Flow. Proces akceptacji

Wstęp

Szablony i gotowce to świetne rozwiązanie dla początkujących i tych w niedoczasie. W poprzednim odcinku użyliśmy właśnie takiego gotowca do obsłużenia prostego procesu zatwierdzania. Dzisiaj pokażę Ci jak taki proces stworzyć samodzielnie.

Wyzwalacze

Pierwszym krokiem przy tworzeniu każdego Flow jest wybór odpowiedniego wyzwalacza. To nic innego jak akcja rozpoczynająca proces. Poprzedni Flow startował na żądanie. Musieliśmy najpierw zaznaczyć odpowiedni element listy, wybrać właściwą pozycję z menu i rozpocząć proces. To tylko jedna z możliwości. Proces może też startować automatycznie w wyniku edycji, czy po dodaniu elementu. W wielu przypadkach to ciekawsza opcja, bo zdejmuje z użytkownika konieczność wykonania dodatkowej akcji. Nie wymaga od niego nawet świadomości, że taki proce startuje. W dzisiejszym nagraniu pokażę Ci jak taki Flow skonfigurować.

Akcje

Sercem każdego Flow są akcje. Są ich setki (a może tysiące?) i z każdym tygodniem pojawiają się nowe. Akcje pogrupowane są według produktów, których dotyczą (SharePoint, Facebook, SQL, itp.). Jeśli nie znasz dokładnej nazwy akcji, to zacznij od znalezienia i zaznaczenia produktu/aplikacji. Tak będzie prościej. W następnej kolejności skup się na ich nazwach. Niestety Flow posiada polskie tłumaczenia. Przyznam, że sprawia mi to wiele problemów, bo nierzadko tłumaczenia są co najmniej dziwne. Jeśli nie masz problemów z czytaniem w języku Szekspira, to zmień ustawienia regionalne w Windows/przeglądarce i przejdź na angielską wersję Flow (nie musisz nic więcej robić, po prostu odśwież stronę). Tak będzie prościej. Nazwa akcji dokładnie określa czego dotyczy. W przykładzie poniżej używam operacji „Update Item” dla SharePoint’a, ale jak zauważysz Flow pozwali Ci zrobić o wiele, wiele więcej.

Warunki

Jeśli chcesz sprawdzić coś w swoim Flow i wykonać warunkowe przejścia, to oczywiście możesz to zrobić. Gwarantuję, że w zdecydowanej większości swoich procesów użyjesz takiej logiki. Czasem będzie to prosty, binarny warunek prawda/fałsz, ale może być też bardziej zawiły obejmujący więcej możliwych rezultatów. Jak tworzyć takie warunki pokażę ci już w następnym odcinku. W tym odgraniczymy się do wykorzystania prostego Condition.

Historia

W trakcie testowania Flow, jak również już po jego wdrożeniu, na pewno przyda Ci się funkcja przeglądania historii. To świetna i przydatna rzecz, dzięki której prześledzić można pełną ścieżkę przebiegu procesu. Dodatkowo, dla każdej akcji można sprawdzić poszczególne wartości parametrów i zmiennych. Znalezienie potencjalnych błędów, czy weryfikacja akcji użytkownika staje się dzięki temu prosta. Pamiętaj tylko, że historia uruchamiania nie jest przechowywana w nieskończoność. We Flow jest to dokładnie 28 dni. Te i inne limity tej platformy sprawdzisz tutaj: https://docs.microsoft.com/pl-pl/flow/limits-and-config

Przykład

Dzisiejszy przykład nie będzie skomplikowany. Stworzymy proces, który wystartuje automatycznie i prześle dodawany wpis na liście transferów do weryfikacji. Następnie zależnie od podjętej przez wskazaną osobę decyzji, zmodyfikuje odpowiednio element na liście aktualizując jego status i komentarz. Zobacz jak to zrobić:

Podsumowanie

Pozostaje mi tylko zachęcić Cię do stworzenia własnego Flow. Spróbuj wykorzystać inne akcje, inaczej zbudować warunki, dodać kolejne przejścia, itp. Na pewno wyobraźnia podpowie Ci inne, ciekawsze rozwiązania. To jedyna i najlepsza metoda nauki Flow. Próbuj i testuj! W kolejnym odcinku zbudujemy jeszcze jeden proces weryfikacji. Tym razem użyjemy akcji, która w odróżnieniu od wbudowanego Approval/Zatwierdzania pozwala definiować inne możliwe odpowiedzi poza Zatwierdź i Odrzuć. Do następnego razu!

PS. Prawie zapomniałem o artykule poświęconym REST API w SharePoint, o którym wspominam w nagraniu. Oto link: https://protipblog.pl/sharepoint-rest