Zarządzane właściwości w wyszukiwarce SharePoint

Wszystko wskazuje na to, że już wkrótce narzędzia takie jak OneDrive, czy SharePoint automatycznie będą rozpoznawały treść dokumentów. Dzięki temu platforma sama rozpoznawać będzie czy dokument jest fakturą, umową czy skanem paragonu. To po części zdejmie z użytkowników konieczność opisywania dokumentów. Nigdy jednak nie wyeliminuje do końca konieczności zaplanowania i wdrożenia skutecznej taksonomii. Dzisiaj pokażę Ci jak stworzone wcześniej kolumny wykorzystać do wyszukiwania informacji. Jeśli terminy takie jak kolumny, metadane, taksonomia czy typy zawartości budzą Twoje wątpliwości, to koniecznie przejrzyj spis treści tego kursu. Obejrzyj odcinki poświęcone tym tematom i wróć do tego artykułu.

Kolumny i wyszukiwanie

Pewnie zastanawiasz się jak właściwie kolumny mają pomóc w znajdowaniu treści. Odpowiedź jest bardzo prosta. Dobrze zaplanowana i wdrożona taksonomia pozwala wyłuskać z całej masy danych tylko konkretne informacje. Wystarczy proste zapytanie <kolumna>:<fraza>. W czym zatem problem? Domyślnie tylko kilka wbudowanych kolumn w SharePoint działa w ten sposób. Jest to zrozumiałe, bo przecież te same informacje (np. Nazwa Klienta) możesz przechowywać w różnych kolumnach (Nazwa, Klient, Kontraktor, itp.). Wyszukiwarka pozwala zmapować wszystkie te kolumny do jednej właściwości i przeszukiwać je razem. Dlatego też ta funkcja w oficjalnej SharePoint’owej terminologii nazywana jest Zarządzanymi właściwościami / Managed properties (Uwaga! Nie mylić z Managed Metadata / Zarządzanymi metadanymi).

Skąd się biorą zarządzane właściwości wyszukiwania

Przyznam, że zrozumienie całego procesu konfiguracji zarządzanych właściwości zajęło mi trochę czasu. Nie jest to najbardziej intuicyjna część platformy SharePoint. Cały proces pokazuję w szczegółach na poniższym wideo. Tutaj zostawiam jeszcze podsumowanie najważniejszych kroków:

  • Wszystkie standardowe i niestandardowe kolumny są indeksowane i zapisywane jako tzw. właściwości przeszukiwane / Crawled properties. To właśnie tutaj musisz szukać właściwych kolumn. Koniecznie zapisz ich nazwy, bo SharePoint korzysta ze specyficznej konwencji nazewniczej.
  • Stwórz nową właściwość zarządzaną. Zmapuj ją na właściwe kolumny i ustaw wszystkie wymagane parametry.
  • Testuj.

Podsumowanie

Konfigurując zarządzane właściwości pamiętaj o:

  • Strukturze swojego portalu. Właściwości możesz utworzyć na poziomie witryny, kolekcji lub całej usługi wyszukiwania.
  • Zaplanowaniu mapowania kolumn. Jedna właściwości może odpowiadać wielu kolumnom.

W kolejnym odcinku przyjrzymy się bliżej w jaki sposób generowane są wyniki wyszukiwania. Pokażę Ci jak je modyfikować. Do następnego razu!

Dodaj komentarz

avatar
1000

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.