Postanowiłeś w końcu zapanować nad swoimi projektami. Długo szukałeś aplikacji, która pomoże Ci odpowiednio nimi zarządzać i wszystko wskazuje na to, że Microsoft Project będzie odpowiednim do tego narzędziem. Planujesz zakup, ale pozostał jeszcze jeden drobny problem. Którą wersję wybrać? Czym różni się Microsoft Project Standard od Professional? A może wybrać subskrypcję i Microsoft Project Online Professional? Studiujesz opisy na stronach Microsoft i ciągle nie rozumiesz różnic? To jak najbardziej normalne. Dokumentacja bywa enigmatyczna, a koszty które trzeba ponieść przy ewentualnym zakupie są przecież niemałe. W tym artykule pokażę Ci dokładnie, czym różnią się poszczególne wersje Microsoft Project i pomogę wybrać odpowiednią wersję dla Ciebie i Twojej firmy.
Założenia
Zakładam, że skoro tutaj trafiłeś, to dopiero zaczynasz swoją przygodę z Microsoft Project. Dlatego skupię się na najnowszej wersji tego oprogramowania, bo to z nią będziesz pracować. Zrzuty i nagranie, które znajdziesz poniżej, pochodzą z wersji 2019. Jeśli korzystasz ze starszych wersji, to zasadnicze różnice pomiędzy edycjami są praktycznie takie same. Podejrzewam też, że w przyszłości nie ulegną one znaczącym zmianom.
Microsoft Project. Kurs Online.
Szukasz więcej informacji na temat Microsoft Project?
Kliknij tutaj i zobacz co dla Ciebie przygotowaliśmy!
Podstawy
Zacznijmy od najważniejszych rzeczy. Zdecydowana większość funkcji samego Microsoft Project jest identyczna dla wszystkich wersji. Różnica między nimi dotyczy przede wszystkim możliwości współpracy z innymi narzędziami, takimi jak Project Server, SharePoint czy Planner. Jeśli więc masz pewność, że będziesz pracować solo lub w niewielkim zespole i nie będziesz wykorzystywać funkcji serwerowych, to w zupełności wystarczy Ci wersja Standard. Wersja Professional pozwala na publikację projektów na serwer (ten musisz zorganizować samodzielnie). Może być to serwer lokalny lub „chmurowy” (wtedy kupujesz wersję Professional Online). Niezależnie od tego, i tak w każdym przypadku musisz opanować podstawy pracy z samym Microsoft Project. Musisz wiedzieć, jak tworzyć listy zadań, definiować zasoby i przydziały, generować raporty i udostępniać dane. W tym artykule nie będę tego opisywał. Jeśli szukasz takich informacji, to zerknij tutaj. Na stronie znajdziesz mojego ebooka oraz darmowe artykuły i nagrania z webinarów, które pozwolą Ci poznać te podstawy. Tymczasem wróćmy do naszego porównania. Spójrzmy, jak to wygląda na konkretnych przykładach.
Zadania
Podstawowe funkcje zarządzania zadaniami są praktycznie takie same niezależnie od wersji. W każdej edycji możesz tworzyć dowolną listę zadań. Nie ma różnic co do jej długości i poziomów zagnieżdżeń. Wszędzie możesz korzystać z zadań sumarycznych, kamieni milowych i podsumowania projektu. Zobaczmy, jak wygląda sam interfejs (zielony – Standard; biały – Professional; szary – Professional Online)
Jedyną znaczącą różnicą między wersją Standard i Professional jest możliwość włączania i wyłączania zadań na życzenie (Inactive Tasks). Dodatkowo w wersji Online możesz korzystać z opcji łączenia zadań z Microsoft Planner (więcej o samym Plannerze przeczytasz tutaj: https://protipblog.pl/microsoft-planner/) oraz możliwości śledzenia projektu w metodyce Agile. Ta ostatnia funkcja jest bardzo ciekawa. Pozwala na wizualizację zadań w formie tablicy Kanban:
Jeszcze raz przypomnę, że funkcja ta dostępna jest jedynie w wersji Online.
Zasoby
Drugim bardzo ważnym wymiarem każdego projektu są zasoby. Tutaj, podobnie jak w przypadku zadań, wszystkie najważniejsze funkcje są prawie identyczne. Popatrz:
W wersjach Professional (zwykłej oraz Online) możesz dezaktywować zasoby oraz oznaczać je jako generyczne / rodzajowe. Ta ostatnia funkcja może być wykorzystywana w połączeniu z pulą zasobów na serwerze do odnajdywania odpowiednich zasobów. W projekcie możesz zdefiniować zasób rodzajowy (np. analityk), a serwer odnajdzie na życzenie wszystkie osoby, które przykładowo są analitykami.
Wersje Professional pozwalają na pracę z zasobami zdefiniowanymi na serwerze. Pamiętaj, że sam Project niczego Ci nie da, jeśli wcześniej nie podłączysz się do takiego serwera (sam Project Server to temat na oddzielny artykuł). Jeśli to zrobisz, będziesz mógł analizować i wykorzystać dane zasobów:
To ogromna zaleta wykorzystania serwera. Możesz zdefiniować jedną, wspólną dla wszystkich projektów pulę zasobów i dokładnie śledzić jej obciążenie. W przypadku wersji Standard można to jedynie zasymulować w niewielkiej skali, wykorzystując oddzielny plik z z zasobami.
Przydziały
Tworzenie i zarządzanie przydziałami to najbardziej problematyczny etap cyklu życia projektu. W Microsoft Project właśnie ta funkcja sprawia najwięcej problemów. Czy różni się czymś w poszczególnych wersjach aplikacji? Podobnie jak w poprzednich przypadkach, podstawowe funkcje są takie same. Kluczowe widoki, okno przydzielania zasobów, różne tabele stawek, itp. Wszystko znajdziesz już w wersji Standard. W wersji Professional (zwykłej i Online) do dyspozycji dostajesz dodatkowy widok Team Planner / Terminarz Zespołu. To graficzne narzędzie, które pozwala tworzyć przydziały pracy w trybie „drag and drop„. Dodatkowo możesz je kolorować. Wszystko wygląda bardzo przyjemnie, ale moim zdaniem jest tylko gadżetem.
Ostatnimi czasy Microsoft udostępnił w wersji Online dodatkową funkcję zarządzania tzw. zapotrzebowaniem na zasoby. To funkcja, która pozwala zarezerwować z wyprzedzeniem konkretne zasoby. Więcej o tej funkcji przeczytasz tutaj: https://www.theprojectgroup.com/blog/en/resource-engagements-in-ms-project/.
Microsoft Project. Kurs Online.
Szukasz więcej informacji na temat Microsoft Project?
Kliknij tutaj i zobacz co dla Ciebie przygotowaliśmy!
Raporty
Tutaj sytuacja jest prosta. W każdej wersji Microsoft Project możesz tworzyć raporty wizualne oraz te wbudowane w aplikację. Jedyną różnicą są predefiniowane widoki raportów agile, dostępne jedynie w wersji Online.
Reszta działa dokładnie tak samo w każdej z wersji. Oczywiście jeśli korzystasz dodatkowo z serwera Project, to raporty mogą objąć wiele projektów. W samym Microsoft Project raport dotyczy zawsze pojedynczego projektu.
Inne
Na koniec zebrałem jeszcze kilka innych funkcji wartych uwagi. Ponieważ wersja Standard jest przeznaczona do pracy solo, nie znajdziesz w niej rozbudowanych opcji dotyczących pracy grupowej. Popatrzmy na ekran opcji w poszczególnych edycjach:
Istotnym brakiem wersji Standard, jest brak możliwości publikacji projektu do listy zadań na platformie SharePoint:
Kolejną mniej oczywistą rzeczą wyróżniającą wersję Online od pozostałych dwóch, jest sposób dystrybucji aktualizacji. W tradycyjnych wersjach (Standard i Professional) aktualizacje udostępniane są i instalowane za pomocą Windows Update. Można więc powiedzieć, że samodzielnie kontrolujesz ich stan. Wersja Online jest aktualizowana przez Microsoft. Dzieje się to automatycznie i nie wymaga niczego poza aktywnym połączeniem z internetem. Na pewno jest to bardzo wygodne. Dodatkowo pozwala ona na zdecydowanie szybsze wprowadzanie nowych funkcji (patrz integracja z Planner czy tablice Kanban). Wszystko wskazuje na to, że trend ten będzie postępował i wersje tradycyjne będą coraz mocniej odstawać możliwościami i ciekawymi dodatkami od wersji Online. Warto wziąć to pod uwagę, planując zakup.
Akapit nie dla dżentelmenów
Na sam koniec nie sposób nie wspomnieć o kosztach. O pieniądzach dżentelmeni nie rozmawiają, ale pozwolisz, że tym razem zrobię wyjątek. Ceny, które zobaczysz poniżej, pochodzą z oficjalnych stron Microsoft. Zapewne na rynku znajdziesz lepsze propozycje, ale chodzi mi na razie o pokazanie relacji między cenami poszczególnych edycji. Zrzuty pochodzą z początku stycznia 2019 roku i przedstawiają się następująco:
Pamiętaj tylko, że w przypadku wersji Online dostajesz od razu dostęp do środowiska serwerowego udostępnianego w ramach Office365. Daje to możliwość wykorzystania pełnego potencjału Microsoft Project (publikacja projektów, wspólna pula zasobów, analityka, itp.) praktycznie od ręki. Tradycyjny Microsoft Project Professional zawiera także licencję dostępową do Project Server, ale ten wpierw trzeba wdrożyć w swojej sieci, co niestety nie należy do najłatwiejszych zadań.
Microsoft Project. Kurs Online.
Szukasz więcej informacji na temat Microsoft Project?
Kliknij tutaj i zobacz co dla Ciebie przygotowaliśmy!
Podsumowanie
Różnice między poszczególnymi wersjami aplikacji Microsoft Project dotyczą możliwości integracji z innymi narzędziami, a nie możliwości samego tworzenia czy śledzenia harmonogramu. Wybierz konkretną wersję, jeśli:
Wersja Standard:
- Pracujesz solo lub w bardzo małym zespole
- Nie potrzebujesz centralnego repozytorium projektów
- Nie potrzebujesz centralnego repozytorium zasobów
- Każdy projekt jest niezależny i nie musisz zarządzać portfelami projektów
- Masz ograniczony budżet
Wersja Professional:
- Posiadasz w firmie wdrożony portal SharePoint 2019 lub nie przeraża Cię wizja jego wdrożenia (czytaj: koszty)
- Zarządzasz wieloma projektami i zasobami. W firmie pracuje wielu kierowników projektów i być może posiadasz w strukturach PMO (Biuro Zarządzania Projektami)
- Chcesz śledzić postępy dowolnego projektu i obciążenie dowolnego zasobu
- Potrzebujesz generować raporty zbiorcze dla wielu projektów
- Chcesz składować w jednym miejscu inne „okołoprojektowe” informacje (dokumenty, rejestry ryzyk, problemów, itp.)
Wersja Online:
- Potrzebujesz wszystkiego co w wersji Professional, ale nie masz zaplecza IT (czytaj ludzi) oraz infrastruktury (czytaj lokalnego SharePoint) lub nie chcesz w nie inwestować
- Chcesz mieć zawsze najnowsze i najlepsze rozwiązanie do zarządzania projektami ze wszystkich rozwiązań dostępnych w portfolio Microsoft
- Nie przeszkadza Ci inna forma rozliczenia (model subskrypcyjny)
Zobacz też, jak wygląda porównanie analizowanych wersji w formie krótkiego nagrania video. Pokazuję w nim m.in. bardzo podstawowe funkcje Project Server. Obejrzyj koniecznie, jeśli rozważasz jego wykorzystanie:
Jeśli zamierzasz rozpocząć naukę Microsoft Project, to tak naprawdę nie ma znaczenia, po którą wersję sięgniesz. I tak musisz zacząć od poznania podstaw, które w każdej edycji działają analogicznie. Ściągnij wersję czasową i zacznij działać. Jeśli chcesz nauczyć się szybko i efektywnie, to koniecznie rozważ nasze szkolenia stacjonarne https://infowave.pl/msproject i planowane wkrótce szkolenia online.
Pozdrawiam i do następnego razu!
[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section]
Dzięki, bardzo przydatny artykuł