Dzisiaj proponuję Ci krótki przegląd narzędzi firmy Microsoft, które można wykorzystać do szerokorozumianego (nawet bardzo szerokorozumianego) zarządzania zadaniami. Dlaczego Microsoft? Po pierwsze, to najpopularniejszy ekosystem aplikacji spotykany w organizacjach i domach. Po drugie, jestem z nim związany od dawna i bez zbędnej skromności mogę stwierdzić, że znam go dobrze. Po trzecie, wybór aplikacji jest bardzo szeroki, co może powodować pewne zamieszanie. Oczywiście, każda z aplikacji jest inna i została stworzona z myślą o innym zastosowaniu i grupie odbiorców. Nie da się jednak ukryć, że sporo ich funkcjonalności i scenariuszy użycia pokrywa się. Sprawdźmy zatem co potrafią w zakresie zarządzania zadaniami i produktywnością.

Excel

Excel potrafi wiele. Wróć. Excel potrafi wszystko. W swoim życiu widziałem już systemy finansowo księgowe, HR, czy zarządzania projektami stworzone w całości w Excelu. Nawet jeśli nie potrafisz pisać makr w Visual Basic, to bez trudno możesz wykorzystać arkusz Excel do śledzenia zadań. To opcja, której nie polecam, ale wiem, że niektórym wystarczy. W sieci znajdziesz wiele gotowców. Warto zacząć od nich. Kilka przykładów: Track my task, 15 Free Task List Templates, Daily task list.

• PLUSY: Proste rozwiązanie dla wszystkich znających i lubiących Excel.
• MINUSY: Choć potrafi wiele, to nie był tworzony z myślą o takim scenariuszu.
• DLA KOGO: Dla tych, którzy lubią tworzyć system produktywności do zera.

Outlook

Zarządzanie zadaniami w Outlook, to najprostsza i najlepiej dostępna metoda. Oczywiście warunkiem koniecznym jest posiadanie Outlooka. Nie powinien być to wielki problem, bo praktycznie każdy użytkownik pakietu Office zna tę aplikację. Długo korzystałem z tego rozwiązania. Do pewnego momentu sprawdza się świetnie. O szczegółach możesz przeczytać w tym artykule.

• PLUSY: Proste narzędzie, powszechnie znane, możliwość delegacji zadań, synchronizacja z urządzeniami mobilnymi.
• MINUSY: Ograniczone możliwości dostosowywania, trudne śledzenie postępów zadań w dużych zespołach, wymaga Outlooka, nie działa dobrze jeśli masz wiele skrzynek pocztowych.
• DLA KOGO: Freelancer, mały zespół. Dla wszystkich lubiących Outlooka.

OneNote

OneNote to świetny menedżer notatek. Sprytnie skonfigurowany idealnie nadaje się do śledzenia zadań, celów i projektów. Odpowiednia kombinacja struktury notatnika oraz znaczników (np. CTRL + 1) w powiązaniu ze świetną wyszukiwarką, w zupełności wystarczą do ogarnięcia nawet dużej listy zadań. Dodajmy do tego dobrą aplikację mobilną, świetny mechanizm synchronizacji oraz wersję webową i mamy na prawdę efektywne narzędzie. O OneNote pisałem już w tym artykule.

• PLUSY: Bardzo duże możliwości, łatwa synchronizacja i elastyczność zastosowań. Łatwo połączyć z Outlook (patrz punkt wyżej) i wykorzystywać razem.
• MINUSY: Brak delegacji zadań, wymaga przemyślanej konfiguracji.
• DLA KOGO: freelancer, ewentualnie mały zespół. Dla wszystkich, którzy lubią projektować i tworzyć swój system od podstaw.

SharePoint

Na liście nie mogło zabraknąć platformy, z którą związałem dużą część swojego zawodowego życia. SharePoint to ogroooooooooomny kombajn. Wymaga odpowiedniego podejścia i odrobiny samozaparcia, ale potrafi odwdzięczyć się wieloma fajnymi funkcjami. Prowadzenie listy zadań na witrynie SharePoint daje praktycznie te same funkcje co Outlook, ale dodatkowo znakomicie ułatwia pracę w zespole. Zadania można przydzielać do innych, śledzić ich postępy, eksportować od Excel, Outlook, a nawet Microsoft Project (przykład tutaj). Do tego cała masa gotowych aplikacji.

• PLUSY: Duże możliwości platformy, integracji i możliwości rozbudowy.
• MINUSY: Średnio nadaje się do zarządzania osobistymi zadaniami, utrudniona praca offline i na urządzeniach mobilnych.
• DLA KOGO: Firmy i korporacje.

Microsoft Planner

To najmłodszy na tej liście przybysz z Redmond. Microsoft dostarcza go w ramach rodziny produktów Office365. Jest do dedykowana aplikacja do przydzielania, śledzenia I zarządzania zadaniami. Wbudowana integracja z innymi narzędziami Office365 znakomicie ułatwia zarządzanie dokumentami, czy komunikację z innymi członkami zespołów. Planner to połączenie Trello i OneDrive. Świetnie sprawdza się w zespołach wykorzystujących zwinne metodyki zarządzania. Proste demo znajdziesz tutaj.

• PLUSY: Fajny interfejs, duże możliwości, świetna obsługa zespołów i funkcje komunikacyjne.
• MINUSY: Tylko dla zespołów, ciężko zarządzać prywatnymi zadaniami, płatne, wymaga Office365.
• DLA KOGO: Korporacje I firmy działające w metodykach Agile.

Microsoft Project i Microsoft Project Server

W końcu doszliśmy do Microsoft Project i jego serwerowego rozwinięcia, czyli Project Server. O Project napisałem na tym blogu bardzo dużo. To nie jest rozwiązanie dla wszystkich. Jednak jeśli znasz go dobrze, to na pewno będzie to dobry wybór. Nie będę się skupiał na szczegółach jego działania. Opisałem wszystkie w kursie Microsoft Project. Jeśli interesuje Cię ten temat to zerknij tutaj.

• PLUSY: Standard w branży aplikacji do zarządzania projektami.
• MINUSY: Tylko projekty. Są lepsze aplikacje do zarządzania osobistą produktywnością.
• DLA KOGO: Kierownicy projektów i duże zespoły projektowe.

Wunderlist

Dlaczego na tej liście znalazł się Wunderlist? Aplikacja, a właściwie firma ją produkująca, została kupiona przez Microsoft. Moja przygoda z Wunderlist nie była długa. To fajna aplikacja i z czystym sercem ją polecam, ale na co dzień wybieram Todoista. To jedyna na tej liście pozycja, która jest typowym task manager’em. Pisałem o niej w tym artykule. Niestety wszystkie znaki na niebie i ziemi wskazują, że Microsoft nie będzie rozwijał tego narzędzia. To zła informacja. Dobra jest taka, że najpewniej wykorzysta tę technologię do przygotowania nowego, lepszego rozwiązania. Trzymam za to kciuki.

• PLUSY: Fajny interfejs, nie odstaje od konkurencji (nozbe, todoist, rtm).
• MINUSY: Zagrożony. Istnieje bardzo realna szansa, że MS zamknie projekt.
• DLA KOGO: Dla wszystkich.

Podsumowanie

Jak widzisz wybór jest szeroki. Na pewno znajdziesz na tej liście narzędzie dopasowane do Twoich potrzeb. Najlepszym sposobem na wybór optymalnego rozwiązania jest konsekwentne testowanie różnych aplikacji. To jedyna rada jaka przychodzi mi do głowy na zakończenie. Próbuj, zmieniaj i dostosowuj do swoich potrzeb. Produkty Microsoft to oczywiście mały wycinek narzędzi z tej kategorii. Ale to już temat na zupełnie inny artykuł. Tymczasem pozdrawiam i do następnego razu!