Za mną ciężki tydzień. Trzy dni szkoleń, potem dwa dni spotkań. Nie zrozum mnie źle. Lubię prowadzić szkolenia i spotykać się z ludźmi. Nie zmienia to jednak faktu, że są to aktywności, które wymagają 100% uwagi i skupienia. W konsekwencji nie dają szans na realizację innych zadań. Warto więc zadbać, aby spotkania były maksymalnie efektywne. Nie ma nic gorszego niż nudne i nikomu niepotrzebne spotkanie. Wystarczy przemnożyć ilość uczestników przez czas trwania spotkania i przekonać się ile czasu i pieniędzy może być zmarnowanych. Co robić, aby do tego nie dopuścić?

Teoria

Dzisiejszy artykuł nie będzie dotyczył samych technik organizacji i przeprowadzania spotkań. Napiszę kiedyś o tym oddzielny tekst. Skupię się na konkretnym narzędziu jakim jest OneNote i sposobach w jaki może być wykorzystany na spotkaniach. Trudno jednak nie wspomnieć o kilku złotych zasadach, których warto się trzymać, kiedy organizujesz lub zostajesz zaproszony na spotkanie:

Upewnij się, że spotkanie jest w ogóle potrzebne. Wyrób w sobie odruch podważania zasadności takiego wydarzenia. Zmuś się do znalezienia wystarczająco dobrego powodu, aby poświęcić na to czas. Jeśli jesteś zaproszony na spotkanie, zawsze upewnij się, że jesteś na nim potrzebny.
Zawsze domagaj się przesłania agendy albo przygotuj ją sam, jeśli jesteś organizatorem.
Ustalaj sztywne godziny spotkań. Przychodź/rozpoczynaj punktualnie i wychodź/kończ o planowanej godzinie.
Zapisuj i notuj (możesz oczywiście delegować to na kogoś innego) najważniejsze omawiane tematy i ustalone kolejne kroki. Nie wychodź z tematami poza ustaloną wcześniej agendę. Upewnij się, że wszyscy uczestnicy otrzymają taką notatkę po spotkaniu.

Te zasady nie są niczym odkrywczym, ale jak podkreślałem to już wielokrotnie na tym blogu, nie liczy się wiedza, a wykonanie. Ze spotkaniami jest tak samo. Wszyscy wiedzą, jak je organizować, ale nieliczni robią to dobrze. Chciałbym Ci teraz pokazać w jaki sposób wykorzystuję Outlook i OneNote na spotkaniach. Pominę całą „miękką” otoczkę z tym związaną. Skupię się na samych narzędziach.

Praktyka

Przed spotkaniem

Cały kalendarz prowadzę w Microsoft Outlook. Nie będę pokazywał, jak przygotować zaproszenie, czy wpisać takowe do kalendarza. Nie będę Cię tym zanudzał. Pokażę ci za to, jak szybko przygotować agendę, która później stanie się częścią notatki ze spotkania. Wszystkie notatki prowadzę z OneNote. To jedno z moim podstawowych narzędzi. Jestem jego wielkim fanem. Do rzeczy…podczas tworzenia zaproszenia/terminu w kalendarzu Outlook, możesz od razu przygotować dla niego notatkę. Wystarczy jeden klawisz myszy.

Następnie, aplikacja zapyta Cię, czy chcesz tworzyć notatki tylko dla siebie, czy od razu udostępnić ją innym.

Ostatni krok, to wskazanie lokalizacji notatki w Twoim notatniku. Do treści wpisu w kalendarzu, trafia gotowy link do notatki. To wszystko.

Wystarczy uzupełnić treść i gotowe. Oczywiście to podejście dotyczy sytuacji, kiedy jesteś organizatorem spotkania. W przypadku, gdy jesteś uczestnikiem możesz zrobić inaczej.

W trakcie spotkania

Czysta statystyka pokazuje, że częściej jesteśmy zapraszani na spotkania, niż je organizujemy. W takich przypadkach po prostu staram się na bieżąco notować wszystko w OneNote. W dużej mierze zależy to od spotkania, ale najczęściej taka notatka składa się z kilku podstawowych części:

Metadane (uczestnicy, czas, miejsce)
Agenda
Ustalenia
Kolejne kroki / Do zrobienia

Dane o spotkaniu możesz szybko dodać korzystając z tego przycisku:

Cały proces tworzenia notatki możesz przyspieszyć wykorzystując szablon. OneNote pozwala Ci wykorzystać gotowy, albo przygotować własny. Obie opcje znajdziesz tutaj:

Bardzo polecam korzystać ze znaczników. Wymaga to trochę wprawy, ale bardzo ułatwia przeszukiwanie notatek i poprawia ich czytelność. Osobiście najczęściej korzystam ze znacznika zadania. Na spotkaniu nie ma na ogół wiele czasu na szukanie odpowiedniej opcji w menu, ale na szczęście znaczniki mają swoje skróty klawiaturowe (dla zadania jest to np. Ctrl+1). Inną częstą sytuacją jest dodawanie załączników. Tutaj sytuacja jest jeszcze prostsza. Wystarczy przeciągnąć je na stronę notatki. Nie staraj się na siłę formatować treści. Szkoda na to czasu. Oczywiście zdarzają się sytuacje, gdzie notatka musi spełniać jakieś formalne wymagania, ale tym możesz się zająć po spotkaniu. Jeśli masz taką możliwość, to na bieżąco pokazuj proces tworzenia notatki na projektorze/monitorze/telewizorze. To prosty trik, który pozwala skupić się wszystkim uczestnikom na agendzie i śledzić na bieżąco wszystkie jej punkty. Dodatkowo mają przekonanie, że to co mówią, nie trafia w próżnię tylko jest zapisane. Uwierz mi, że to bardzo prosta metoda, która podnosi zaangażowanie.

Po spotkaniu

Jeśli wysłałeś link do notatki razem z zaproszeniem (patrz pierwszy punkt „Przed spotkaniem”) to w zasadzie nie musisz nic robić. Wszyscy zainteresowani mogą otworzyć ją w dowolnym momencie. Osobiście staram się zawsze wysłać/udostępnić taką notatkę od razu na spotkaniu. To na pewno spodoba się uczestnikom, a z Ciebie zdejmuje konieczność redagowania jej po spotkaniu. Notatkę możesz udostępnić bezpośrednio z aplikacji, wyeksportować do pliku (natywnego formatu, Microsoft Word, XPS, czy PDF), albo opublikować. Całość jest bardzo prosta. Wszystkie opcje znajdziesz w menu:

Oczywiście samo wysłanie notatki nie kończy na ogół tematów omawianych na spotkaniu. Ustalenia i zadania, które zostały na nim omówione należy teraz wykonać. Znaczniki, o których pisałem wcześniej doskonale pomagają w odnalezieniu wszystkich zapisków tego typu i np. wpisać je do swojego ulubionego task managera.

Podsumowanie

Efektywne przygotowanie i przeprowadzenie spotkania może zaoszczędzić Ci wiele czasu, a właściwie nie tracić go niepotrzebnie. Samo wykorzystanie narzędzi takich jak Outlook i OneNote nie rozwiązuje całego problemu, ale na pewno może w tym pomóc. Tym artykułem chciałem Cię zachęcić do wypróbowania OneNote. To naprawdę proste i skuteczne narzędzie. Zarządzania notatkami ze spotkań to tylko jeden z ogromnej ilości scenariuszy, które możesz przy jego użyciu zrealizować. O innych na pewno napiszę w przyszłości. Tymczasem kończę i lecę na kolejne spotkanie. Pozdrawiam i do następnego razu!