cech wyszukiwarki SharePoint. Wyniki są filtrowane pod kątem uprawnień. Inaczej mówiąc, w wynikach zobaczysz tylko elementy, do których masz dostęp.
Przykłady
Czas na przykład i krótkie demo. Pamiętaj, że pracuję w środowisku SharePoint Online. Jeśli korzystasz z innej wersji SharePoint, interfejs Twojego portalu może wyglądać troszeczkę inaczej. Podstawowe funkcje powinny jednak działać tak samo.
Co dalej?
Znajomość działania wyszukiwarki w zakresie, który opisałem wystarczy do sprawnej pracy 95% użytkowników. Jestem jednak pewien, że znajdujesz się wśród tych 5%, które chcą więcej. Dlatego w kolejnych odcinkach pokażę Ci jak dostosować tę usługę do swoich potrzeb. Zaczniemy od tzw. zarządzanych właściwości. Zobaczysz jak zmusić SharePoint do przeszukiwania danych po swoich niestandardowych kolumnach. Do następnego razu!