Znajdź swój Flow

      Brak komentarzy do Znajdź swój Flow

Microsoft FlowDzisiejszy artykuł jest zainspirowany niedawną premierą rozwiązania Microsoft Flow (przeczytaj wpis z 31 października 2016 na blogu produktu). Co prawda dostęp do tego narzędzia miałem już od kilku miesięcy (wersja preview została udostępniona w kwietniu), ale długo nie znalazłem odpowiedniej okazji do pierwszych testów. Od razu uprzedzam, że nie będzie to wyczerpujący przewodnik. Nie poznałem jeszcze wszystkich możliwości tego systemu, ale już po pierwszym użyciu wiedziałem, że muszę się z Wami podzielić moimi wrażeniami. Są zdecydowanie pozytywne! Szczególnie, że Microsoft Flow doskonale współpracuje z Todoist i Wunderlist.

Flow…a co to właściwie jest?

Wokół siebie mamy coraz więcej systemów, aplikacji, platform, portali, itp. Coraz więcej z nich działa w chmurze. Generujemy i przetwarzamy coraz większe ilości danych. Jednocześnie cały czas dążymy do większej automatyzacji i upraszczania wszystkich procesów. Dlatego rośnie popularność systemów typu Zapier, czy IFTTT. Microsoft Flow to rozwiązanie z podobnymi aspiracjami. Służy do integracji różnych platform i automatyzacji zadań w nich wykonywanych. Jej odbiorcami mają być zwykli użytkownicy, którzy niekoniecznie są programistami. Microsoft Flow działa w ramach środowiska Office365. Jest także dostępny jako samodzielna usługa w wersji darmowej i komercyjnych. Procesy (tytułowe Flow) tworzyć można bezpośrednio w przeglądarce oraz w dedykowanej aplikacji mobilnej. Sama idea jest dość prosta. Wybieramy z katalogu usług te, które chcemy zintegrować. Katalog jest duży i ciągle rośnie. W chwili pisania tego artykułu było ich 60. Zobacz zresztą sam: https://flow.microsoft.com/en-us/services/. Każda z usług udostępnia odpowiednie akcje, które możemy opakować w swoją logikę. Do tego mamy ogromny zbiór szablonów Flow, czyli w pełni funkcjonalnych gotowców, które wystarczy włączyć i korzystać z dobrodziejstw automatyzacji. Wiem, że brzmi to tajemniczo dlatego pokażę Ci zaraz przykład wykorzystujący Exchange Online oraz Todoist.

Przykład. Integracja poczty i Todoist

Czas na demo. Flow, który za chwilę zbudujemy, będzie automatycznie tworzył zadanie w Todoist, jak tylko w skrzynce odbiorczej pojawi się odpowiedni mail. Jeśli korzystasz z Todoist, to pewnie wiesz, że ma on wbudowaną obsługę poczty przychodzącej. Wymaga ona przesłania na odpowiedni adres wiadomości, która trafia następnie do konkretnego projektu. W tym przypadku będzie inaczej. Zadanie ma się pojawić, jak tylko wiadomość trafi do skrzynki odbiorczej. Do dzieła!

Po pierwsze logujemy się na stronie https://flow.microsoft.com . Potrzebujesz do tego konta LiveID. Jeśli korzystasz z systemów Microsoft, to na pewno takowe posiadasz. Następnie przechodzimy do sekcji My Flows.

Mógłbym oczywiście zachęcać Cię do obejrzenia prezentacji na stronie głównej serwisu i przejrzenia dokumentacji, ale mówiąc szczerze nie wierzę, aby ktoś to zrobił. Najlepsze jest to, że nie jest to potrzebne. Cały proces jest naprawdę prosty i intuicyjny.

Flow możesz utworzyć z gotowych szablonów, albo od zera. Na początek skorzystaj z szablonu. To najprostszy sposób na zrozumienie zasady działania tego systemu. Z ogromnej listy szablonów, wyszukuję te, które dotyczą Todoist. Create tasks for Important… brzmi ciekawie. Zwróć uwagę, że oprócz poczty możemy połączyć Todoist z Project Server, Trello, czy Google Calendar.

Po wybraniu szablonu, przechodzimy do edytora. Ma bardzo prostą budowę i szybko zorientujesz się jak działa. Przed zmianą Flow, musimy się jeszcze zalogować do usług (oprócz Todoist jest nią w tym przypadku poczta na Exchange Online).

Sama edycja sprowadza się do uzupełnienia parametrów poszczególnych akcji. Szablonowy Flow tworzy zadania dla każdego maila z wysokim priorytetem. Zmieńmy to. Oprócz wysokiego priorytetu, w temacie wiadomości szukać będę słowa Task. Zadbamy także o przechwycenie załączników.

Czas na Todoist. Możesz kontrolować do jakiego projektu zostanie dodane zadanie, jaki będzie miało priorytet, datę wykonania, a nawet poziom konspektu. Bardzo przyjemną opcją jest dynamiczne wstawianie danych z innych systemów. W tym przypadku temat wiadomości przepisuję do nazwy zadania.

Dodam jeszcze jedną akcję, która wyślę powiadomienie push do aplikacji na moim telefonie.

Z listy dostępnych akcji wybieram Push notification.

Jako treść wiadomości wstawiam temat maila i mój Flow gotowy.

Wystarczy go teraz zapisać. Zaczyna działać od razu. Wysyłam w ramach testów maila z innej skrzynki. Przypisuję mu wysoki priorytet, odpowiedni temat (musi zawierać słowo Task) oraz załącznik.

Czas po jakim zadziała nasz Flow, zależy od wybranego planu licencyjnego. W darmowym uruchamianie odbywa się co 15 minut, w komercyjnych co 3 lub 1 minutę. Im droższy plan, tym “szybsze” działanie Flow. Niezależnie od tego czasu, zadanie w końcu trafia do Todoist.

Na telefonie pojawia się także powiadomienie.

Cała konfiguracja Flow nie zajęła więcej niż 3 minuty. Warto też wspomnieć o możliwości przeglądania historii, gdzie w przystępnej formie prezentowana jest informacja o każdej z wykonanych akcji.

Podsumowanie

Na pewno będę bardzo uważnie śledził rozwój Microsoft Flow i zachęcam Cię do tego samego. Już teraz możliwa jest integracja z systemami typu Saleforce, Dropbox, Twitter, Facebook, czy mój ulubiony SharePoint. Jestem pewien, że z czasem lista będzie tylko rosła. Liczę po cichu na skrócenie czasu pomiędzy kolejnymi startami Flow, ale to w zasadzie jedyna uwaga jaką mam w tym momencie. Zachęcam się do testów i stworzenia swojego pierwszego Flow. Pochwal się w komentarzach, jeśli uda Ci się przygotować coś ciekawego. Tymczasem pozdrawiam i do następnego razu!

Dodaj komentarz

avatar
1000

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.